Opinie

Procesbeheersing

Eén van mijn zoons studeert technische informatica. Om een beetje een idee te hebben vraag ik hem regelmatig waarmee hij bezig is. Hij is niet zo’n verteller, maar pas had hij een enthousiast verhaal over een project dat die week was gestart.

Hij had de rol van scrum master. Bij het woord scrum dacht ik direct aan een rugbyteam, maar ik begreep dat er zoiets bestaat als de agile scrum methodology voor softwareontwikkeling.

De scrum master van een software-ontwikkelteam faciliteert en ondersteunt het team, zodat de ontwikkelaars zich alleen maar bezig hoeven te houden met waar ze voor zijn: ontwikkelen. Ik wilde wat meer weten en Youtube bracht uitkomst. Bij de scrum methodology gaat het om strak plannen, om rolverdeling, om voortgang bewaken, om samenwerken. En dat alles met als doel een goed product op te leveren binnen de beschikbare tijd.

Ik moest gelijk aan accountantsteams denken. In mijn ogen is één van de belangrijke oorzaken van onvoldoende controlekwaliteit dat het uitvoeringsproces niet goed wordt beheerst. Problemen in de praktijk:

  • Teamleden die zijn gepland, zijn niet beschikbaar, of niet volledig beschikbaar omdat ze nog andere klussen moeten afmaken.
  • Teamleden starten alvast zonder dat duidelijk is wat ze precies moeten doen, omdat de planningsfase niet serieus is opgepakt en er geen specifieke werkprogramma's zijn gemaakt.
  • De controleleider is er niet altijd, waardoor teamleden niet verder kunnen of eindeloos zelf blijven proberen en er kostbare tijd verloren gaat.
  • De klant heeft niet opgeleverd wat er was gevraagd, waardoor vertragingen ontstaan, er te veel tijd wordt besteed aan de makkelijke controleposten en de probleemposten aan het einde worden afgeraffeld.
  • Gedaan werk wordt pas dagen, weken of zelfs maanden later gereviewed: reviewnotes kunnen niet gelijk worden opgepakt en afgewerkt en nog erger: als het werk eigenlijk over moet worden gedaan, maar daar geen tijd voor is.

En zo kan ik nog wel even doorgaan. Herkenbaar?

Vast ook herkenbaar: de goede voornemens om het dit jaar echt anders te doen. De wil is er wel, niemand wil 'nog zo'n jaar als het afgelopen jaar', maar hoe krijg je dat voor elkaar? Zeker in deze tijden van personeelsschaarste, waarin gebrek aan ervaren medewerkers voor veel kantoren een probleem is.

Voor mij is één ding duidelijk: het is niet primair of alleen maar het probleem van de controleleiders of managers die er met elkaar maar uit moeten zien te komen. Het is een probleem van de organisatie, van het kantoor. De wetgeving is daar heel duidelijk in. Kijk maar naar artikel 15 Bta: de accountantsorganisatie stelt de benodigde tijd, middelen en personeel aan de externe accountant beschikbaar opdat hij zijn taak naar behoren kan uitvoeren.

Het kantoor moet de accountant faciliteren. Tot de middelen zou een goed procesbeheersings- en bewakingssysteem moeten behoren. En dat is meer, veel meer dan het opstellen van een jaar- of halfjaarplanning. Naar mijn idee een nog onontgonnen terrein in de openbare accountancy. Er is nauwelijks aandacht voor hoe je een accountantskantoor runt. Niet in de eindtermen van de opleiding, maar ook niet structureel in het PE-aanbod. Hoewel: de NBA biedt de cursus 'De agile scrum-methode', maar openbaar accountants behoren dan weer niet primair tot de doelgroep.

Doel van dit stukje is ook niet om te propageren dat het hanteren van die methode de oplossing is, het is maar een voorbeeld van buiten de eigen muren kijken, leren van anderen, ontdekken hoe het beter kan. Maar ook: zou die expertise al niet volop in eigen huis aanwezig zijn? Bij de accountants in business? Zou dit een mooi voorbeeld kunnen zijn van hoe we elkaar als accountants kunnen versterken in een NBA nieuwe stijl?

In deze serie vertelt Marianne van der Zijde, ex-toezichthouder bij de AFM, hoe zij naar de accountancy kijkt, met als doel te helpen jaarrekeningcontroles leuker en beter te maken.

Wat vindt u van deze opinie?

Reacties 78 5 Spelregels debat

Gerelateerd

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.