Danny Theunis

Alle (accountants)organisaties met in de regel tenminste vijftig werknemers moeten een klokkenluidersregeling hebben. Accountantsorganisaties die wettelijke controles verrichten, moeten dat ongeacht het aantal werknemers (dus ook als zij minder dan vijftig werknemers hebben).*

De wetswijziging dwingt accountantsorganisaties tot aanpassing van hun klokkenluidersregelingen. De wijzigingen voorzien onder meer in concrete, korte termijnen voor ontvangstbevestiging en onderzoek van een melding, de mogelijkheid van mondeling melden en het registreren van meldingen in een register.

'De voornaamste wijziging ten opzichte van de oude wet is dat 'klokkenluiders' nu niet meer eerst intern, bij de organisatie, moeten melden.'

De voornaamste wijziging ten opzichte van de oude wet is evenwel dat melders ('klokkenluiders') nu niet meer eerst intern, bij de organisatie, moeten melden. Zij kunnen nu direct melden bij een bevoegde autoriteit. Die autoriteit kan het Huis voor Klokkenluiders zijn, maar ook andere instanties die nu als 'bevoegde autoriteit' zijn aangemerkt. Denk daarbij aan de AFM, DNB en de NZa.

Regie nemen

Aldus hebben accountantsorganisaties niet altijd de gelegenheid de vermeende misstanden (eerst) zelf te onderzoeken en het geschil met de melder op te lossen. Gelet hierop zouden accountantsorganisaties er goed aan doen de regie zoveel mogelijk in eigen hand te nemen. Dat kan bijvoorbeeld door de klokkenluidersregeling open te stellen voor iedere potentiële melder en niet alleen voor werknemers, ten aanzien van wie dat verplicht is (dus ook voor bijvoorbeeld partners en zelfstandigen die niet in een ondergeschiktheidsrelatie verkeren).

Daarnaast kunnen organisaties intern en in het openbaar de nodige ruchtbaarheid geven aan de eigen klokkenluidersregeling, bijvoorbeeld door die op een prominente plaats - en onder een duidelijke titel zoals 'klokkenluidersregeling' - op de eigen website en op het eigen intranet te publiceren.

Lastig te vinden

Onderzoek laat zien dat de regelingen van diverse accountantsorganisaties via de zoekfunctie op de website (of zelfs via Google) lastig (en niet altijd) vindbaar waren en dat die ook regelmatig onder algemene termen waren gepubliceerd (zoals 'klachtenregeling'). Voorheen was dat niet zo'n probleem, omdat een directe externe melding niet in behandeling werd genomen door het Huis voor Klokkenluiders en de melder daardoor alsnog uitkwam bij de organisatie.** Dat ligt onder de nieuwe wet nu dus anders. Het is daarom in het belang van de organisatie dat de eigen regeling zoveel mogelijk wordt doorlopen door (potentiële) melders.

Eventuele verplichtingen tot het (eerst) intern melden van vermoedens van misstanden, zullen in nieuwe overeenkomsten - te denken valt aan arbeids-, aansluitings-, management- en consultancyovereenkomsten - die zijn gesloten na 18 februari 2023, nietig zijn en dus in rechte geen stand houden. Daarmee is overigens niet gezegd dat dergelijke (nietige) bepalingen in praktische zin geen werking meer zouden kunnen hebben. Bepalingen die voor 18 februari 2023 zijn overeengekomen, blijven wel gelden zolang die bepalingen (of de overeenkomst waarin die zijn vervat) niet worden gewijzigd.

Toestemming

Wat nieuwe overeenkomsten betreft, is het verder raadzaam te voorzien in toestemming van de melder voor (intern) gebruik van zijn identiteit en van de informatie op basis waarvan zijn identiteit kan worden achterhaald. Zonder toestemming van de melder is het immers niet langer toegestaan zijn of haar identiteit bekend te maken. Hetzelfde geldt voor een informatieverplichting van de melder in het kader van de melding. Het ontbreken van deze toestemming en informatie kan het onderzoek naar het vermoeden van een misstand compliceren.

'De nieuwe wet noopt tot aanpassing van de klokkenluiders- regelingen van accountants- organisaties.'

Nog lastiger wordt dat onderzoek als het in de toekomst mogelijk wordt anoniem te melden, wat door de wetgever in het vooruitzicht is gesteld. Lastig, omdat de ervaring leert dat klokkenluiders - vriendelijk gezegd - niet altijd even begrijpelijk en onderbouwd met feiten en stukken toelichten wat zij aanduiden als een misstand. Een toelichting van de melder kan dan verhelderend werken, al is het zelfs met toelichting nog wel eens zoeken naar een speld in een hooiberg, waarvan men niet weet of die speld ook echt bestaat en hoe daarnaar moet worden gezocht. In de praktijk leiden meldingen van 'klokkenluiders' vaak tot heel veel kaf en tot zeer weinig koren.

Kortom, de nieuwe wet noopt tot aanpassing van de klokkenluidersregelingen van accountantsorganisaties en tot strategische keuzes bij het publiceren van de regeling en bij het sluiten van nieuwe overeenkomsten.

Noten
* Meer specifiek geldt dat voor alle organisaties die vallen "onder het toepassingsgebied van de in delen I.B. en II van de bijlage van de richtlijn genoemde Uniehandelingen". De wet en bijlage bij de klokkenluidersrichtlijn  blinken op dit punt niet uit in duidelijkheid.
** Het niet publiceren van een klokkenluidersregeling op de website zou een schending betekenen van artikel 27 Verordening Accountantsorganisaties (VAO) die geldt voor - kort gezegd - accountantsorganisaties die wettelijke controles verrichten.