Veel mkb-bedrijven slordig met personeelsgegevens
Bij veel mkb-bedrijven worden personeelsgegevens vaak onvoldoende beschermd en niet veilig opgeslagen. Zulk onveilig gebruik kan leiden tot grote risico’s voor medewerkers, zoals identiteitsfraude.
Dat blijkt uit onderzoek van bureau Van Spaendonck onder ruim zevenhonderd mkb-bedrijven met maximaal vijftig medewerkers. Ruim een derde (35 procent) van deze mkb-bedrijven weet vaak niet welke regels er gelden voor het opslaan en delen van gegevens van sollicitanten en personeel.
Volgens Van Spaendonck verstuurt 55 procent van de respondenten gegevens van nieuwe medewerkers via e-mail naar een accountants- of administratiekantoor. Daarbij worden ook persoonsgegevens meegestuurd, zoals BSN-nummers.
E-mail is alleen een veilige vorm van communicatie als het encrypted is, benadrukt het bureau. Als dat niet het geval is, lopen bedrijven het risico dat de mail met persoonsgegevens in verkeerde handen valt. Dat kan leiden tot identiteitsfraude, reden waarom de Autoriteit Persoonsgegevens op haar website aangeeft dat onbeveiligde e-mail niet meer is toegestaan voor het verzenden van persoonsgegevens.
Personeelsdossiers niet veilig bewaard
Van de respondenten geeft 53 procent aan dat ze nog steeds een (deels) fysiek personeelsdossier hebben. Bij 11 procent van deze bedrijven ligt dat dossier niet op een afgesloten plek. Fysieke dossiers mogen niet voor iedereen toegankelijk zijn, aangezien die gevoelige informatie kunnen bevatten.
Bij bedrijven die wel een (gedeeltelijk) digitaal dossier hebben, worden de gegevens in ruim zestig procent van de gevallen bewaard op een harde schijf of een platform zoals Google Drive. Deze opslagmiddelen zijn minder veilig, aldus Van Spaendonck. Risico’s ontstaan als anderen ook toegang hebben, de gegevens niet versleuteld zijn of een harde schijf bijvoorbeeld gestolen kan worden.
Wettelijke bewaartermijnen niet nageleefd
Bijna 48 procent van de respondenten is zich niet bewust van wettelijke bewaartermijnen, wat maakt dat personeelsgegevens te lang worden bewaard. In combinatie met een slechte beveiliging van de dataopslag loopt (voormalig) personeel daardoor onnodig risico dat gegevens in handen vallen van malafide bedrijven of personen.
Dat personeelsinformatie onveilig wordt verstuurd en bewaard, en bewaartermijnen niet worden nageleefd, wordt mede veroorzaakt door onbekendheid met wet- en regelgeving. Zo geeft 39 procent van de respondenten weinig tot geen aandacht aan privacy en informatiebeveiliging van medewerkers. In veel gevallen is onduidelijk wat er van het bedrijf verwacht wordt.
Goede voorlichting en inzet van online HR- en salarisapplicaties kunnen risico’s van onveilig gebruik van persoonsgegevens aanzienlijk verminderen, aldus Van Spaendonck.
Gerelateerd

Fiscus beslist meestal te laat op verzoek tot inzage gegevens
Het lukt de Belastingdienst vaak niet om op tijd te beslissen op verzoeken van belastingplichtigen om inzage in hun eigen persoonsgegevens die bij de fiscus gebruikt...

'Belastingdienst verzamelde op grote schaal persoonlijke gegevens'
De Belastingdienst heeft op grote schaal persoonlijke gegevens van belastingbetalers, waaronder ook uitingen op sociale media, verzameld en gebruikt bij haar toezicht...

KNVB betaalt losgeld aan hackers om gegevens te beschermen
Voetbalbond KNVB heeft losgeld betaald, om te voorkomen dat criminelen mogelijk gehackte persoonsgegevens van onder meer leden zouden publiceren. In een advertentie...

Kadaster schermt persoonlijke gegevens meer af
Het Kadaster neemt maatregelen om de bescherming van adresgegevens op te voeren. Vanaf medio oktober kunnen veel minder mensen op naam zoeken in het register met...

FNV overweegt kort geding om dataverzameling UWV te stoppen
Het UWV moet direct met alle dataverzameling voor de opsporing van fraude en handhaving stoppen. Dat zegt FNV-vicevoorzitter Kitty Jong, in reactie op eerder onderzoek...