Accountantscontrole

Checklist voor een goede controle

De aanbestedingsprocedure voor het selecteren van een nieuwe accountant heeft commissaris Antje Kuilboer-Noorman flink de ogen geopend. Zij pleit voor meer transparantie.

Antje Kuilboer-Noorman

Hoewel filosoferen over de vraag: 'Wat is een goede accountant?' een favoriete bezigheid is, levert een uitgebreid antwoord op deze vraag nu niet een direct zichtbare verbetering op in de dagelijkse praktijk. Daarom is het heel goed dat thans in de verbeterings-business voor de sector gewerkt wordt met kwartiermakers en werkgroepen voor het opstellen van indicatoren en het uitvoeren van experimenten. Vooral heel praktisch aan de slag dus! Niet theoretiseren, maar echt doen; het motto van Aristoteles voor het bereiken van voortreffelijkheid.

Over een heel praktisch 'doen' gaat ook dit artikel. Als commissaris maakte ik dit jaar een aanbestedingsprocedure mee voor het selecteren van een nieuwe externe accountant. Een ervaring die mij flink de ogen heeft geopend. Het vergelijken van acht totaal verschillende offertes, allemaal opgesteld op basis van exact dezelfde aanbestedingsinformatie, vormden de aanzet voor de vragen en gedachten die ik met u wil delen.

In die offertes zaten nogal fors uiteenlopende tarieven en prijsopgaven, wisselende inschattingen van de risico's en it-auditbehoefte van de organisatie. Ook best wel wat inhoudelijke slordigheden ondanks de uitgebreide informatie en uiteraard een overdosis aan klinkende offerte-'jubel'-teksten. Natuurlijk waren er een paar reisbrochures en spoorboekjes bij met prachtige plaatjes van de customer journey voor de jaarlijkse controle, met aanprijzing van de geweldige dienstverleningsmogelijkheden. Meest opvallend echter waren de zeer algemene en summiere begrotingen van de uit te voeren werkzaamheden. Hoe van deze inhoudelijk zo verschillende aanbiedingen een zinvolle vergelijking te kunnen maken en goed onderscheid te maken tussen de ene en de andere uitvoering van die wettelijke controleopdracht. Dat bleek nog niet zo heel eenvoudig. Het werden lange dagen!

Basisbestek

Na deze interessante ervaring stelde ik de afgelopen maanden regelmatig de volgende vraag aan accountants en toezichthouders in mijn omgeving: 'Wat is nu een goede wettelijke controle? Waar bestaat dat precies uit? Hoe kan ik als deskundige leek de ene controle met de andere vergelijken? Hoe weet ik precies welke onderdelen een goede controle minimaal moet bevatten? Waar is dé checklist van een goede en volledige wettelijke controle te vinden?' Uiteraard kreeg ik als antwoord een verwijzing naar de NV COS, maar soms ook wel een verhandeling over de mystieke 'rode draad' van de controle. En regelmatig kreeg ik de opmerking dat er eigenlijk niet echt een lijst bestaat, want dat gebeurt pas tijdens het opstellen van de controle aanpak, die gemaakt wordt na eerst goede kennis van de organisatie te hebben verkregen en een goede inschatting van de risico's te hebben gemaakt. Maar dat bedoel ik dus allemaal niet.

'Waar is dé checklist van een goede en volledige wettelijke controle te vinden?'

Wat ik wel bedoel is een complete standaard checklist, een soort basisbestek met alle mogelijke elementen. "Is er dan geen algemeen bekende NV COS lijst van alle fases, onderdelen en werkzaamheden, die in een goede wettelijke controle moeten voorkomen?" U begrijpt wel dat ik in deze gesprekken steeds de slotvraag heb kunnen stellen: "En waarom is dat er eigenlijk niet?" De meest grappige reactie daarop is wel: "Misschien omdat dan controle van de controle door derden echt mogelijk wordt en dat dat misschien niet wenselijk is?"

Het gebrek aan een voor iedereen beschikbaar en dus kenbaar basisbestek verbaast mij oprecht, want het gaat toch immers om een wettelijke opdracht. Deze verplichte controle moet toch minimaal ergens aan voldoen, dat moeten we toch kunnen nazien en kunnen volgen aan de hand van een soort checklist. Hoe kan je anders echt vergelijken of de uitgevoerde wettelijke controle voldoet aan de kwaliteitsstandaard of voldoet aan een minimaal programma van eisen voor een goede controle conform NV COS? Is dat niet een eerste Quality Indicator? Het lijkt mij dat alle kantoren voor hun urencalculatie om offertes te kunnen uitbrengen zo’n eigen checklist wel al ergens in excel of een programmaatje hebben staan. Het is alleen niet algemeen bekend, niet met elkaar gedeeld, door de beroepsorganisatie niet gestandaardiseerd of niet voor het publiek openbaar.

Open begroting

Wat levert de controlerend accountant ons, de gebruikers van de jaarrekening, eigenlijk precies op? En dan gaat het even niet over de toegevoegde maatschappelijke waarde en de verklaring zelf, maar gewoon het werk, de uitgevoerde controle werkzaamheden? Waar ik hoop inzicht in te krijgen is het inhoudelijke programma, grotendeels uniform en deels branchespecifiek, van een goede wettelijke controle, om vast te kunnen stellen wat de opdrachtverstrekking daarvoor zou moeten inhouden. Hoe checken we dat? Aan de hand van een open begroting natuurlijk, opgesteld conform de standaard checklist van een goede controle, met duidelijk gespecificeerd wat het uit te voeren controlewerk zal zijn. Dan gaat dat al een stuk beter.

Bij bestek, begroting en oplevering dacht ik inderdaad aan de bouwsector, waar een vergelijkbare verbeteringsnood heerste met eveneens flinke maatschappelijke en politieke druk op kwaliteitsverbetering. De stappen die daar toen zijn gemaakt met de werkgroepen en ketentafels om het maatschappelijke vertrouwen na de bouwfraude affaires te kunnen herstellen, waren onder andere gericht op het verbeteren van de transparantie voor alle partijen. Zeker heel leerzaam voor de accountantssector om eens naar de rapporten en verslagen daarover te kijken.* Vooral voor de bouwwerken in het (semi) publieke domein heeft de transparantie, onder andere in de vorm van de open begroting, veel inzicht gebracht voor alle betrokkenen.

In een open begroting staan alle bouwkosten per fase en per onderdeel in gedetailleerde calculaties uitgewerkt, conform bouwbesluit en regelgeving, met gespecificeerde uren en prijzen, zelfs inclusief begrotingen van in te huren onderaannemers, tot aan de risico- en winstopslagen voor het bouwbedrijf. Uiteraard heeft deze methode, of iets wel of niet is begroot bij de offerte, meteen ook voor minder gedoe met meerwerknota's gezorgd. Een andere belangrijke positieve bijvangst van meer inzicht in de bouwwerkzaamheden is de opmerkelijke verbetering van de bouwkennis bij de opdrachtgevers. Men is elkaar beter gaan begrijpen. Meer transparantie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers aan de voorkant, is in de bouwsector één van de succesvolle pijlers voor het herstel van maatschappelijk vertrouwen in de bouwsector.

'Een open begroting van de wettelijke controle aan de voorkant levert voor de accountancy een goed model om tot meer transparantie te komen voor alle stakeholders.'

Een (verplichte) open begroting van de wettelijke controle aan de voorkant levert voor de accountancy dus misschien ook wel een goed model om tot meer transparantie te komen voor alle stakeholders over wat de noodzakelijke werkzaamheden inhouden. Het past eigenlijk ook veel meer bij de wettelijke opgave die het werk en de omzet genereren voor de accountantskantoren.

Welke controle werkzaamheden zullen minimaal moeten worden gedaan en in welke mate? Wat zal een opschaling van de controle inhouden, als de basiscontrole niet toereikend blijkt en aanvullende werkzaamheden noodzakelijk zijn? Welke controlemethodieken worden ingezet voor de verschillende data-analyses? Gaat dat handmatig of met technologische tooling, zoals kunstmatige intelligentie, data mining en machine learning? Wat is het minimaal aantal benodigde steekproeven per onderdeel? Hoeveel uren en hoeveel verschillende (audit)specialisten zijn nodig per fase of onderdeel? Maar ook: welk percentage risico-opslag wordt bijvoorbeeld redelijkerwijs gehanteerd bij een nieuwe klant die in een recent verleden nog oordeelonthoudingen heeft gehad? En wat is eigenlijk een normale of acceptabele winstopslag op een wettelijke controle?

Gradueel systeem

Er komen ook andere ideeën bij mij op. Zoals bijvoorbeeld de mogelijkheid om in de toekomst een gradueel systeem te gaan ontwikkelen, voor de mate van controle waar een opdrachtgever voor kiest – basis, uitgebreid, zeer compleet – om goed aan te sluiten bij de behoefte of wensen voor een bepaalde mate van zekerheid van de stakeholders. En zou dat ook kunnen leiden tot goedkeurende verklaringen in verschillende zekerheidsgradaties? Voldoende, goed of uitstekend.

Een ander effect van die (verplichte) open begroting voor de wettelijke controle is dat met dit gedetailleerde inzicht de vraag rijst of alles wat buiten die wettelijke controlewerkzaamheden valt, dan geschaard moet worden onder de optionele extra’s en overig advieswerk…? Het aanbrengen van onderscheid in de soorten dienstverlening is dan allicht ook een stuk eenvoudiger geworden en kan duidelijker worden ontdaan van commerciële prikkels. Het levert mijn inziens in ieder geval veel nuttige informatie en interessante inzichten op.

Graag benoem ik wat extra voordelen, maar er zijn er vast nog veel meer. Nadelen natuurlijk ook wel.

Voordeel is er voor concretere opvolging van aanbeveling nr.17 van de CTA**, waarin terecht wordt opgemerkt dat beter moet worden gecommuniceerd door commissarissen en aandeelhouders over de wijze waarop opdrachtverlening aan en vervolgens het toezicht op het functioneren van de externe accountant heeft plaatsgevonden. Daarvoor is gedetailleerder weten wat er precies wordt gedaan door de externe accountant wel een belangrijke vereiste. Een open begroting hanteren aan de voorkant is wellicht dus een heel snel op te pakken nieuwe ontwikkeling voor de sector, om die inhoudelijke communicatie en uitlegbaarheid van hun werkzaamheden fors te verbeteren; voor commissarissen, toezichthouders en de hele keten.

Controlekennis aan opdrachtgeverskant

Overigens mag van commissarissen en toezichthouders, zeker de leden die belast zijn met de auditcommissie-rol, wel worden verwacht dat zij naast de Governance Code tevens voldoende kennis hebben van 'De Standaarden' en dus wel ook goed weten waar de accountant en de wettelijke controle-opdracht allemaal aan behoort te voldoen. Die hoognodige verbetering van controlekennis aan opdrachtgeverskant mag ook weleens worden benoemd. Dé checklist van een goede wettelijke controle helpt daar vast en zeker bij!

'De hoognodige verbetering van controlekennis aan opdrachtgeverskant mag ook weleens worden benoemd.'

Voordeel van deze nieuwe openheid zie ik ook voor onderzoek en ontwikkeling. Door het beter vergelijkbaar maken van het controlewerk kunnen ook de veranderingen beter worden gevolgd. Meer inzicht per onderdeel en hoe dat wordt uitgevoerd en wat daarvoor nodig is aan technische tooling en specialisten, levert in een aantal jaren tijd ook veel exactere informatie op over veranderingen en innovatieve ontwikkelingen in de controlewerkzaamheden. Een (verplichte) open begroting kan dus ook een belangrijke bijdrage gaan leveren aan het onderzoeken van de werkelijke praktijkontwikkeling in de komende jaren.

Nog eentje dan; een voordeel voor de gecontroleerde organisaties zelf. Door de opdrachtverlening op basis van een open begroting worden deze organisaties nog meer gedwongen zich goed bewust te zijn van de kwaliteit van de eigen interne beheersing en de kwaliteit van aangeleverde data. Dat bepaalt immers in hoge mate ook het prijskaartje van de verplichte toetsing door de externe accountant.

Geheimzinnigheid is niet nodig

Wetende dat dit vast een heel gevoelig onderwerp is, bestaat natuurlijk het risico dat een (verplichte) open begroting voor de wettelijke controle bij voorbaat als onmogelijk idee wordt afgeslagen. Het maakt immers het verdienmodel zichtbaar, fileert de tariefbepaling, scheidt de controle-uren van de risico- en winstopslagen, om nog maar niet van het steigeren over concurrentie-effecten te spreken. Vraag is natuurlijk wel of dat laatste eigenlijk nog wel zo relevant is gegeven de markt. Bedenk dan ook dat het heus niet zo heel gek of spannend is om echt volledig transparant te zijn over de controlewerkzaamheden. Het hoort immers bij de tijdgeest en past ook goed bij het beroep en de fundamentele waarden.

'Bedenk dat het heus niet zo heel gek of spannend is om echt volledig transparant te zijn over de controlewerkzaamheden.'

Geheimzinnigheid over dit stuk van het controleproces is eigenlijk nergens voor nodig. Steeds meer kantoren doen het ook al een beetje: meer inzicht verschaffen over de wijze waarop het controlebudget is begroot. Vast en zeker hebben kantoren eigen checklists voor het calculeren en offreren, dus is het gewoon een kwestie van open gooien en delen met elkaar. Maak die checklist van een goede controle tot een standaard, een uniform basisbestek, als een vast onderdeel waarmee de kwaliteitsborging van de wettelijke controle begint.

Als u met mij mee wilt denken hierover, mag ik u dan uitdagen bij ieder nadeel dat u opwerpt, toch ook echt te proberen een voordeel te bedenken van meer praktische transparantie in deze vorm.

Noten
* 'Visie op transparantie in de bouw', 2005, uitgewerkt in opdracht van PSI Bouw en 'Glashelder Bouwen, Dilemma's en transparantie tijdens het bouwproces' oktober 2009.

** Aanbeveling 17 rapport CTA : De commissie beveelt aan de communicatie te verbeteren tussen de raad van commissarissen en de aandeelhouders over de wijze waarop de opdrachtverlening aan en het toezicht op het functioneren van de externe accountant heeft plaatsgevonden. De wijze waarop dient onderwerp te zijn van nader onderzoek.

Mr. drs. Antje Kuilboer-Noorman is econoom, jurist, bestuurder en commissaris. Zij is lid van de Kwartiermakers-werkgroep Intermediairmodel.

Gerelateerd

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.