NBA 04 april 2016

Nieuwe NVKS dwingt tot formuleren kwaliteitsambitie

U heeft nog tot 20 april 2016 om te reageren op de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS). Een nieuw compact en samenhangend document dat huidige spaghetti aan regelingen over kwaliteitszorg bij elkaar brengt. Deze conceptregelgeving legt nieuwe accenten die ik hieronder toelicht.

Kwaliteitsambitie als basis voor het kwaliteitssysteem

Er wordt veel gesproken over de kwaliteit van accountants, maar in de literatuur is daar eigenlijk geen goede definitie van. Daarmee blijft onduidelijk wat we met kwaliteitsbeheersing moeten bereiken. In de NVKS hebben we een poging gedaan om een definitie van kwaliteit voor accountantsdiensten te geven, een definitie die normerend werkt. Daarbij zijn twee zaken van belang:

• De gereguleerde kwaliteit, zoals die blijkt uit de NV COS standaarden en andere regelingen.
• De kwaliteit die de organisatie daaraan toevoegt, om zo te voldoen aan verdergaande verwachtingen van belanghebbenden.

Impliciet vertaalden accountantskantoren en accountantsafdelingen dit al in hun eigen kwaliteitssysteem. De NVKS vraagt nu om dit expliciet te maken in een kwaliteitsambitie. Dit lijkt een verzwaring, maar zou het niet moeten zijn. Iedere organisatie denkt immers toch al na hoe hij zijn belanghebbenden tegemoet treedt.

Tegelijkertijd is het expliciet maken ook een bescherming. Het formuleren van de ambitie en het vertalen ervan in kwaliteitsbeleid en kwaliteitsbeheersing dwingt een kantoor of afdeling zich af te vragen wat de toegevoegde waarde is van het kwaliteitssysteem voor de accountantseenheid, en zorgt ervoor dat het systeem beter toegespitst wordt op de eigen ambitie. Daarmee wordt voorkomen dat de accountantseenheid de lat voor de toetsing van het kwaliteitssysteem voor zichzelf onnodig hoog legt.

Kwaliteitsbepaler moet in control zijn

De NVKS legt een duidelijke verantwoordelijkheid voor het kwaliteitssysteem neer bij de kwaliteitsbepaler. Wat we met de term willen bereiken is dat duidelijk is dat de persoon die deze rol op zich neemt, aanspreekbaar is op de kwaliteit die de organisatie realiseert. Als belanghebbenden - bijvoorbeeld toetsers - van mening zijn dat het niet bereiken van de kwaliteit bij een opdracht het gevolg is van omissies in het kwaliteitssysteem, dan kunnen ze de kwaliteitsbepaler daar op aanspreken.

Op zich is dit niet nieuw. De NBA spreekt nu al regelmatig accountants aan op onvoldoende kwaliteit in een kantoor. De partner in een controleteam of de accountant die als cfo opereert is ook verantwoordelijk als mensen binnen het team fouten maken die hij had moeten onderkennen. Eigenlijk vragen we van de kwaliteitsbepaler niets anders dan dat hij in control is over de kwaliteit van de organisatie.

Betekent dit dat elke fout automatisch een tuchtrechtelijk verwijtbare fout van de kwaliteitsbepaler is? Nee, zeker niet. Allereerst zal een kwaliteitssysteem nooit gericht zijn op het voorkomen van alle fouten, er vindt een risicoanalyse plaats. Daarnaast is het kwaliteitssysteem gericht op het geven van een redelijke mate van zekerheid dat de kwaliteit wordt gerealiseerd.

De NVKS is schaalbaar

De NVKS wordt van toepassing op alle accountantskantoren en accountantsafdelingen. Hierbij is rekening gehouden met de complexiteit van de omgeving. Zo is een accountant die in zijn eentje een kantoor heeft, in persoon in wezen het kwaliteitssysteem. Een aantal bepalingen is daarom vereenvoudigd of niet van toepassing voor de kleinere praktijk.

Commentaar?

Natuurlijk zijn er nog andere zaken in de NVKS die het belangrijk maken dat u goed naar de NVKS kijkt. Eén valse noot kan een muziekstuk verpesten. Wij zijn dan ook erg benieuwd of u dissonanten onderkent of dat u het stuk harmonieus vindt. Laat het ons weten.