Tuchtrecht

Persoonlijk contact met de cliënt verplicht

De accountant moet persoonlijk contact hebben met de klant voordat hij begint aan de uitvoering van zijn (samenstel)opdracht.

College van Beroep voor het bedrijfsleven

Zaaknummers:
17/724
Datum uitspraak:
18 januari 2018
Oordeel:
beroep gegrond / klacht deels gegrond
Maatregel:
waarschuwing
Status:
definitief
Vindplaats:
ECLI:NL:CBB:2018:28

Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een belastingadviseur doet de belastingaangiften en voert de financiële administratie voor een bv en een nv en drie aandeelhouders. Het kantoor van de adviseur gaat nauw samenwerken met een accountantskantoor en neemt dezelfde voornaam aan als dat kantoor. De fiscalisten en juristen zitten in hetzelfde gebouw als de accountants en hebben hetzelfde secretariaat.

Een assistent-accountant van het accountantskantoor stelt de jaarrekeningen 2013 en 2014 van de bv en de nv samen. Zij werkt onder verantwoordelijkheid van een accountant-administratieconsulent. Deze AA ondertekent de samenstellingsverklaring die een andere AA afgeeft bij de jaarrekening 2014 van de ondernemingen. De andere AA geeft ook een samenstellingsverklaring af bij de jaarrekening 2013.

De assistent was voor de samensmelting van beide kantoren in dienst bij het fiscaal-juridisch kantoor. De belastingadviseur blijft de contactpersoon van de ondernemingen. Medio 2015 gaat er iets mis. Het secretariaat verwisselt abusievelijk de conceptaangiften inkomstenbelasting 2014 van de aandeelhouders met die van een andere klant. Daardoor ontvangen de aandeelhouders en die andere klant elkaars conceptaangifte.

De drie aandeelhouders en de bv en nv dienen een klacht tegen de twee AA’s in bij de Accountantskamer. De Accountantskamer verklaart twee klachtonderdelen (a en d) gegrond en legt een waarschuwing op.

Volgens Standaard 4410 en de fundamentele beginselen van deskundigheid en zorgvuldigheid en van professioneel gedrag respectievelijk van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid moet de accountant, voordat hij de opdracht gaat uitvoeren, persoonlijk contact hebben met een vertegenwoordiger van de entiteit. Zo kan hij zich op basis van zijn eigen waarneming een oordeel vormen over de bedrijfsactiviteiten van de entiteit en over de persoon of personen die de entiteit vertegenwoordigen.

Persoonlijk contact maakt het voor de klant ook mogelijk in vrijheid te beslissen aan wie hij een opdracht verstrekt. Bovendien vergemakkelijken persoonlijk contact en een opdrachtbevestiging (of een vergelijkbaar stuk) de taak om als accountantskantoor de integriteit van de cliënt te onderzoeken bij aanvaarding of continuering van een opdracht.

De AA’s hebben vooraf geen persoonlijk contact gehad met de vertegenwoordigers van de vennootschappen. De accountants hebben niet duidelijk gemaakt bij welk kantoor(onderdeel) zij werken en wie precies verantwoordelijk is/zijn voor de samenstellingswerkzaamheden.
Verder hadden de twee pas mogen vragen om ondertekening van de opdrachtbevestiging nadat zij persoonlijk contact met de klant hadden gehad en duidelijk was wie waarvoor verantwoordelijk was.

Eén van de accountants gaat in hoger beroep tegen het oordeel van de Accountantskamer.

Beroepsgronden

  1. De Accountantskamer heeft onvoldoende meegewogen dat:
    - de belastingadviseur feitelijk als relatiebeheerder fungeerde en zijn accountantswerkzaamheden onder directe verantwoordelijkheid van de accountant deed;
    - de accountant en de belastingadviseur veelvuldig contact hadden tijdens de uitvoering van de samenstelwerkzaamheden;
    - de belastingadviseur zijn werk deed vanuit dezelfde ruimte als de accountant en er dagelijks direct contact was over diverse werkzaamheden;
    - er dus wel degelijk persoonlijk contact was met de cliënt onder verantwoordelijkheid van de accountant.
    - de samenstellingsverklaring werd afgegeven voor beleggingsactiviteiten;
    - er in de entiteiten geen omzet hoefde te worden verantwoord en de opbrengsten bestonden uit rentebaten en koersresultaten;
    - de accountant door het contact met de cliënt via de belastingadviseur voldoende wist van de activiteiten van de opdrachtgever, die niet werden uitgeoefend op een bedrijfslocatie;
    - over de kwaliteit van de accountantswerkzaamheden nooit inhoudelijke klachten zijn geuit;
    - de accountant per e-mail vragen van de klant heeft beantwoord en dat dit moet worden gezien als persoonlijk contact.
  2. De accountant heeft er bij de klant niet op aangedrongen de opdrachtbevestiging te ondertekenen, maar heeft alleen maar aan de bestuurders van de vennootschappen gevraagd de bevestiging bij de jaarrekening (‘letter of representation’) te ondertekenen.

Oordeel

Het beroep is deels gegrond.

Ad 1 Persoonlijk contact moet

Op de zitting bij het college heeft de accountant erkend dat:

  • hij als verantwoordelijk accountant zeker had moeten weten dat de klant en het kantoor het met elkaar eens waren over de dienstverlening door de accountant en de voorwaarden waaronder hij de diensten zou verlenen;
  • het niet goed is geweest dat hij tijdens de uitvoering van de samenstellingsopdracht – op de e-mails na - geen persoonlijk contact heeft gehad met de klant.

De accountant bevestigt dus dat hij heeft nagelaten om vooraf persoonlijk contact op te nemen met de vertegenwoordigers van de klant en dus niet de verplichtingen is nagekomen die volgen uit NV COS 4410 en de fundamentele beginselen van deskundigheid en zorgvuldigheid en van professioneel gedrag.

Het beeld van de bedrijfsactiviteiten en van de personen die de entiteiten vertegenwoordigen, was niet zo goed als de accountant zegt. Hij heeft namelijk niet gezien dat deze cliënten er zeer aan hechtten dat de overeengekomen werkzaamheden, waaronder het opstellen van jaarrekeningen, zouden worden uitgevoerd door één persoon, die zij daarvoor speciaal hadden geselecteerd. Dit onderstreept het belang van persoonlijk contact tussen de opdrachtgever en zijn accountant.

Dat er geen aanmerkingen waren op zijn (samenstel)werk doet niets af aan de – niet nagekomen – verplichting om (vooraf) persoonlijk contact te hebben.

Ad 2 Ondertekening

De klagers hebben dit verwijt onvoldoende onderbouwd en de Accountantskamer heeft dit klachtonderdeel daarom ten onrechte gegrond verklaard.

Maatregel

Waarschuwing.

Annotatie Lex van Almelo

Uit Standaard 4410 en de beginselen van deskundigheid en zorgvuldigheid en van professioneel gedrag vloeit voort dat je - voordat je aan een (samenstellings)opdracht begint - persoonlijk contact moet hebben met de cliënt, zodat je een goed beeld krijgt van diens activiteiten. Dat mag niet via een collega of per e-mail. Je moet de klant in de ogen hebben gekeken alvorens van start te gaan.

Daar lijkt geen woord Spaans bij. Ik ben echter benieuwd of de tuchtrechter nu ook vindt dat je als accountant ook steeds persoonlijk contact moet hebben met de cliënt ten behoeve van het cliëntenonderzoek in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). De Accountantskamer zei dat persoonlijk contact het onderzoek van de integriteit van de cliënt vóór en tijdens de opdracht kan vergemakkelijken. Het college heeft deze opmerking in hoger beroep impliciet bevestigd. Het woord ‘vergemakkelijken’ duidt niet op een verplichting. Maar het laatste woord is hier vast nog niet over gesproken.

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.