Magazine

'Je moet niet tegen windmolens willen vechten'

Han Arendsen werkt sinds januari 2004 bij het Office of Audit and Investigations van UNDP. "Je moet beetje flexibel zijn en beseffen dat sommige zaken minder goed zijn geregeld dan in Nederland", zegt hij. Maar gewapend met die instelling geeft werken bij een multilaterale organisatie veel voldoening. Een gesprek over assurance, 'speciale onderzoeken' en politieke krachtenvelden.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 9, 2008

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Soms moeilijke omstandigheden, politieke druk en de altijd latent aanwezige spanning tussen algemeen en nationaal belang, dat zijn typerende kenmerken van auditwerk in een multilaterale organisatie. Toch? Han Arendsen, sinds januari 2004 IT-audit specialist bij het Office of Audit and Investigations van het United Nations Development Program (UNDP), zal het niet ontkennen. Ze behoren juist tot de interessante aspecten van dit specifieke werkveld.

Arendsen kan bogen op een ruime internationale ervaring. Die begon in 1994, toen hij na eerdere functies bij de Sociale Verzekeringsbank en de EDP-Auditpool van Financiën, als ‘technische bijstander’ tot 2000 als accountant werd gedetacheerd bij de Rekenkamer van Aruba. Zijn werk daar bestond “voor tachtig procent” uit het controleren van alle nationale Arubaanse jaarrekeningen uit de periode 1985-1997, vooral op aandringen van Nederland. Daarnaast was hij betrokken bij een aantal onderzoeken naar ‘onregelmatigheden’.

De resultaten waren wat men in diplomatieke termen wel omschrijft als ‘interes- sant’. Arendsen: “We hebben geen verklaring afgegeven bij die jaarrekeningen. Het was vaak te lang geleden, over allerlei posten bestond geen bewijsmateriaal. De centrale accountantsdienst van Aruba heeft ook geen verklaring afgegeven. We hebben wel rapporten uitgebracht over deze rekeningen, maar tot op heden heeft de Arubaanse overheid deze nog niet behandeld, voor zover ik weet.”

Politieke factoren

Frustrerend?

“Ja, dat was het wel. Ook het Arubaanse parlement oefende niet veel druk uit om er iets mee te doen. Maar het is niet helemaal voor niets geweest, in de lokale pers zijn onze bevindingen wel breed uitgemeten.” De rapporten, met name die betreffende de onderzoeken naar ‘onregelmatigheden’, bevatten licht ontvlambaar vuurwerk. Arendsen gebruikt de formalistisch klinkende term “overtredingen van de comptabiliteitswet”, maar de toevoeging dat een en ander aanleiding had kunnen geven tot een strafrechtelijk vervolg zegt buitenstaanders al meer. “Het ging daarbij om mogelijke fraude, ontvangen van kick-backs. Indicaties van mogelijke corruptie dus, inderdaad.”

De potentiële spanning met ‘politiek’ is typerend voor de publieke sector. Ook in zijn volgende functie bij de interne accountantsdienst van de Organisatie voor Samenwerking en Ontwikkeling (OVSE) in Wenen - “daar kwam ik een beetje te weten hoe het internationale wereldje in elkaar zit” - en nu bij UNDP heeft hij daarmee te maken.

Het Office of Audit and Investigations van het ontwikkelingsfonds van de Verenigde Naties houdt zich bezig met een combinatie van ‘echte’ interne accountancy - controle van de bestedingen in de landen die hulp ontvangen - en ‘speciale onderzoeken’. Voorbeelden van dat laatste zijn de publicitair breed uitgemeten onderzoeken rond het gebruik van (valse) dollars in Noord Korea en de vergoedingsperikelen van Eveline Herfkens.

Algehele assurance

De interne auditdienst resideert tegenover het VN-hoofdgebouw aan de New Yorkse East River en telt 25 mensen. Daarnaast zijn er nog zes regiokantoren in Bratislava, Panama, Johannesburg, Dakar, Kuala Lumpur en Beiroet met elk vijf mensen. Arendsen houdt zich grofweg bezig met drie zaken: “Het assisteren van collega's in het veld, ondersteuning bieden met data-analyses, en IT-audits in het hoofdkantoor zelf.”

In een internationale, wijdvertakte organisatie als UNDP rijst altijd de vraag wat het ‘product’ is van de interne auditdienst. Zijn dat fragmentarische onderzoeken naar specifieke projecten - met bijbehorende specifieke assurance - of assurance over het geheel van de organisatie? “Wij controleren of de diverse landenkantoren - die verantwoordelijk zijn voor de UNDP-projecten in het land van vestiging - goed functioneren en het geld uitgeven volgens de regels van UNDP”, antwoordt Arendsen op die vraag. “Dat varieert van de salarisbetalingen tot allerlei aankopen en de financiering van projecten in het land. Uiteindelijk leidt dat tot een algehele assurance over dat kantoor.”

Sommige projecten doet UNDP zelf, andere worden uitgevoerd door plaatselijke overheden of niet-gouvernementele organisaties (ngo's). In die laatste gevallen hebben audit en assurance een apart karakter, vertelt Arendsen. “De knelpunten zitten bij projecten die we niet zelf managen. Wij kijken dan naar de controlestructuur van zo'n project. Als een overheid een project uitvoert, is die ook verantwoordelijk om de uitgaven te controleren. Wel huren wij ter plekke accountantskantoren in om naar die uitgaven te kijken. Er zijn circa vijftienduizend projecten. Die kunnen we niet allemaal zelf doen en lokale kantoren weten veel meer van de plaatselijke situatie. Vaak doet de Rekenkamer in zo'n land die accountantscontrole. Uiteindelijk leidt dat hele proces in principe tot een algehele assurance over het geheel van de UNDP-uitgaven.”

Risicoanalyse

U zegt ‘in principe’?

“Daar zit wel een punt ja. We zijn bezig met het doorvoeren van verbeteringen, met name door een risicoanalyse van welke projecten het meest in aanmerking komen om goed te controleren. We streven naar een assessment van hoe betrouwbaar de plaatselijke rekenkamer is, het toezicht ter plekke, en de kwaliteit van lokale accountantskantoren die zijn belast met de controle. Dat proces is gaande. En daarmee verzeil je als snel in politiek vaarwater, inderdaad.”

Geldt nationaal lidmaatschap van de International Federation of Accountants niet als een soort kwaliteitsgarantie?

“Daar kijken we niet naar. We evalueren zelf het werk van die kantoren, soms met inschakeling van andere accountantskantoren.”

Accountantskantoren inhuren om andere accountants te controleren klinkt niet erg efficiënt.

“Dat zal ik niet tegenspreken. Maar bij dit soort organisaties zie je vaak inefficiënties. Een voorbeeldje: Zo'n lokaal rapport krijgen wij in hard copy toegezonden. Wij scannen dat en mailen het vervolgens naar het kantoor dat die controle daarop weer uitvoert. We zijn overigens wel bezig dat te veranderen, met web-based applicaties.”

Aan het eind van het ‘samengestelde’ auditproces resulteert uiteindelijk wel een algehele assurance. Daarnaast is er bij UNDP een externe accountantscontrole, die volgens Arendsen mede steunt op het werk van de interne auditors. Die externe accountant - de board of auditors - rouleert en wordt benoemd door de Algemene Vergadering van de Verenigde Naties. Op dit moment is de Zuid-Afrikaanse rekenkamer de externe accountant.

Groeiend budget

Hoe is de verhouding tussen auditdienst en directie?

Arendsen: “Zonder meer goed. Het management van UNDP hecht veel belang aan wat wij doen. Onze bezetting is de laatste jaren alleen maar gegroeid, we krijgen meer budget en meer werk. Wij vallen rechtstreeks onder de administrator, het hoofd van UNDP, maar de dagelijkse contacten zijn met de tweede man, associate administrator Ad Melkert. Ook hij hecht veel belang aan het werk van de interne audit.”

Speelt politieke druk een rol bij dit werk?

“Ja. Soms in de vorm van de waan van de dag, vooral op het gebied van de investigations. Donorlanden oefenen dan druk uit om iets te onderzoeken, of juist niet. Je hebt te maken met politiek agenda's.”

Eerder dit jaar speelde iets dergelijks rond Noord-Korea. Ad Melkert lag daarbij onder vuur vanuit de Verenigde Staten, met als belangrijkste kritiekpunt dat UNDP te weinig zou doen aan de controle van de besteding van gelden in dat stalinistische land.

“Wij zijn in principe onafhankelijk van donoren”, benadrukt Arendsen. “We leggen uitsluitend verantwoording af aan de topbaas van UNDP. Die moet soms wel dingen toegeven om politieke redenen. Zo willen veel grote donoren, zoals de Europese Unie, graag een eigen accountantsonderzoek doen. Wij zijn hier geen voorstander van, omdat het ingaat tegen het single audit-principe, maar het is helaas niet altijd vermijdbaar. Waar dit niet te vermijden is streven wij er wel naar dat in deze onderzoeken zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van ons werk”

Nationale belangen

Multilaterale organisaties hebben bijna per definitie te maken met een wrijving tussen algemeen organisatiebelang en individuele nationale belangen. Jules Muis, oud-controller van de Wereldbank en voormalig chief internal auditor van de Europese Commissie, sprak in dat verband ooit van de politeness conspiracy: het verschijnsel dat men zo voorzichtig is in elkaars richting dat uiteindelijk niemand meer de waarheid zegt.

“Dat speelt wel een rol ja”, erkent Arendsen. “De hele organisatie is politiek. Soms is dat wel frustrerend, rond dingen die wel of juist niet hadden moeten gebeuren.”

Ook bij interne audit?

“Ja, ook bij ons. Wij staan hier niet buiten. Wat niet betekent dat je je er bij moet neerleggen. Je moet altijd integer blijven handelen. Maar anderzijds heeft het niet veel zin om tegen windmolens te willen vechten. Je moet een gevoel hebben voor wat je wel en niet kunt bereiken. Soms is het vruchtbaarder een beetje toe te geven dan je hele poot stijf proberen te houden. Dat geldt niet heel direct voor ons als interne audit, maar je hebt wel te maken met een trickle down-effect daarvan.”

‘Beetje flexibel’

Een specifiek kenmerk van het dagelijks werken in een organisatie als UNDP is volgens Arendsen dat het “in feite 24 uur per dag, zeven dagen per week doorloopt”, mede vanwege de tijdverschillen. Het interessantst in zijn huidige functie vindt hij de speciale onderzoeken. Als voorbeeld noemt hij een groot fraudeonderzoek in Rusland twee jaar geleden, waarbij bleek dat fondsen waren verduisterd of niet uitgegeven aan datgene waarvoor ze waren bestemd.

Bij het noemen van de naam Eveline Herfkens valt, grijnst Arendsen. Ja, hij was bij dat onderzoek naar de door Nederland betaalde huurtoeslag van de bij UNDP werkzame ex-minister betrokken - “alleen al vanwege de Nederlandse taal” - maar hij wil er inhoudelijk niets over kwijt.

Zeker is dat Arendsen de publieke sector wel trouw zal blijven. “Je moet een beetje flexibel zijn, af en toe een stapje terug kunnen doen, en beseffen dat sommige zaken, zeker in het veld, nu eenmaal minder goed zijn geregeld dan in Nederland. Maar een van de leuke dingen van de publieke sector is dat je meer tijd hebt om dingen echt uit te zoeken.”

Loopbaan Han Arendsen

Registeraccountant en EDP-auditor Han Arendsen (52) heeft altijd in de publieke sector gewerkt. Na zijn studie bedrijfseconomie en bestuurlijke informatica in Groningen begon hij als IT-auditor bij de Sociale Verzekeringsbank, om in 1988 te verhuizen naar de EDP-Auditpool van het ministerie van Financiën.

In de periode 1995-2000 was hij als ‘technische bijstander’ gedetacheerd als accountant bij de Rekenkamer van Aruba.

Van 2000 tot 2004 werkte hij bij de interne accountantsdienst van de Organisatie voor Samenwerking en Ontwikkeling (OVSE).

Sinds januari 2004 werkt hij als IT-audit specialist bij het Office of Audit and Investigations van UNDP, het ontwikkelingsfonds van de Verenigde Naties.

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.