Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Bij een toetsing blijkt het kwaliteitsbeheersingsstelsel van een accountant-administratieconsulent niet op orde. De NBA dient een klacht in bij de Accountantskamer. Die houdt de behandeling van de klacht aan om de accountant de kans te geven zijn praktijk te verbeteren voor een hertoetsing drie maanden later.

Tijdens de aanvullende hertoetsing in juni 2014 vinden de toetsers drie van de vier getoetste samenstellingsdossiers niet in overeenstemming met de vereisten, omdat:

• de documentatie van de werkzaamheden onvoldoende is;
• de accountant er geen financiële informatie in presenteert;
• de accountant niet toelicht welk verslaggevingsstelsel ven toepassing is;
• de accountant bij deze drie dossiers geen afweging heeft gemaakt of het dossier toereikend is en vrij van afwijkingen van materieel belang lijkt te zijn.

Na deze toetsing heeft het kantoor van de accountant een bureau ingeschakeld om het stelsel van kwaliteitsbeheersing en de compliance te verbeteren.

De Accountantskamer zet de behandeling van de klacht voort.

Klacht

De praktijk van de accountant beschikte niet over een intern stelsel van kwaliteitsbeheersing dat voldoet aan de eisen, vanwege tekortkomingen bij:

• de continuering van opdrachten;
• de uitvoering en documentatie van werkzaamheden.

Oordeel

De klacht is gegrond.

Slechts in één geval zijn vastleggingen gevonden over de continuering van de opdracht en in slechts één dossier is een opdrachtbevestiging uitgebracht. Er blijkt nog steeds niet uit alle dossiers of de accountant bij het continueren van de opdracht heeft overwogen of zich bedreigingen voordoen. Ook bleek uit de dossiers niet dat overeenstemming bestond over de voorwaarden van de opdrachten en de wederzijdse rechten en verplichtingen van partijen. Uit de notulen van de algemene aandeelhoudersvergadering blijkt weliswaar dat de accountant als zodanig is benoemd, maar de reikwijdte en de voorwaarden van zijn opdracht zijn daarin niet vastgelegd.

De accountant moet zich ervan overtuigen dat er overeenstemming bestaat over de voorwaarden van de opdracht (NVCOS 4410 paragraaf 7). Dat zal in de meeste gevallen vastgelegd worden aan de hand van een opdrachtbevestiging. Dit moet al duidelijk zijn vóórdat de accountant zijn werkzaamheden begint en afrondt. Bij de hertoetsing waren er nog dossiers waaruit dat niet duidelijk bleek. Dat is in strijd met het fundamentele beginsel ‘deskundigheid en zorgvuldigheid’.

Bij de eerste, reguliere toetsing in september 2009 waren de posten op de balans onvoldoende gespecificeerd. De specificaties sloten niet altijd aan, er waren onvoldoende aantekeningen en gespreksverslagen in de dossiers opgenomen en er werden geen cijferbeoordelingen uitgevoerd. Ook was onvoldoende aandacht besteed aan rechten en verplichtingen die niet uit de balans blijken en aan gebeurtenissen die zich hadden voorgedaan na de balansdatum.

Ondanks de goede voornemens uit het verbeterplan bleken bij de hertoetsing in december 2011 in alle getoetste dossiers diverse posten in de jaarstukken onvoldoende onderbouwd. Daardoor is niet duidelijk welke werkzaamheden de accountant heeft uitgevoerd om die posten in de jaarstukken op te nemen en kan niet worden vastgesteld of is voldaan aan de vereisten die gelden bij de uitvoering van samenstellingsopdrachten.

Hetzelfde geldt voor het ontbreken van vastleggingen over gebeurtenissen die zich hebben voorgedaan na de balansdatum. Doordat hierover in twee van de vier getoetste dossiers niets was opgenomen, kon niet worden vastgesteld dat hier aandacht aan was besteed.

Ten slotte heeft de accountant jaarstukken opgesteld voor een cliënt die zelfstandig belastingplichtig is, terwijl uit het dossier bleek dat de cliënt deel uitmaakt van een fiscale eenheid.

Een dossier is van cruciaal belang om inzichtelijk te maken welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en of deze zijn uitgevoerd in overeenstemming met de vereisten voor de afgifte van een samenstellingsverklaring of controleverklaring. De accountant moet de uitvoering van zijn werkzaamheden vastleggen, samen met de gegevens waarop de uitvoering van de werkzaamheden is gebaseerd. De dossiers moeten inzichtelijk maken dat de werkzaamheden conform de geldende normen zijn uitgevoerd.

Volgens het fundamentele beginsel van deskundigheid en zorgvuldigheid en de Leidraad 11 moeten de dossiers in ieder geval overdraagbaar zijn aan een opvolgend accountant. Daarom voldeden de dossiers niet aan de eisen van NVCOS 4410 paragraaf 10. Bovendien kon niet worden vastgesteld dat de werkzaamheden zorgvuldig zijn uitgevoerd. Het accountantskantoor was in strijd met de NVAK-aav niet zo ingericht dat de opdrachten conform de geldende normen werden uitgevoerd.

Maatregel

De accountantspraktijk beschikte ook tijdens de hertoetsing in december 2011 niet over een voldoende stelsel van kwaliteitsbeheersing en dat is tuchtrechtelijk verwijtbaar. Dit kan de maatregel van (tijdelijke) doorhaling rechtvaardigen.

Uit de, op verzoek van de Accountantskamer gehouden, aanvullende hertoetsing blijkt dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing sterk is verbeterd. Om dat stelsel op orde te brengen, heeft de accountant de hulp ingeroepen van een extern deskundige. De Accountantskamer en de NBA verwachten dat de deskundige de praktijk binnen een aanvaardbare termijn op het vereiste niveau zal helpen brengen. Over ongeveer een jaar zou kunnen worden vastgesteld of die verwachting gerechtvaardigd is. De Accountantskamer geeft de NBA dan ook in overweging om te zijner tijd zo’n toets te laten uitvoeren.

Aan de accountant is niet eerder een tuchtrechtelijke maatregel opgelegd.

Al met al vindt de Accountantskamer het passend en geboden om af te zien van een (tijdelijke) doorhaling en te volstaan met een berisping.