Magazine 01 oktober 2014

WKR tussen wal en schip

Terwijl de werkkostenregeling inmiddels adequaat wordt ondersteund door salarissoftware, blijft boekhoudsoftware daar ver bij achter. En dat terwijl de regeling vanaf 2015 verplicht is. Hoe selecteert u de gunstige uitzonderingen zodat u straks extra werk voorkomt?

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 10, 2014

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Werkkostenregeling nog stiefmoederlijk bedeeld door softwareleveranciers

De werkkostenregeling (WKR) werd in 2011 ingevoerd als alternatief voor het steeds verder dichtslibbende stelsel van fiscale regels rond vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Eenvoud stond voorop: werkgevers kunnen een bepaald percentage van de loonsom (voor 2015 gesteld op 1,2 procent) onbelast gebruiken voor werkkosten. Alles wat die 1,2 procent overschrijdt, wordt met een heffing van tachtig procent belast, uitgezonderd vergoedingen en verstrekkingen die onder een gerichte vrijstelling vallen of onder een nihilheffing (voor loon in natura).

Verplicht

Werkgevers hebben de afgelopen jaren zelf kunnen kiezen wanneer ze wilden overstappen van het oude systeem naar de WKR, maar die keuzemogelijkheid verdwijnt volgend jaar. Vanaf 1 januari 2015 is de WKR verplicht. Bij de aankondiging van die verplichting heeft staatssecretaris Wiebes van Financiën nog enkele laatste wijzigingen bekendgemaakt. Onder meer is bepaald dat na afloop van een kalenderjaar in één keer wordt afgerekend met de Belastingdienst. Dit betekent dat bedrijven die pas vanaf 2015 gebruikmaken van de werkkostenregeling, in het eerste aangiftetijdvak van 2016 moeten afrekenen. Dat neemt niet weg dat het aan te raden is om tussentijds, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak, te monitoren wat de financiële gevolgen zijn van de WKR. Dat voorkomt dat een bedrijf na afloop van het aangiftejaar onverwachts wordt geconfronteerd met kosten die (ver) buiten de vrije ruimte van de WKR vallen en vervolgens worden belast tegen tachtig procent.

Soorten vergoedingen

Met het tussentijds monitoren van de WKR is een van de eisen aangeduid die kan worden gesteld aan de administratieve implementatie, waarover later meer. Meer in het algemeen gesproken is een eerste voorwaarde dat in de administratie de soorten vergoedingen en verstrekkingen aan of ten behoeve van personeel goed onderscheiden worden. Het gaat om:

1. Gerichte vrijstellingen, zoals reiskosten voor openbaar vervoer en kosten voor opleiding en studie onder bepaalde voorwaarden.
2. Intermediaire vergoedingen: vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. Bijvoorbeeld brandstofkosten voor een leaseauto.
3. Kosten die vallen onder de vrije ruimte van de WKR. Per 2015 bedraagt de vrije ruimte 1,2 procent van de totale fiscale loonsom. Het meerdere wordt belast tegen tachtig procent.

Btw

Ten tweede is expliciete aandacht voor de btw in de WKR vereist. Uitgangspunt voor de WKR zijn vastleggingen inclusief btw. Bedrijven in de profitsector hanteren in de financiële administratie vastleggingen echter exclusief btw. Als kosten die vallen onder de WKR in de boekhouding worden vastgelegd moet rekening worden gehouden met het feit dat deze kosten voor de WKR inclusief btw worden geregistreerd. Volgens de vereenvoudigingsmaatregelen kan de werkgever met de inspecteur afspreken dat hij de gemiddelde btw-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte in aanmerking neemt. De vraag is natuurlijk of dit laatste nodig is als de WKR zowel door de financiële als de salarisadministratie optimaal wordt ondersteund.

Dubbele bron

Voor de WKR is zowel de salarisadministratie als de boekhouding een bron. Een deel van de personeelskosten is werknemergebonden en zal direct worden vastgelegd binnen de salarisadministratie. Met die kosten kan de salarissoftware automatisch rekening houden wanneer de vrije ruimte wordt bepaald. Maar de kosten van een personeelsfeest of een kerstpakket worden direct in de boekhouding opgenomen, op daartoe aan gewezen (grootboek)rekeningen, en niet via de salarisadministratie geboekt. Er kan wel voor worden gekozen deze kosten ook extracomptabel te boeken via de salarisadministratie, maar dat is dubbel werk. De meest ideale situatie wordt bereikt als de WKR wordt afgehandeld op basis van een integratie of koppeling tussen de salarisadministratie en de boekhouding. Het berekenen van de vrije ruimte en het bepalen van het belaste deel van de vergoeding (het deel dat de vrije ruimte overschrijdt) is dan telkens beschikbaar op basis van beide administraties.

Echter: slechts een enkele leverancier van boekhoudsoftware biedt voorzieningen om de WKR optimaal te ondersteunen. Van de leveranciers die zowel een boekhoud- als een salarispakket in hun portfolio hebben, is er slechts één die de WKR optimaal ondersteunt.

Eisen

Op grond van de volgende vragen kan worden bepaald of de ondersteuning van de WKR door salaris- en boekhoudsoftware voldoet:

1. Kan per vergoeding of verstrekking (‘looncomponent’) worden aangegeven welke regeling van toepassing is?
2. Biedt het pakket de mogelijkheid de vrije ruimte te bepalen? Het is gewenst gedurende het hele jaar inzicht te hebben in de mate waarin de vrije ruimte is gevuld, dan wel de mate van overschrijding.
3. Wordt rekening gehouden met de concernregeling en zo ja op welke wijze?
4. Is de mogelijkheid aanwezig om de werkgeverslasten van verschillende keuzes door te rekenen? Dan kan worden bepaald of het verstandig is bepaalde kosten onder de WKR te laten vallen, dan wel bijvoorbeeld als brutoloon aan de werknemer uit te betalen. Dat laatste kan voordeliger zijn dan de tachtig procent eindheffing. De mogelijkheid moet dan aanwezig zijn om via simulatie verschillende keuzes door te rekenen.

Specifiek voor salarissoftware geldt:

1. Biedt het salarispakket de mogelijkheid om extracomptabel kosten te boeken? Het gaat om kosten die niet werknemer-gerelateerd zijn en veelal direct in de boekhouding worden geregistreerd. Door deze kosten eveneens vast te leggen binnen de salarisadministratie kan vanuit één systeem de vrije ruimte worden berekend.
2. Kent het salarispakket een koppeling of integratie met boekhoudsoftware als het gaat om de WKR?

Specifiek voor boekhoudsoftware geldt:

1. Houdt het boekhoudpakket er rekening mee dat de kosten voor de WKR inclusief btw moet worden geregistreerd, zonder dat dit leidt tot een dubbele vastlegging?
2. Kent het boekpakket een koppeling of integratie met salarissoftware als het gaat om de WKR?

De vragen kunnen als referentie dienen om de ondersteuning van de WKR af te stemmen met desbetreffende softwareleveranciers. Meer informatie over de WKR in relatie tot salaris- en boekhoudsoftware is opgenomen in het rapport 'Werkkostenregeling binnen salaris- en boekhoudsoftware'.

Vereenvoudigingsmaatregelen

Op 3 juli 2014 heeft staatssecretaris Wiebes van Financiën vijf maatregelen voorgesteld die gelden vanaf 2015:

1. beperkte introductie noodzakelijkheidscriterium;
2. jaarlijkse afrekensystematiek;
3. concernregeling;
4. vrijstelling branche-eigen producten;
5. wegnemen onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.