Tuchtrecht

Specificatie roept vragen op

Een accountant-administratieconsulent specificeert haar factuur onduidelijk. Tuchtrechtelijk gezien valt haar niets verwijten. Of zij te veel heeft gerekend, moet de Raad voor Geschillen of de civiele rechter bepalen.

Accountantskamer

Zaaknummers:
20/907 Wtra AK
Datum uitspraak:
19 oktober 2020
Oordeel:
ongegrond
Maatregel:
geen
Status:
definitief
Vindplaats:
ECLI:NL:TACAKN:2020:61

Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een jeugdzorginstelling voert voor enkele gemeenten de Jeugdwet uit. Daarover moet de instelling na afloop van elk jaar een financiële productieverantwoording overleggen aan de gemeenten met daarbij een controleverklaring. Voor de verantwoording over 2017 tot en met 2019 schakelt de instelling een accountant-administratieconsulent in.

De accountant raamt de kosten voor de werkzaamheden over 2017 op 50 uur, maar factureert er 41,5. Voor de boekjaren 2018 en 2019 schat de accountant 40 uur nodig te hebben. Zij factureert voor die jaren 40 respectievelijk 35 uur. In de urenspecificatie 2019 staat onder meer dat er één uur is gerekend voor bestanden opvragen, vier uur voor bestanden ordenen en drie uur voor het scannen en mailen van de controleverklaring.

De instelling reclameert, omdat het onduidelijk is waarom hiervoor zo veel uren nodig waren. Op verzoek van de accountant had de instelling de bestanden namelijk ‘volledig geordend’ aangeleverd. En waarom moet dat scannen en mailen van een controleverklaring zo lang duren?

De accountant geeft aan dat zij bij het maken van de opdrachtbevestiging heeft gekeken naar de bestede uren voor 2018. Daar zat toen een investering van haar kant in om de regelgeving te doorgronden en kennis van de instelling op te bouwen. “Allemaal in het kader van de voorschriften die de NBA stelt aan een accountantsdossier in het geval van een controle-opdracht.” Voor de raming 2019 is zij er vervolgens van uitgegaan dat zij efficiënter kon werken dan in 2018. En het aantal uren valt inderdaad lager uit dan geschat.

“Dat die uren voor jou als klant niet helemaal zichtbaar zijn hangt meer samen met de vereisten die aan het controledossier worden gesteld dan het feitelijk trekken van cliëntdossiers e.d.” Maar de accountant blijft achter de urenverantwoording staan en gaat ervan uit dat het dossier bij een review voldoende zal zijn.

De klant is er niet van onder de indruk en verwacht een aangepaste factuur, waarop alleen de daadwerkelijk bestede uren staan en geen investering uit 2018 wordt verrekend.

De accountant laat vervolgens weten dat zij de reactie snapt en dat het beter was geweest om de specificatie wat gedetailleerder op te stellen en “in lijn met de beschrijving van alle werkzaamheden die ik moet verrichten op grond van het accountantsprotocol en de voorschriften van de NBA rondom dossier- en oordeelsvorming”. Ze voegt eraan toe dat dit “een leermoment” is en dat zij haar werkzaamheden voortaan uitgebreider moet omschrijven. “Mijn welgemeende excuses voor de geschapen onduidelijkheid.”

Ondanks een betalingsherinnering laat de instelling de factuur deels onbetaald. De instelling dient een klacht in bij de Raad voor Geschillen en bij de Accountantskamer.

Klacht

De accountant heeft:

  • de kosten voor haar werkzaamheden onzorgvuldig gefactureerd;
  • achteraf de specificatie aangepast;
  • de factuur niet willen minderen.

Oordeel

De klacht is ongegrond.

Volgens vaste rechtspraak kan een tuchtklacht over declaraties alleen slagen als de betrokken accountant bij het opstellen en indienen van de declaraties zo onzorgvuldig, niet-integer of onprofessioneel heeft gehandeld, dat zij/hij daardoor de regels van de Wab of de VGBA heeft overtreden. Bijvoorbeeld door bewust en te kwader trouw onjuiste of misleidende declaraties in te dienen bij de cliënt. Volgens het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid moet een accountant haar of zijn facturen desgevraagd specificeren en inzichtelijk maken wat zij/hij heeft gedaan en precies factureert.

De accountant heeft deze norm niet overtreden, want zij heeft:

  • de factuur op verzoek van de instelling meteen gespecificeerd;
  • de bestede uren toegelicht;
  • de aard van de werkzaamheden nader gespecificeerd.  

De klager kan de verstrekte toelichting onvoldoende vinden, in twijfel trekken of het daar niet mee niet eens zijn. Maar of deze gelijk heeft, moet de Raad voor Geschillen beoordelen of (eventueel) de burgerlijke rechter. Op de zitting heeft de klager gezegd dat hij een specificatie van werkzaamheden mocht verwachten zoals die is voorgeschreven voor zijn eigen beroepsgroep. Maar als hij die had willen hebben dan had hij dat moeten afspreken.

De Accountantskamer weegt mee dat de accountant met haar factuur binnen de kostenraming is gebleven, waarmee de instelling akkoord was gegaan. Bovendien was dat urenaantal in lijn met wat zij in voorgaande jaren declareerde. Maar het laatste woord daarover heeft de Raad voor Geschillen of (eventueel) de burgerlijke rechter.

De accountant heeft op de zitting gezegd dat zij al direct aan het verzoek om specificatie wilde voldoen, maar dat de eerste specificatie nog te weinig gespecificeerd was. Volgens de Accountantskamer was “het wellicht verstandig” geweest als zij meteen het overzicht had gestuurd, dat zij wel bij haar verweerschrift heeft gevoegd. De kamer vindt de koers die zij heeft ingezet en gevolgd “echter verklaarbaar”. De klager dreigde met een klachtprocedure en zij heeft haar excuses aangeboden.

Dat zij de zaak niet in der minne heeft willen regelen en meent dat zij recht heeft op betaling van haar uren vindt de Accountantskamer niet tuchtrechtelijk verwijtbaar. Maar, zoals gezegd, het laatste woord daarover is aan de Raad voor Geschillen of (eventueel) de burgerlijke rechter.

Maatregel

Geen.

Annotatie Lex van Almelo

Volgens de VGBA moet je de facturen voor verrichte werkzaamheden duidelijk specificeren. De accountant in kwestie specificeerde wel, maar niet duidelijk genoeg. In de urenspecificatie staat dat er één uur is gerekend voor bestanden opvragen, vier uur voor bestanden ordenen en drie uur voor het scannen en mailen van de controleverklaring. Volgens de klant waren de bestanden op verzoek van de accountant juist geordend aangeleverd, terwijl ook die andere uren vragen oproepen. In een toelichting wijst de accountant er onder meer op dat zij in het voorgaande jaar heeft moeten investeren in de opdracht. Zo moest zij vertrouwd raken met de toepasselijke regelgeving en de opdrachtgever. Pas als de klant een tuchtklacht indient, komt zij met een helder overzicht, als bijlage bij haar verweerschrift. Dat is natuurlijk rijkelijk laat. Maar de accountant heeft inmiddels haar excuses aangeboden en – naar eigen zeggen – haar lesje geleerd.

Of de factuur te hoog is, moet de Raad voor Geschillen of de civiele rechter beoordelen. De klant heeft ook een klacht bij de raad ingediend. De tuchtrechter ziet niets onjuists of misleidends in de facturen en de specificaties, temeer omdat de accountant keurig onder het geoffreerde en geaccordeerde maximum is gebleven.

Je vraag je af waarom een klant zo’n punt maakt van een paar gefactureerde uurtjes. En kennelijk midden in coronatijd stáát op een live-zitting. Wilde hij met een klacht de hoogte van de factuur naar beneden krijgen? In eerste instantie is dat met de tuchtklacht niet gelukt.

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.