Discussie Opinie 08 december 2023

Managementletters en de kunst van begrip, prioritering en actie

Bij de meeste organisaties is recentelijk de management letter van de accountant binnengekomen. De vraag die nu op tafel ligt: Hoe geef je hier op de meest overtuigende manier gehoor aan?

Erik Koster

In de wereld van organisaties komt er, naast de jaarlijkse financiële rapportage, vaak nog een ander document om de hoek kijken: de managementletter van de accountant. Hoewel soms als een jaarlijks ritueel beschouwd, is dit document eigenlijk een schatkist vol waardevolle informatie die de koers en gezondheid van de organisatie kan beïnvloeden. Laten we duiken in de kunst van begrip, prioritering en actie als het gaat om managementletters.

'Last' of leermoment?

In de nasleep van de ontvangst van de managementletter is de reflex in veel organisaties om te onderzoeken of er bestuurlijke 'last' uit voortkomt. Als dit niet het geval is, verliest het stuk al snel wat van zijn glans. Maar wacht even, de accountant heeft bepaalde punten in de spotlights gezet. Dat zijn dus punten die aandacht van de organisatie vragen; waarom schrijft de accountant ze anders op? Het is van essentieel belang dat deze punten niet oppervlakkig worden behandeld, maar tot in de kern worden begrepen.

Helaas zien we vaak dat organisaties de aanbevelingen oppakken zonder ze echt te voelen. De managementletter is geen dood papier; het is een adviesrapport. Begrip gaat verder dan enkel de punten lezen; het draait om begrijpen waarom de accountant ze benoemt en waarom ze belangrijk zijn voor de organisatie. Dit begrip vormt de basis voor effectieve actie.

Begrip leidt tot prioritering. Pel de managementletter af, identificeer de bijbehorende acties en prioriteer op basis van belang en impact. Het is essentieel om duidelijke keuzes te maken over wat onmiddellijke aandacht behoeft en wat op de langere termijn opgepakt kan worden. Concrete acties geven richting en maken het mogelijk om echte vooruitgang te boeken.

Breder eigenaarschap

Een belangrijk inzicht is dat de managementletter niet uitsluitend financieel van aard is. Het raakt de gehele organisatie. Het eigenaarschap mag niet beperkt blijven tot de financiële afdeling. Bespreek de managementletter ook met het primaire proces. Dat het primaire proces begrip van de bevindingen en hun impact heeft, is van cruciaal belang om dit eigenaarschap te creëren. Het is niet alleen reageren op de bevindingen, maar begrijpen waarom ze belangrijk zijn voor de organisatie.

Wij doen een oproep om de managementletter niet alleen als een jaarlijks terugkerend ritueel te beschouwen, maar als een krachtig instrument voor beter management en beheersing van de organisatie. We dagen accountants uit om managementmeetings te organiseren met de organisatie. Daarin worden de bevindingen besproken en gezamenlijk acties geformuleerd. Op deze wijze wordt gezamenlijk begrip, prioritering en actie gestimuleerd. Zo veranderen managementletters van een jaarlijks document, naar een instrument dat bijdraagt aan een gedragen en krachtige aanpak voor de beheersing in de organisatie.