Wat als auditfile-conversie net zo normaal was als Excel?
Ik zat laatst weer in zo'n situatie die elke accountant herkent. Een klant stuurt een auditfile. Soms één bestand, soms een set. En nog voordat je überhaupt aan controlewerk toekomt, heb je dezelfde praktische vragen: heb ik de juiste administratie te pakken, klopt de periode, is het bestand compleet, en, heel basaal, staat het geheel in balans?
Joël Mutanga
Dat zijn geen "innovatievragen". Dat zijn vragen die horen bij een normale intake. Alleen voelt een auditfile in de praktijk nog te vaak als een obstakel: het openen kost gedoe, het kost tijd, of je hebt net niet de juiste software of workflow bij de hand. Daardoor belandt zo’n auditfile al snel op de achtergrond, terwijl het eigenlijk het beste startpunt is om grip te krijgen op wat er in die administratie gebeurt.
Auditfile converters horen basisgereedschap te zijn
En precies daar zit voor mij de kern. Auditfile converters zouden net zo makkelijk en toegankelijk moeten zijn als andere basistools die we dagelijks gebruiken. Een auditfile hoort geen specialistisch hoekje te zijn. Het is een standaardbron van informatie waar je snel mee aan de slag wilt kunnen, zonder drempels.
In veel kantoren zie ik hetzelfde patroon terugkomen. Er zijn collega's die auditfiles wel erkennen als nuttig, maar ze pas laat in het proces oppakken, omdat het als "weer iets extra's" voelt. Er zijn teams die best willen, maar niet weten waar ze moeten beginnen of bang zijn dat het meteen tijdrovend wordt. En er zijn mensen die direct naar de meest geavanceerde toepassingen willen terwijl de basis, snel inzicht uit een auditfile halen, nog niet soepel in de dagelijkse praktijk zit.
Wat mij betreft begint het niet bij ingewikkelde modellen of grote programma's, maar bij iets eenvoudigs. Dat je een auditfile kunt omzetten naar overzicht en export, zodat je snel kunt beoordelen wat je in handen hebt. Metadata die je direct vertelt welke periode je bekijkt. Een check of het in balans is. Overzichten die je als accountant herkent: kolommenbalans, grootboek, transacties, sub-administratie. En als je verder wilt: export naar Excel of CSV, zodat je je eigen werkwijze kunt volgen.
Een tool is een middel, geen doel
Vanuit dat uitgangspunt heb ik een Auditfile Conversietool gebouwd. Niet om een 'nieuw systeem' te introduceren, maar om precies die drempel weg te nemen. Auditfiles moeten simpel te openen en te bekijken zijn, zodat je sneller kunt starten met de inhoudelijke vragen die er echt toe doen.
En dan het punt waar mensen terecht kritisch op zijn: "Gratis? Hoe dan?" Een tool draaiende houden is inderdaad niet gratis. Hosting, verwerking, onderhoud, dat zijn echte kosten. Daarom doe ik ook geen belofte dat dit altijd gratis blijft. Het streven is wel helder. Zolang de kosten te dragen zijn, wil ik de tool gratis aanbieden; juist omdat toegankelijkheid voor mij de kern is. Als je wilt dat accountants dit soort stappen normaal gaan vinden, moet de instap laag zijn. Niet via een verkooptraject, maar via direct gebruik.
Uiteindelijk is dit geen verhaal over techniek. Het is een verhaal over normaliseren. Over auditfiles behandelen als wat ze zijn: een rijke, gestandaardiseerde bron die je helpt om sneller inzicht te krijgen en daarmee sneller betere vragen te stellen, sneller te prioriteren en sneller richting te kiezen.
Als we willen dat ons vak meebeweegt met een wereld die steeds meer door data wordt gedreven, begint het bij dit soort basisvoorzieningen. Niet spectaculair. Wel noodzakelijk. En vooral gewoon praktisch!