Magazine 01 mei 2011

'Van steekproeven zijn we voorlopig niet af'

Steekproeven kunnen in de controlepraktijk beter en efficiënter als accountants meer oog hebben voor statistische technieken. Reden voor de stuurgroep Statistical Auditing om op Accountant.nl een serie statistische columns te starten.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 5, 2011

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Start statistische columns op Accountant.nl

In 2009 deed de Belastingdienst tijdens een symposium over statistiek in de auditpraktijk eens verslag van de effectiviteit van statistische steekproeven bij het controleren van de juistheid van belastingaangiftes. De conclusie was verre van geruststellend. De accountants van de Belastingdienst kwamen in hun eigen steekproeven nogal wat ten onrechte geaccepteerde aangiftes tegen. Meer althans dan verwacht mocht worden als de certificerende accountants hun - eveneens op steekproeven gebaseerde - controles goed hadden uitgevoerd. Die hadden te veel gebouwd op eigen risicoanalyse. De controles waren dus waarschijnlijk óf te klein geweest, of verkeerd uitgevoerd. 

Voor statisticus Ed Broeze, die in 2006 promoveerde op de dissertatie getiteld Validation of Risk Assessment in Auditing, en indertijd werkte bij de Algemene Rekenkamer bevestigde dit iets dat eerdere bevindingen hem al deden vermoeden: accountants - niet alleen bij de rijksoverheid maar ook in de commerciële auditpraktijk - bouwen te veel op relatief subjectieve risicoanalyses en hebben daarnaast te weinig begrip van basale statistische principes. 

Belang evident

Is die kennis dan zo nodig? Ja wis en waarachtig, meent niet alleen Broeze maar ook Hans Blokdijk, beiden lid van de stuurgroep Statistical Auditing, die, samen met het Limperg Instituut bovengenoemd symposium had georganiseerd. 

De heren zitten nu bij elkaar om te vertellen waarom lezers van Accountant.nl vanaf nu maandelijk een rubriek zullen vinden over toepassing van statistiek in de auditpraktijk en de wetenschappelijke onderbouwing van die methodes. Het belang daarvan is evident: als een controlerend accountant met zeker aplomb schrijft dat gecertificeerde jaarcijfers ‘een betrouwbaar beeld’ geven, dan suggereert hij impliciet overtuigd te zijn van de juistheid van de onderliggende boekingen en boekinkjes. Die overtuiging steunt - noodzakelijker- wijs - mede op ‘deelwaarnemingen’ oftewel steekproeven. Maar ja, als het daar rammelt, rammelt dan ook de goedkeurende verklaring zelf niet? 

Vreemd dat dit belangrijke thema nu pas wat structureler aandacht krijgt.

Blokdijk: “Ja, maar op de achtergrond speelt het wel veel langer. Al twintig jaar geleden organiseerde een groepje mensen dat zich bij grote accountantskantoren bezighield met de toepassing van steekproeven - in de praktijk hoofdzakelijk gericht op kosten en balansitems zoals ‘voorraden’ en ‘debiteuren’ - een congres over statistiek in de auditpraktijk. Gangmakers waren toen, behalve Ed Broeze, ook Martien van Zuilen van de Radboud Universiteit en Paul van Batenburg van Deloitte & Touche. Dat initiatief werd goed ontvangen en we concludeerden dat er behoefte was aan een stuurgroep. Die zou zich beraden op verbeteringen van het gebruik van statistiek in de controlepraktijk en een sterkere theoretische onderbouwing. Sindsdien heeft die stuurgroep talrijke projecten geëntameerd, gestimuleerd of begeleid: afstudeerprojecten, promoties, een NWO-gesubsidieerd promotieonderzoek. Ook binnen de statistische adviesafdelingen van grote maatschappen. Bovendien werd een opleidingsprogramma ontwikkeld. Maar de impact bleef beperkt. Accountants in het veld pikten het niet op. Om de communicatie met die praktijk te versterken gaan de stuurgroepleden nu die rubriek verzorgen.” 

Kwaliteit wisselend

Broeze: “Ik vrees dat ook meespeelt dat statistiek als discipline bij accountants altijd zwak ontwikkeld is geweest. Accountants zijn cijfermensen maar toch hebben ze vaak, net als anderen, een aversie tegen statistiek. Mede daarom hebben wij met onze stuurgroep dat standaard onderwijspakket ontwikkeld. Dat zit nu gelukkig in het curriculum van verschillende academische accountancyopleidingen Vanuit hun hoofdkantoren krijgen accountants wel aanwijzingen over hoe ze in bepaalde gevallen een steekproef moeten doen. Maar die geven, zich voegend naar internationale auditstandards, ruimte aan implementatie met de natte vinger. Soms denkt een accountant toe te kunnen met een kleine of helemaal geen steekproef omdat hij, afgaand op zijn professional judgment en risicoanalyse, de kans klein acht fouten te vinden. Maar uit onderzoek dat ik deed blijkt dat de kwaliteit van die risico-inschatting, voorzichtig gezegd, nogal wisselend is. Accountants overschatten kortom het belang van een risicoanalyse en onderschatten daarmee wat er met steekproeven nog aan assurance moet worden gegenereerd.” 

Misschien vinden ze het ook vervelend werk. En mogelijk zijn ze er niet van overtuigd dat de extra kosten van grotere steekproeven leiden tot een kwalitatief betere audit.

Blokdijk: “Dat bonnetjes en facturen nakijken vervelend wordt gevonden is wel zeker. Daarom laten ze dat ook altijd doen door medewerkers die net binnenkomen. Maar daarmee is het niet minder belangrijk en je moet ook echt weten waar je op moet letten. Dom werk is het niet.” 

Albert Heijn

Broeze: “Inderdaad speelt mee dat grotere steekproeven de controlerekening voor de klant hoger maken. En helaas kan de accountant tamelijk ongestraft - te - krappe steekproeven nemen, want wat niet weet wat niet deert. Daar bestaat geen goed onderzoek over, maar die zonet aangehaalde bijdrage van de Belastingdienst laat zien dat je daar op z'n minst zorgen over moet hebben. Hoe dan ook, in onze rubriek zullen we hopelijk wel laten zien dat gebruik van geschikte steekproeftechnieken aantoonbaar een beter beeld geeft van wat je wilt weten. Albert Heijn schat de voorraden in hun winkels bijvoorbeeld met gebruikmaking van de zogeheten regressietechniek. We gaan dus bespreken hoe zoiets werkt. Maar het zoeken naar een optimum van kostenbeheersing en betrouwbaarheid is daarin heel belangrijk. Daar kunnen auditors ook iets mee.’ 

Zullen steekproeven niet overbodig worden als straks met de exponentieel gegroeide rekencapaciteit en slimme software complete data-analyse mogelijk is?

Blokdijk: “Há. Dat zou mooi zijn ja. Maar wat je dan nog steeds niet hebt gecontroleerd is of de primaire vastlegging wel deugde. En bij fraude die met dit soort complete monitoring rekening houdt, zul je aanvullende intelligente controle nodig hebben. Nee, van steekproeven zijn we voorlopig echt niet af!” 

Statistiek op Accountant.nl

De Stuurgroep Statistical Auditing verzorgt vanaf nu maandelijks een statistische column op Accountant.nl. Daar kan ook worden gereageerd en kunnen vragen worden gesteld. 

De eerste column is onlangs verschenen: Waarom statistische steekproeven?