Opinie 07 januari 2019

Waarneming ter plaatse: old school of juist van deze tijd?

De beoordeling van de kwaliteit van uitgevoerde accountantscontroles is niet eenvoudig. De uitkomsten ervan leveren met regelmaat heftige discussies op. Het dossier is een belangrijke houvast voor een dergelijke beoordeling, maar dan toch blijft de discussie. Bijwonen van de controle kan helpen.

De discussie wordt mede gevoed door een verschil in perceptie tussen de werkelijk uitgevoerde en uit te voeren werkzaamheden en de vastlegging daarvan in het dossier, dat door de AFM wordt beoordeeld. Inmiddels gaat - mede naar aanleiding van die dossiers en versterkt door activiteiten van ondernemingen die het nieuws halen - het gesprek met de politiek in de richting van een Commissie Toekomst Accountancysector. Ondertussen worden door de AFM nieuwe dossier- en kantoorreviews gepland en uitgevoerd, die weer uitmonden in een verslag met kritiekpunten. Wellicht kan een beoordelingsinstrument dat in aanpalende takken van sport wordt gebruikt in deze reviewactiviteiten enige verlichting brengen.

In 2005 ging de eerste handelsperiode van de EU ETS* van start. Een belangrijk aspect van dit systeem, dat nog immer actief is, is dat ondernemingen die daaraan verplicht deelnemen op basis van verkregen CO₂-rechten, jaarlijks de daadwerkelijk gerealiseerde CO₂-uitstoot over een boekjaar moeten rapporteren in een digitaal systeem. De gerapporteerde informatie moet zijn gecontroleerd door een daartoe bevoegde externe 'verificateur'.

Bij de accountantsorganisatie waaraan ik destijds verbonden was besloten wij om op te gaan voor de status van erkende verificateur en dat is gerealiseerd. Om deze status te verwerven moet zijn voldaan aan de ISO 14065-norm. Dat betekent dat sprake moet zijn van deskundige verificateurs en een kwaliteitssysteem waarin een veelheid aan zaken is vastgelegd, zoals de audit methodologie, de bijbehorende modellen en checklists, de criteria voor deskundigheid, opleidingsplannen, CV's van teamleden, dossiervoering, interne kwaliteitsbeoordeling enzovoort.

De organisatie die toezicht houdt op het werk van de erkende verificateur is de Raad voor Accreditatie (RvA). Dit toezicht houdt in dat jaarlijks het hiervoor genoemde kwaliteitssysteem tegen het licht wordt gehouden. Daarbij wordt niet alleen gelet op aansluiting met de voorschriften, maar ook op de wijze waarop de kwaliteit van het systeem intern wordt bewaakt en waarop wijzigingen in het systeem worden aangebracht en hoe de kwalificaties van de teamleden worden bewaakt. Ook wordt een aantal audits bijgewoond en worden dossiers van uitgevoerde audits beoordeeld op toepassing van de juiste methodologie en interne kwaliteitsbewaking en op de juistheid van de tijdens de audit gemaakte keuzes en getrokken conclusies. De uiteindelijke uitkomst van deze jaarlijkse beoordelingscyclus wordt gerapporteerd aan de erkende verificateur, waarbij een overzicht van verbeterpunten wordt opgenomen. De opvolging van deze verbeterpunten wordt gemonitord. De ultieme sanctie voor het niet opvolgen van de verbeterpunten is het intrekken van de accreditatie.

Een belangrijk onderdeel van deze jaarlijkse kwaliteitsbeoordeling door de RvA is de hiervoor genoemde 'bijwoning'. Jaarlijks wordt al vroeg in het najaar de planning van interim audits en finale audits doorgegeven aan de RvA. Op basis daarvan selecteert de RvA enkele audits die worden aangewezen voor bijwoning. Dat houdt in dat een waarnemer van de RvA aanwezig is tijdens de uitvoering van de audit. De waarnemers nemen waar: ze observeren het auditproces, de teamdiscussies, de gesprekken met vertegenwoordigers van de cliënt, de besluitvorming en conclusies, kortom: alle auditgerelateerde activiteiten bij de cliënt.

Na afloop van de on site audit -  als alle werkzaamheden zijn afgerond -  vindt de evaluatie plaats, waarin de waarnemers hun bevindingen terugkoppelen naar het auditteam. Deze bevindingen en de wijze waarop daaraan opvolging wordt gegeven zijn onderdeel van de totale jaarlijkse kwaliteitsbeoordeling van de erkend verificateur. De waarnemers krijgen zo een goed beeld van de werkwijze en cultuur in de auditteams, waaruit goede aanbevelingen kunnen volgen en waarnemingen die nuttig kunnen zijn bij de overall beoordeling van het kwaliteitssysteem. De waarneming ter plaatse is daarmee zeker geen old school.

* EU ETS: European Union Emission Trading Scheme is het handelsysteem voor CO2-rechten dat de EU gebruikt om door middel van verhandelbare emissierechten de uitstoot van CO2 te reduceren.