Opinie 14 oktober 2015

Drie vereisten voor goed onderhoudsmanagement

De infrastructuur in Nederland is voor het grootste deel aangelegd. Nu komt het op onderhoud aan, maar dat vraagt om een goede werkrelatie tussen financiële en technische mensen. Prorail laat zien dat het niet altijd goed gaat. Waar gaat het mis, en hoe kan het beter?

In 2015 gaat het bij kanalen, spoor, rijkswegen, provinciale wegen, dijken en sluizen in Nederland vooral om onderhoud. Dat vereist kennis van planning, techniek en geld. En dan met een blik van minimaal tien jaar vooruit. Pas dan ben je als organisatie in control - en kom je niet zoals Prorail in de krant.

Nederland heeft op dit moment vele honderden kilometers aan asfalt, spoor en vaarwegen. Daar komt ieder jaar nog wat bij - maar dan ben je er wel. Er is een vergelijkbare situatie ten aanzien van kanalen en bruggen.

De infrastructuur in Nederland is steeds meer af. De uitdaging is nu het slim uitvoeren van onderhoud; de time to maintain en asset management is aangebroken. Voor een goede staat van onderhoud heb je niet alleen inzicht in de technische staat nodig, maar ook in de kosten. Want elke organisatie werkt met meerjarige budgetten, en die zijn gemaximeerd.

Van een afstand bekeken doen Rijkswaterstaat, Schiphol en Prorail als uitvoeringsorganisaties natuurlijk al decennia aan asset management. Wat dat betreft is het concept er eentje uit de buzz word-bingo van Dilbert. Maar schijn bedriegt: asset management is nu net wat veel infrastructurele bedrijven nodig hebben.

Het verschil tussen de naoorlogse situatie van onderhoudsplanning - fail & fix - en 2015 is de veel meer integrale, en op programmering, financiën en risico’s gerichte aanpak. Er is bij toepassing van asset management minder nadruk op alleen techniek, maar juist op de integrale benadering van technische en financiële planning, en ook nog in de komende tien tot dertig jaar.

Bij onderhoud en onderhoudsplanning gaat het echter nog vaak op drie belangrijke punten mis: 

1. Reserveren: Bij projecten om een nieuw spoor of brug aan te leggen zijn de uitgaven van nieuwbouw altijd redelijk in beeld. Een business case richt zich in ieder geval wel op die uitgaven. Maar in praktijk kun je vaak nog een zelfde bedrag reserveren voor toekomstige onderhoudskosten. Want een weg of spoor blijft wel even liggen. En die kosten kunnen gemakkelijk hoger zijn dan de initiële investering. Vergeet je ze mee te nemen, dan ben je ieder jaar weer bezig om tekort aan middelen gedurende de hele life cycle rond te krijgen.
2. Communiceren: Technische en financiële mensen moeten vervolgens voor een goede onderhoudsplanning dezelfde taal spreken. Voor een financieel manager kan het onderscheid tussen een modificatie en groot onderhoud wel eens even duidelijk zijn als voor een technische manager het verschil tussen kosten en uitgaven. Niet zo duidelijk dus.
3. Extrapoleren: Dan het onderhoudsboekje van de leverancier. Het boekje van de leverancier van je auto werkt vast goed. Een auto heeft misschien een economische levensduur van vier jaar.  Maar voor bijvoorbeeld treinstellen is die levensduur veel langer. Je kunt je onderhoudsplan dan niet alleen baseren op een boekje van de leverancier. Je zult zelf de kosten van preventief en correctief onderhoud over een aantal jaar moeten extrapoleren.

Vooral het niet goed inschatten van toekomstige uitgaven gaat vaak mis, ook in de ons omringende landen. De Duitse deelstaat Noordrijn-Westfalen dreigt bijvoorbeeld te bezwijken aan een verkeersinfarct. De files nemen toe en bruggen staan op instorten. Duitsland geeft al jaren te weinig geld uit aan onderhoud. Om alleen de bruggen over rijkswegen te repareren is 4,5 miljard euro nodig. En dat geld is er niet, of in elk geval niet apart gezet. In Duitsland dreigt ruim tweeduizend kilometer snelweg een filetraject te worden.

In Nederland verschuiven aandacht en geld voor infrastructuur van aanleg naar onderhoud. Het gevaar schuilt hem erin dat onderhoud van oudsher vanuit een technisch perspectief wordt 'gemanaged', waarbij inzicht in geld op de tweede plaats komt. Dat leidt er vaak toe dat er in de onderhoudsfase ellende uit de hoge hoed komt.

Dat kan anders. Inzicht in meerjarige onderhoudskosten vereist dat disciplines elkaar vinden; een goede samenwerking tussen technische en financiële managers in een organisatie is essentieel bij het inzichtelijk maken van alle financiën. En goed asset management vereist dat inzicht.