Magazine 15 september 2021

Dilemma: wind uit een andere hoek

Een van de klanten van een openbaar accountantskantoor is een grote liefdadigheidsorganisatie, die nationaal en internationaal subsidies en donaties ontvangt. Het kantoor vraagt geen grote fee aan de liefdadigheidsinstelling, vanwege de aard van de organisatie. Ieder jaar wordt een goedkeurende verklaring verstrekt.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 4, 2021

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel (pdf)
» Download het hele nummer (pdf)

De sinds kort voor deze klant verantwoordelijke accountant staat achter het werk van de instelling. Maar de accountant valt wel een aantal zaken op. Bijvoorbeeld ten aanzien van doorbelastingen van medewerkers: die zijn niet goed te volgen. Het is een kleine club van medewerkers die multifunctioneel worden ingezet, maar de administratie daarvan is slordig. Tegelijk heeft de accountant niet het idee dat de organisatie kwaadwillend is.

Daarnaast brengt het accountantskantoor een accountantsrapport uit, waarin het totaalbedrag aan niet-bestede subsidiebedragen is af te lezen. Er is sprake van flinke onderbesteding. De leidinggevende van de betrokken accountant heeft een specificatie gemaakt van wat de verschillende sponsoren nog te vorderen hebben. Dat is opgenomen in een concept-management letter. Hier is de liefdadigheidsorganisatie helemaal niet blij mee. Die stuurt het accountantskantoor een pittige brief: “Vroeger accepteerden jullie het wel zo, waarom nu niet?”

De verantwoordelijke accountant wil niet het risico lopen dat donaties worden gekort in deze lastige coronatijd. Ook zijn er geen signalen dat donoren er problemen mee hebben; zij vragen in ieder geval niet om een afzonderlijke verklaring. Wat moet ik doen, vraagt de accountant zich af.

1. Ik ga mee met mijn leidinggevende en schrijf een stevige management letter.
2. Ik vraag de organisatie om mee te groeien, door ze de kans te geven om zaken op orde te krijgen en te wennen aan de nieuwe wijze van rapporteren.
3. Ik moet nu een verklaring afgeven. Die doorbelasting is nu niet transparant, dus ik geef geen goedkeuring.
4. Ik doe iets anders, namelijk...

Reacties

Enkele suggesties richting de vragensteller:

• Breng voorwaarden en verwachtingen rondom sponsorgelden beter in kaart, net als doorbelasting en effect inkomstenstroom. De management letter is wel de geëigende weg voor een melding.
• Als de regelgeving helder is hoe niet-bestede sponsoring vermeldt moet worden, zul je ook dienovereenkomstig moeten handelen. Geen heldere administratie: aanpassen dan!
• Leg uit wat het doel van de management letter is en handhaaf dus de specificatie. Leg ook uit dat goede registratie van doorbelastingen personeel goede managementinfo geeft. Beide zaken zijn ook van belang voor verantwoording naar sponsoren.
• Een administratie die niet goed te volgens is, kán niet-ontdekte fraude verantwoorden. De accountant mag hier niet de ogen voor dichtknijpen. Het is in het belang van gebruikers van de verantwoording dat de administratie vrij van materiële afwijkingen en fraude is.
• Doe nader onderzoek en overleg met de klant. Wat zijn de knelpunten om dit te rapporteren en waarom deze reactie? Bespreek het maatschappelijke belang; niet alleen voor nu, maar ook in de toekomst.

Deze casus werd aangedragen door een NBA-lid. Heeft u zelf een werkgerelateerd dilemma dat u graag (anoniem) wilt voorleggen aan anderen? Deel het via de DilemmApp en kijk hoe uw beroepsgenoten handelen.

Een aansprekend dilemma, zoals eerder aan NBA-leden voorgelegd via de DilemmApp. De DilemmApp (blauw icoontje) is beschikbaar in de appstores voor Androïd en Apple. Verificatiecode voor inloggen: Accountant. Meer dilemma’s via nba.nl.