De ontoegankelijkheid van bestuursverslagen wordt een steeds groter probleem, aldus Arjan Brouwer. De komst van de CSRD is een goed moment om de deponeringsvrijstelling helemaal te schrappen.

Discussie Column 31 januari 2023

Uit de oude doos

Voor wie zegt dat er in de afgelopen decennia in de accountantscontrole niets is veranderd, ga ik graag terug naar één van de eerste controle-opdrachten waar ik bij betrokken was. Een verhaal uit de oude doos. Ik zal een jaar of 22 zijn geweest. De financieel directeur was een oudere, sigaren rokende (dat deden mensen toen gewoon nog op kantoor) man. Lang, vriendelijk, maar ook wel een beetje intimiderend. Geen haar op mijn hoofd die eraan dacht om hem te tutoyeren. Zo was ik niet opgevoed door mijn ouders.

Het bedrijf had een boekhoudpakket waarin de basisadministratie werd gedaan. Maar nadat het grootboek was uitgeprint op een matrixprinter begon het echte werk. Het edele handwerk van het hoofd van de boekhouding en de financieel directeur. Zij rondden de administratie af op papier. Handgeschreven in een veertien-kolommen saldibalans. En van daaruit werd de jaarrekening gemaakt. Tot hier weet ik vrij zeker dat het echt zo ging. De rest zou deels mijn fantasie kunnen zijn. De financieel directeur typte zelf het bestuursverslag. Sigaar in de mond, kamer blauw van de rook. Een verhaaltje over de omzetontwikkeling, marge en het werkkapitaal. Uitprinten, nietje erdoor en hoppa onderin de la. Ten kantore van de vennootschap zoals dat heet.

Zo gaat dat tegenwoordig niet meer natuurlijk. Er is echt wel heel wat veranderd sinds ik in de accountancy werk. Op één punt na dan. Dat bestuursverslag dat ten kantore van de vennootschap wordt gehouden en niet bij de KvK wordt gedeponeerd, is een fenomeen dat we tot op de dag van vandaag nog steeds kennen. Onderzoek van Meershoek en Vergoossen dat in 2018 in het Maandblad voor Accountancy en Bedrijfseconomie is gepubliceerd liet zien dat bijna de helft van de grote rechtspersonen en meer dan driekwart van de middelgrote rechtspersonen van deze mogelijkheid gebruik maakt. Aan de wettelijke eis om een ieder die dat wenst op verzoek een afschrift van het bestuursverslag te verstrekken tegen maximaal de kostprijs, wordt in de meeste gevallen niet voldaan. Vaak door gewoon niet te reageren. De anekdotes van de auteurs over een onderneming die vijftig euro vraagt voor een afschrift, of een onderneming die aangeeft dat ze het niet krijgen omdat ze geen belanghebbende zijn, zouden vermakelijk zijn als het niet zo triest was.

De ontoegankelijkheid van bestuursverslagen wordt naar mijn mening met het jaar een groter probleem. Informatie over risico's, toekomstverwachtingen, niet-financiële informatie en context bij de financiële informatie wordt steeds belangrijker. Zeker als risico's en onzekerheden toenemen. Het was al bijzonder dat in de controleverklaring bij de jaarrekening door de accountant wel wordt gerapporteerd over de (COS 720) werkzaamheden ten aanzien van het bestuursverslag, maar dat het bestuursverslag zelf er vaak niet bij zit. Nu de accountant expliciet gaat rapporteren over frauderisico's en continuïteit wordt het gemis van het bestuursverslag alleen maar groter.

Gelukkig komt daar nu enige verandering in. Op 16 december 2022 is EU Richtlijn (EU) 2022/2464 bekendgemaakt, oftewel de tekst van de CSRD. Waar in eerdere concepten de mogelijkheid om het bestuursverslag ten kantore van de vennootschap te houden nog opengelaten leek te worden, stelt de CSRD nu dat die mogelijkheid verdwijnt voor ondernemingen waarvoor de in de CSRD vastgelegde duurzaamheidsrapporteringsvereisten gelden. Dat is een logische en goede zaak. Een belangrijke verbetering van de transparantie door grote ondernemingen in Nederland.

De CSRD zal komend jaar nog zijn weg moeten vinden naar de Nederlandse wet. En als de wetgever dan toch aan de slag gaat, dan is dat wat mij betreft het moment om deze deponeringsvrijstelling helemaal te schrappen. Niet alleen voor organisaties die de CSRD moeten toepassen, maar voor alle organisaties die een bestuursverslag moeten opstellen. Als ik het artikel van Meershoek en Vergoossen goed begrijp, verlaten we daarmee het rijtje met Hongarije en Luxemburg en voegen we ons bij de 25 andere EU lidstaten. En dan kan ook dat deel van het verhaal onderin een oude doos. Dat bewaren we dan wel ten kantore van de vennootschap.