Michel T Schroots en Pegah Silakhori

Schendt een werkgever de privacy van zijn werknemer als hij zijn mail 'meeleest' om te kijken hoeveel hij privé mailt onder werktijd? En wat als hij camera's wil ophangen op de werkplek?

Werkgever en werknemer dienen zich tegenover elkaar als 'goed werkgever' en 'goed werknemer' te gedragen: de werkgever moet de privacy van de werknemer respecteren en de werknemer dient zich te onthouden van gedragingen die een negatieve invloed hebben op de bedrijfsvoering en reputatie van de werkgever.

Privacy is in de Wbp geregeld. Deze wet is van toepassing op de zogenaamde 'verwerking van persoonsgegevens'. Het verzamelen van persoonsgegevens is alleen toegestaan voor een specifiek doel. En deze gegevens mogen alleen door derden worden verwerkt als de werknemer hiervoor toestemming heeft verleend. Een werkgever mag de persoonsgegevens bijvoorbeeld gebruiken voor het verwerken en uitbetalen van het loon.

In de Wbp staat een aantal uitzonderingen op basis waarvan de werkgever de persoonsgegevens mag verwerken zonder toestemming van de werknemer. Eigenlijk gaat men er dan vanuit dat de toestemming al aanwezig is. Dit is onder meer het geval als de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst, zoals het bewaren van een kopie van het legitimatiebewijs of het inschakelen van een loonadministratiebureau .

Binnen bepaalde grenzen moet de werkgever toestaan dat de werknemer het internet en de telefoon privé gebruikt. Hij mag geen maatregelen nemen die de privacy van de werknemer schenden, zoals het (mee)lezen van persoonlijke mails of meeluisteren met persoonlijke telefoongesprekken. De werkgever moet oppassen met het opnemen van telefoongesprekken of opslaan van het internetgebruik, want dit valt onder de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Wbp. Dit mag alleen met toestemming van de werknemer of wanneer de werkgever hierbij een 'legitiem' belang heeft.

Ook voor het plaatsen van camera's op de werkvloer dient de werkgever een legitiem belang te hebben. Voorbeelden daarvan zijn de beveiliging van eigendommen van de werkgever of de bescherming van werknemers (bijvoorbeeld in een winkel). Bovendien moet het gebruik van (verborgen) camera's kenbaar zijn voor de werknemer. Een verborgen camera mag ook pas worden ingezet als daar een concrete aanleiding voor is en er echt geen andere (minder vergaande) maatregelen mogelijk zijn.

Welke mogelijkheden zijn er nu voor de werkgever, binnen de Wbp, tegen het buitensporige gebruik van privémail door werknemers?

Het verdient aanbeveling om een protocol of reglement op te stellen voor het (privé-)gebruik van mail-, internet- en telefoonfaciliteiten en het inzetten van (verborgen) camera's. Bij het opstellen van zo'n handboek moet rekening worden gehouden met de Wpb en is instemming van de ondernemingsraad (bij 50 werknemers of meer) vereist. De werknemer weet zo waar hij aan toe is en de werkgever kan de werknemer - zo nodig - aanspreken op schending van de regels uit het handboek. In de arbeidsovereenkomst dient de toepasselijkheid van het handboek uiteraard wel te worden overeengekomen. Ook is het raadzaam de werknemer expliciet te laten tekenen voor ontvangst van het handboek.