Magazine 01 oktober 2004

Virtueel verkooppraatje?

Is de term ‘virtuele accountant’ misleidend? Ja, zeggen accountants van vlees en boek. ‘Virtuele boekhouder’ zou een betere benaming zijn voor de vele producten en pakketten die de markt momenteel overstromen.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 2, 2004

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Connie Lohuis

Hans van Heertum, directeur van de online Bedrijvenbank en de Virtuele Accountant 7x4, is een andere mening toegedaan. Hij erkent dat zijn Virtuele Accountant - een online softwareprogramma - de accountant van vlees en bloed niet helemáál kan vervangen. “Maar”, zegt Van Heertum, “de Virtuele Accountant slaat nooit een controle over, maakt geen vergissingen en is razendsnel. Dat betekent dat de gewone accountant veel minder werk heeft te doen. En dat scheelt de ondernemer weer geld. Bovendien kan de accountant zijn aandacht gaan verleggen naar het geven van adviezen. In de nabije toekomst zal een ondernemer de accountant slechts nodig hebben voor het aanvragen van een bankkrediet, of een subsidie”.

Virtueel

De Virtuele Accountant doet drie dingen: het controleren van de administratie boekhoudkundig én fiscaal, het maandelijks samenstellen van het ‘MKB-rapport’ met alle bedragen, cijfers, percentages en indexen over het bedrijf en ten derde het jaarlijks opmaken van de jaarrekeningen. Wat niet wordt berekend is het bedrag dat het bedrijf aan belasting moet betalen. Van Heertum: “Hier komt de accountant in actie. De belastingaangifte is namelijk mede afhankelijk van allerlei persoonlijke en zakelijke achtergronden die niet uit de boekhouding blijken. Maar met de jaarrekening - die in Word wordt aangeboden - is elke administrateur, accountant of fiscalist in staat binnen enkele uren een aangifte te verzorgen.”

Verwarrend

Cyprea Accounting noemt zich het eerste honderd procent online accountantskantoor in Nederland. Het e-kantoor richt zich op het midden- en kleinbedrijf. De online dienstverlening bestaat uit basisboekhouding, btw-aangifte, jaarrekeningen en andere fiscale werkzaamheden. Er wordt gebruikgemaakt van de software Cyprea Reeleezee. Met Reeleezee kan de ondernemer zelf gemakkelijk de boekhouding of een deel daarvan doen. Ook Cyprea Accounting, dat nauw samenwerkt met Ferweda & Partners Accountants in Almere, noemt online boekhouding voor het gemak ‘accounting’. In het zaaien van verwarring lijkende internetbedrijven een lichtend voorbeeld. Het virtuele kantoor geeft wél aan dat de samenwerking met een administratiekantoor of accountant onontbeerlijk blijft.

Branchekennis

Richard Scheper, manager accountancyteam bij AccountView, signaleert een verschuiving in de werkzaamheden van de accountant. AccountView is ‘de schakel’ tussen cliënten en accountants, wanneer het op automatisering aankomt. Met verschillende accountancymodules kan de administratie van een cliënt naar de accountant worden getransporteerd en - eventueel gecorrigeerd - weer geïmporteerd.

Scheper nuanceert: “Wat altijd werd gezien als traditionele accountantswerkzaamheden wordt nu grotendeels geautomatiseerd of door cliënten ingevoerd. Het voeren van de administratie wordt minder belangrijk, omdat steeds meer ondernemers met de boekhoudsoftware kunnen omgaan. De toegevoegde waarde van de accountant zit in advisering en controle. Juist daardoor zal hij nooit vervangen kunnen worden door een zogenaamde virtuele collega. Bovendien wordt de rol van de accountant door wet- en regelgeving zoals Tabaksblat, IFRS, SOX steeds verder aangescherpt.”

Scheper meent dat van een goede accountant ook branchekennis en kennis van fiscaliteit, bedrijfskunde en materialiteit worden verwacht. Het gaat vaak om complexe verbanden die in gesprekken met de cliënt duidelijk worden gemaakt. “Dit kan nooit door software worden opgevangen.”

Accountant als softwareleverancier

Fou-Khan Tsang, directeur van de Business Unit Accountancy van Exact Automatisering en zelf registeraccountant, vindt op de eerste plaats de term ‘virtuele accountant’ een farce. “We hebben het namelijk over boekhoudsoftware.”

Tsang, die spreekt op persoonlijke titel, vraagt zich af of het groots inzetten op het aanbieden van online boekhouddiensten niet strijdig is met de onafhankelijkheid die accountants moeten nastreven. Deloitte introduceerde recent bijvoorbeeld de MKB-portal voor online dienstverlening. Via de portal krijgen ondernemers sneller inzicht in hun administratie, waar en wanneer ze wensen. “Het is in het belang van Deloitte dat alle cliënten met dezelfde software gaan werken. De keuzevrijheid voor de cliënt wordt daardoor minder. Daar kun je vraagtekens bij zetten. Pas als de verschillende softwareprogramma’s uitwisselbaar worden - wat in de toekomst zeker gaat gebeuren - is er weer keuzevrijheid.”

Tsang vraagt zich ook af of het aanbieden van allerlei techniek strategisch interessant is voor accountantskantoren. Accountants worden daarmee ook softwareleverancier. “Is er wat mis met de software, dan komt de cliënt met vragen bij de accountant. Eigenlijk moet het accountantskantoor dag en nacht bemand zijn met een IT-specialist die problemen bij klanten kan oplossen. Een accountant moet bovendien redelijk wat online boekhoudcliënten hebben wil hij er wat mee kunnen verdienen.”

‘Campagne’

Tsang vindt verder dat BedrijvenBank 7x4 een soort campagne tegen accountantskantoren voert (zie ook Nieuws, ‘de Accountant’, september 2004). “In software zitten inderdaad standaardcontroles waaraan een ondernemer kan zien of de administratie goed is. Wat niet kan worden gezien is of iets op de juiste rekening is geboekt.”

Hij plaatst nog een kanttekening. In Nederland besteedt ongeveer negentig procent van het midden- en kleinbedrijf de financiële administratie uit aan accountants- of administratiekantoren. De reden is vaak het ontbreken aan boekhoudkundige kennis of het ontbreken van tijd. “We kunnen ons afvragen of de gemiddelde mkb’er bekwaam genoeg is om met de software om te gaan, of er tijd voor wil vrijmaken. Verder hebben accountants niet voor niets acht jaar gestudeerd. Professional judgment kan niet door software worden overgenomen.”

Onderkant markt

Tsang denkt dat de fiscus er ook niet op zit te wachten dat ondernemers zelf de jaarrekeningen opstellen. Tot slot merkt hij op dat virtueel boekhouden vooral interessant is voor de onderkant van de markt. Voor startende ondernemers is de accountant nog vaak een te dure onkostenpost. De laatste jaren is er volgens Tsang wel een doelgroep ontstaan, de hoog opgeleide zzp’ers, die goed in staat zijn met geautomatiseerde boekhoudsystemen om te gaan.

Accountantskantoren moeten zich afvragen hoe ze de verschillende doelgroepen willen bedienen. Cliënten die hun administratie door het accountantskantoor laten voeren, kunnen bijvoorbeeld wel online inzicht krijgen in hun financiële bedrijfsvoering. Eenvoudige vragen kunnen ze zelfstandig opzoeken. Anderen zijn misschien al in staat om zelf online mutaties in te voeren.

Er kan steeds méér

Accountants zijn wél nieuwsgierig naar de ITontwikkelingen op dit gebied. Dat blijkt uit de publicaties, lezingen en workshops over dit onderwerp, die als paddestoelen uit de grond schieten.

“Qua automatisering mag veel kunnen, maar voor controleplichtige bedrijven is het sowieso niet voldoende”, zegt André Werring van het NIVRA. En informatiemanager Jan Bijl, van SRA, de koepelorganisatie van mkb-accountants, vindt dat de zogenaamde virtuele accountant vraagtekens oproept. Klanten willen volgens hem persoonlijk contact met hun accountant. De laatste heeft vaak een soort huisartsfunctie.

Marcel Braakman, accountancy-deskundige van MKB Nederland is eveneens voorzichtig. Hij ziet ook niet veel nieuws onder de zon, behalve dat de nieuwste boekhoudprogramma’s méér kunnen. Elektronische dienstverlening sluit volgens hem aan bij de behoefte van steeds meer ondernemers.

‘Misleidend’

Carel Verdiesen AA, voorzitter van de NOvAA en partner bij Alert Accountants in Breda noemt de term ‘virtuele accountant’ een misleidend verkooppraatje. “We hebben het over niets meer en minder dan boekhouden. En dan nog plaats ik vraagtekens. De virtuele boekhouder bestaat ook niet. Wie gereedschap heeft, is nog geen timmerman. Klanten moeten behoorlijk slim zijn én goede basiskennis hebben van het voeren van een administratie, willen ze met de softwarepakketten uit de voeten kunnen. Een foutje is snel gemaakt. De ondernemer die bij De Bedrijvenbank 7x4 gaat boekhouden kan van alles invullen. Juist nu accountants extra gespitst zijn op het voorkomen van fraude is hun rol niet weg te denken. Natuurlijk kan software automatisch een rapport genereren, maar dat hoeft nog niet te kloppen. Ik werk zelf bij een klein bureau met zeven accountants. Ook wij vinden het prima als onze klanten zelf boekhouden. Maar dat betekent niet dat alle klanten er geschikt voor zijn. Boekhouden is gewoon een serieus vak, dat niet door een boekhoudpakketje vervangen kan worden. Bovendien begint het échte accountantswerk als de boekhouding gedaan is.”

Tastbare bescheiden

Verdiesen is ervan overtuigd dat tussen de klant en de accountant steeds meer informatie digitaal zal worden uitgewisseld. “We moeten er wel op toezien dat het medium betrouwbaar is. Dat de informatie eenmaal op de digitale snelweg niet wordt veranderd. Verder zullen onze accountants in alle gevallen ook tastbaar bewijs moeten hebben. We krijgen het echt niet rustiger. Integendeel. We moeten alles wat door de klant wordt aangeleverd checken en bankafschriften, verkoop- en inkoopfacturen en dergelijke door onze vingers laten gaan. Ons werk kan niet zonder tastbare bescheiden worden uitgevoerd. De accountant weet wat de consequenties van investeringen zijn voor de winst, hoe moet worden omgegaan met afschrijvingen en voorraadmutaties. Ik zou dan ook liever praten over de virtuele boekhouder. Kortom, datgene wat in ons vak geautomatiseerd wordt is niet meer dan een uitstekend hulpmiddel.”

Angst voor verandering

René van Leeuwen van Berk Accountants en Belastingadviseurs heeft daarentegen geen problemen met de term ‘virtuele accountant’. Wie daar wel problemen mee heeft, heeft volgens Van Leeuwen last van angst voor verandering. “Over een jaar of drie kan software zoveel - ook het automatisch aanmaken van jaarrekeningen en prognoses - dat je gerust over de virtuele accountant kunt spreken. Wij zijn er intern volop mee bezig en zien vooral kansen. Onze markt wordt groter. Mensen die onze software gebruiken, hebben misschien eens in de paar jaar een advies nodig. Dan komen ze wél bij ons terecht. Er zijn nu ondernemers in het mkb die een accountant te duur vinden. Deze ondernemers kunnen dan van onze IT-diensten gebruik gaan maken.”

Tot op heden hebben we het over digitaal boekhouden, vindt ook Van Leeuwen. “Wie uitsluitend van onze software gebruik wil maken, krijgt nu uiteraard geen accountantsstempel. Maar dat hoeven veel bedrijven ook niet.”

Verschuiving

Duidelijk is dat er sprake is van een verschuiving van de accountantswerkzaamheden. Wat altijd werd gezien als ‘traditioneel’ accountantswerk wordt nu (deels) geautomatiseerd - rapportages, controles, automatische verwerking van boekingen - of door cliënten ingevoerd. Daarmee wordt de accountant echter niet ‘virtueel’ of buitenspel gezet. De informatie die ontstaat door de geautomatiseerde verwerking en controles dient juist als uitgangspunt voor de werkzaamheden van de accountant. Het geven van adviezen en het beoordelen van administraties is afhankelijk van betrouwbare en actuele informatie. Het vertalen hiervan naar bedrijfsadviezen of het inschatten van risico’s is nog altijd het ‘vak’ van de accountant, en dat valt niet te automatiseren. Van Leeuwen: “Dat cliënten de boekhouding zelf gaan doen is uitstekend. Als hoog opgeleide accountant is het veel interessanter om te controleren en te adviseren.”

Prijs

De prijsstelling van internetboekhouden is afhankelijk van de concurrentie op de markt. De marktprijs ligt nu tussen de veertig en honderd euro per maand, voor een financiële basisadministratie. Accountants- en administratiekantoren kunnen zich afvragen of ze internetboekhouden zelf moeten aanbieden, of moeten uitbesteden. Volgens Tsjang (Exact Automatisering) wordt het zelf aanbieden pas met ongeveer vijftig cliënten winstgevend.

Welk pakket?

De lawine aan reclames voor internetboekhouden beneemt de doorsnee accountant al snel het zicht. Onderzoeksbureau GBNED
beoordeelde vijftien toepassingen onder meer op functies, kosten, contractduur, helpdesk, klantenaantallen en certificering.

Zoals in een kakelverse vechtmarkt kan worden verwacht, doen veel aanbieders over hun klantenaantallen uiterst verkrampt. Reeleezee zegt 375 actieve abonnees te hebben en toonde zich ook bereid tot inzage. Bedrijvenbank (7x24) daarentegen claimt duizend operationele klanten, maar houdt de bewijzen graag in de binnenzak. Kluwer Finance Online, Quadrant, iMuis, Exact en AccountView voelen zich evenmin geroepen tot openheid. Belangrijk is ook de audit van de infrastructuur. In de woorden van de onderzoekers: “U kunt zelf niet zien of de server onder de keukentafel staat of in een beveiligde databunker bij een hosting- bedrijf.” De uitslag blijkt opmerkelijk: alleen Reeleezee, Kluwer, Quadrant en Cobra zeggen een auditor over de vloer te hebben gehad.

Internetboekhouden lijkt financieel laagdrempelig maar net zoals bij mobiele telefoonabonnementen moeten gebruikers wel rekening houden met een verplichte contractduur die kan oplopen tot wel drie jaar, waarschuwt GBNED. Ook de tariefstructuur van de verschillende aanbieders loopt fors uiteen. Met name de aanbieders van traditionele (windows) applicaties vragen eenmalige opstartkosten.

De complete marktanalyse kunt u gratis opvragen via onder meer de website www.ictaccountancy.nl.