Magazine 01 september 2012

Is uw softwareleverancier innovatief genoeg?

Van de moderne accountant wordt steeds meer een andere rol verwacht: de klant proactief informeren en adviseren. Zonder ondersteuning van de juiste financiële software is dat onmogelijk.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 9, 2012

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Hoe vaak heeft u overleg met uw softwareleverancier over toekomstige ontwikkelingen en kunt u zelf invloed uitoefenen op innovaties binnen de software? Hebben uw leveranciers bijvoorbeeld een roadmap beschikbaar met toekomstige innovaties? In hoeverre maken zij echt gebruik van de moderne technieken die cloud computing biedt? Kunt u uw dagelijkse managementinformatie opvragen via een smartphone? Is uw softwareleverancier klaar voor XBRL? Kunt u straks elektronische facturen aanmaken en ontvangen in XML-formaten? Dit zijn belangrijke vragen als u uw rol als adviseur goed wilt blijven invullen.

SEPA

Vanaf 1 februari 2014 loopt het betalingsverkeer via SEPA. Voor SEPA kunnen accountants nu al beginnen met het vervangen van lokale bankrekeningen door IBAN. Gaat het om een paar rekeningen, dan kan dat met de hand. Gaat het om tientallen of meer rekeningen, dan kan gebruik worden gemaakt van de IBAN-conversieservices. Vanuit het eigen administratiesysteem kan de accountant een bestand met bankrekeningen aanbieden aan de IBAN-conversieservices. Daarna wordt automatisch de IBAN toegevoegd, die weer wordt ingelezen in het administratiesysteem. Dit moet natuurlijk wel worden ondersteund door de software.

Voor incasso's is eMandates in ontwikkeling om mandaten per incasso efficiënt, en rechtsgeldig, af te handelen. Ook dat moet de software kunnen ondersteunen. Voor overschrijven en incasso's wordt het clieop03-formaat vervangen door de SEPA-formaten SCT (SEPA Credit Transfer) en SDD (SEPA Direct Debet). Banken kunnen op deze formaten (kleine) afwijkingen hanteren.

SBR/XBRL

Vanaf 1 januari 2014 wordt de btw-aangifte via SBR gedaan. Over SBR en XBRL is de afgelopen jaren al genoeg geschreven. Nu is het de beurt aan softwareleveranciers om dit te ondersteunen. Een uitdaging is natuurlijk de kredietrapportage aan banken die aan het licht heeft gebracht dat de financiële software van vandaag de dag lang niet compleet is. Denk aan registratie van verplichtingen en schulden. Ook een koppeling met Digipoort en de BIV hoort straks tot de standaarduitrusting van uw software.

WKR

De werkkostenregeling (WKR) raakt zowel de financiële als de salarisadministratie. Veel leveranciers van financiële software schenken geen aandacht aan de werkkostenregeling en beschouwen de WKR als onderdeel van de salarisadministratie. De praktijk is dat voor het bepalen van de vrije ruimte ook bepaalde kosten uit de boekhouding belangrijk zijn. Denk aan een personeelsuitje. Het gevolg is dat deze kosten dubbel moeten worden geregistreerd, in de boekhouding en in de salarisadministratie voor de WKR.

Cloud computing

Cloud computing is inmiddels een containerbegrip. In hoeverre maken leveranciers echt optimaal gebruik van internet als het gaat om financiële software? Kunt u online met uw klanten samenwerken? Bent u verlost van systeembeheer en maakt uw software gebruik van webservices om, geheel geautomatiseerd, gegevens uit te wisselen met andere systemen? Een voorbeeld van dit laatste is de journaalpost van de loonverdeelstaat die automatisch in uw boekhouding terechtkomt.

Mobile computing

In het verlengde van cloud computing wint mobile computing steeds meer terrein. Mobile computing is het ontsluiten van software op een smartphone of een tablet-pc. Steeds meer softwareleveranciers leveren apps (programma's die speciaal zijn ontworpen voor mobile computing) als aanvullende diensten op hun softwarepakketten. Zo kan snel onderweg de openstaande facturen van een klant worden bekeken of een vrije dag worden ingepland.

Elektronisch factureren

Elektronisch factureren komt minder snel van de grond dan verwacht. Iedereen wacht op elkaar, zoals indertijd ook bij de introductie van de fax. Als tijdelijke oplossing zien we ‘scan- en herkenoplossingen’. Een klant of de accountant scant zelf een inkoopfactuur of kassabon die vervolgens weer digitaal wordt opgeslagen, herkend en geboekt. De resultaten met herkennen lopen nog sterk uiteen.

Uiteindelijk zullen ‘scan- en herkenoplossingen’ plaats maken voor echt elektronisch factureren, waarbij facturen, en wellicht kassabonnen, automatisch tussen systemen uitgewisseld en verwerkt worden. Een factuur aanmaken in pdf en per e-mail verzenden is geen elektronisch factureren. Het gaat bij elektronisch factureren om het ontvangen en herkennen van facturen, zodat deze automatisch verwerkt en geboekt kunnen worden.

Met elektronische bankafschriften wordt al jaren gewerkt. Met innovatieve software worden de bankafschriften van (klant)administraties volledig automatisch klaargezet in uw boekhoudpakket en zijn geen extra handelingen nodig voor het up- en downloaden van betaalafschriften.

Eén druk op de knop

Bij managementinformatie gaat het om financiële informatie op basis waarvan accountants klanten kunnen adviseren, bijvoorbeeld om wel of niet te investeren. Met Excel is veel mogelijk, maar kunt u met ‘één druk op de knop’ de gewenste informatie uit de financiële administratie halen? Niet alleen een jaarrekening, maar bijvoorbeeld ook budgetten en een liquiditeitsprognose? Uw financiële software moet dus niet alleen innovatief zijn, maar ook flexibel qua inrichting. Pas dan kunt u goed inspelen op uw rol van de moderne accountant.

Noot
Gerard Bottemanne is eigenaar van onderzoeksbureau GBNED (www.ictaccountancy.nl).

Checklist

Ga na of u voldoende op de hoogte bent van onderstaande functies en bekijk of u deze zaken kunt afvinken bij uw financiële software:

• SEPA en IBAN
• SBR en XBRL
• WKR
• cloud computing
• integratie met andere systemen via webservices
• mobile computing
• elektronisch factureren
• integratie elektronische bankafschriften
• managementinformatie direct uit uw boekhoudpakket

En is uw software flexibel genoeg?

Financiële software moet niet alleen innovatief zijn, maar ook flexibel qua inrichting. Een eenvoudig voorbeeld is de wijziging van de btw per 1 oktober 2012. Kunt u zelf de btw-percentages per ingangsdatum instellen (dus 21 procent per 1 oktober 2012) of bent u afhankelijk van uw softwareleverancier en een update van uw software?