Mert Tirgil

Onlangs verscheen op deze site een bericht over de toename van het aantal gemeenten met een goedkeurend oordeel voor rechtmatigheid. Ruim 87 procent van de 388 gemeenten kreeg voor het verslagjaar 2017 een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring. Hiermee is de situatie sinds 2015 weer grotendeels genormaliseerd, aldus minister Ollongren van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in haar bericht aan de Tweede Kamer.

Ook bleek uit dit bericht dat de meeste fouten in de categorie 'Overig' bij de (Europese) aanbestedingen werden gemaakt. Huh? Hoe dan, vraag je jezelf waarschijnlijk af. Ik zal het met een 'simpel' voorbeeld uitleggen.

Aanbesteden

Stel dat de gemeente Bikinibroek (de onderzeese stad waar SpongeBob woont) in het kader van 'schonere zeestad’ vijf nieuwe machines wil aanschaffen, om al het plastic op de zeebodem te recyclen. De totaalwaarde van de opdracht is € 300.000 en ligt daarmee boven de Europese aanbestedingsgrens van € 221.000 (Aanbestedingswet 2012). Daarom moet de gemeente Bikinibroek deze opdracht Europees aanbesteden. Dit houdt in dat de gemeente verplicht is om de opdracht op TenderNed (aanbestedingssysteem) te publiceren.

'87 procent van de 388 gemeenten kreeg voor het verslagjaar 2017 een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring.'

Opdrachtnemers kunnen zich via TenderNed inschrijven voor een opdracht. De opdracht wordt gegund aan de opdrachtnemer met de economisch meest voordelige inschrijving. Op deze manier kunnen de gemeenten de beste prijs-kwaliteitverhouding krijgen en wordt discriminatie en ongelijke behandeling voorkomen. In sommige gevallen kunnen gemeenten afwijken van de regels, zoals wanneer het om een kennis-specifieke opdracht gaat en er maar één opdrachtnemer op de markt aanwezig is, of wanneer het om een spoedopdracht gaat als gevolg van onvoorziene omstandigheden. Naast de Europese aanbestedingen bestaan er ook nog andere soorten aanbestedingen en regels, maar die laten we in dit artikel buiten beschouwing.

Klinkt simpel toch? Waar gaat het dan nog mis? In de praktijk zien wij vaak dat de contracten onjuist en onvolledig worden geregistreerd en gemonitord (contractmanagement).

'In de praktijk zien wij vaak dat de contracten onjuist en onvolledig worden geregistreerd en gemonitord.'

Hierdoor hebben afdelingen geen inzicht in de gemeentebrede inkoopbehoefte en weten ze dus niet wanneer een contract afloopt en een nieuwe aanbesteding moet plaatsvinden. Dit zorgt er bijvoorbeeld voor dat een opdracht langer dan toegestaan zonder aanbesteding wordt verlengd. Ook zien wij dat afdelingen zonder van elkaar te weten mensen inhuren en hierdoor de grens overschrijden.

Er is ook sprake van onwetendheid. Mensen weten bijvoorbeeld niet dat, wanneer ze een externe partij willen inhuren, ze dit onder bestaande contracten kunnen doen en hiervoor geen nieuwe aanbesteding nodig is. Of ze weten niet welke stappen ze hiervoor moeten volgen. Het is ingewikkelder dan je denkt, vind je niet?

Zelf doen

Vanaf 2021 moeten colleges van burgermeester & wethouders (B&W) zelf een rechtmatigheidsverantwoording afgeven in de jaarstukken, wat nu door de externe accountant wordt gedaan. Dit betekent dat het college van B&W alles intern op orde moet hebben en die boodschap zelf aan de raad moet brengen. Oké, dat kost extra tijd en werk, maar biedt ook nieuwe kansen. Zo krijgt het college meer ruimte om uit te leggen welke afwegingen ze hebben gemaakt. Bijvoorbeeld waarom een opdracht boven de EU aanbestedingsgrens niet Europees maar onderhands is aanbesteed, waarom SpongeBob tien jaar voor hetzelfde project is ingehuurd of waarom de opdracht aan Patrick (beste vriend van SpongeBob) is gegund.

Kortom: inzicht in de gemeentebrede inkoopbehoefte, contracten juist registeren en bijhouden, aanspreekpunten ontwikkelen, medewerkers voldoende trainen en interne controles op een hoger niveau brengen (lijn en concern): dat zorgt ervoor dat je alles intern op orde hebt en dat jouw gemeente in control is en blijft!