Nieuws Vandaag

Accountant geeft gemeente Amsterdam tik op de vingers: 'Interne beheersing niet op orde'

Volgens de interne accountantsdienst ACAM van de gemeente Amsterdam laat het financieel beheer van de gemeente te wensen over. De auditor roept op tot "heldere kaders, consistente uitvoering en actief toezicht".

Wilbert Geijtenbeek

De accountant van de gemeente Amsterdam heeft de gemeente een tik op de vingers gegeven. Dat stelt gemeenteaccountant David van Hooff van auditdienst ACAM in zijn accountantsverslag. Hoewel de controleverklaring bij de jaarrekening spreekt van een getrouw beeld, wijdt het accountantsverslag uitgebreid uit over de vele geconstateerde tekortkomingen van de hoofdstedelijke administratie.

Afwijkingen van € 67 miljoen

De accountant constateerde afwijkingen ter grootte van € 67 miljoen, ofwel ongeveer 1 procent van de totale lasten. Aangezien de materialiteitsgrens op 2 procent ligt, leidden de bevindingen niet tot correcties in de jaarrekeningen.

Overzicht van geconstateerde afwijkingen, uit het accountantsverslag

De grootste post betreft afgrenzingen van baten en lasten. Een groot deel daarvan betreft "investeringsuitgaven die geactiveerd zouden zijn als die waren verwerkt". Ook zijn bij tussenrekeningen "saldi geconstateerd die hadden moeten aflopen of onvoldoende onderbouwd zijn".

'Majeure fouten' gecorrigeerd

Toch zijn er tijdens het controleproces wel degelijk fouten geconstateerd die de tolerantiegrens van 2 procent van de totale lasten overschreden. De accountant beschrijft in zijn verslag dat hij diens goedkeurende verklaring niet kon afgeven als deze fouten niet hersteld zouden worden.

"Idealiter is de organisatie zodanig 'in control' dat bij het opstellen en controleren van de jaarrekening slechts enkele "bespreekpunten" resteren", aldus het verslag. "In de huidige situatie is hiervan geen sprake. De bevindingen overschreden aanvankelijk de goedkeuringstolerantie. Pas na het corrigeren van majeure fouten kon een goedkeurend oordeel worden afgegeven."

De belangrijkste waarschuwing van de accountant betreft dan ook zijn constatering dat het financieel management van de gemeente onvoldoende op orde is. "Hoewel er herhaaldelijk pogingen zijn gedaan om verbeteringen door te voeren, zijn structurele verbeteringen vooralsnog uitgebleven. De kern van onze bevindingen is dat de basis van het financieel beheer en de informatievoorziening onvoldoende op orde is. Structurele verbetering vraagt om scherpere kaders, consequente uitvoering en actief toezicht", aldus de accountant in een begeleidende brief aan de gemeenteraad. 

Administratieve software

De problemen hebben te maken met de wisseling van administratief systeem, dat de afgelopen jaren is doorgevoerd. Dat systeem, genaamd AFIS (Amsterdam Financieel en Inkoop Systeem) werd begin 2025 in gebruik genomen, met als doel een betere verwerking van facturatieprocessen.
Na een moeizame invoering vol technische problemen, liepen uitbetalingsachterstanden voor tienduizenden facturen hoog op, waarna ambtenaren handmatig leveranciers gingen uitbetalen. Dat lapwerk leidde kort daarop tot nieuwe problemen - medio dat jaar bleek dat voor 21 miljoen euro aan facturen twee keer was betaald.

Verhoogd frauderisico

Om het herstelwerk mogelijk te maken kregen diverse medewerkers speciale bevoegdheden binnen het systeem, om grote bedragen over te maken. "Als gevolg hiervan bestaat een verhoogd risico op functiescheidingsconflicten, ongeautoriseerde toegang en verstoring van kritieke processen", aldus de accountant, die dan ook waarschuwt voor een verhoogd risico op fouten en fraude bij het herstelwerk.

Een boekjaar eerder al maakte de accountant zich zorgen om het beperkte toezicht op de logs van de toegekende speciale rechten. Dit jaar constateert de accountant een lichte verbetering, al is voor de helft van de jaarrekeningrelevante applicaties geen volledige, actuele monitoring bijgewerkt, of zelfs in het geheel niet gecontroleerd. 

Wethouder ‘niet verrast’

Verantwoordelijk wethouder Hester van Buren (PRO) reageerde in een recente raadvergadering "niet heel verrast" op de bevindingen van de accountant. Ze benadrukt dat ACAM een goedkeurende verklaring heeft afgegeven en zegde toe na de zomer met meer duidelijkheid te komen over de toekomst van het ter discussie staande administratieve systeem.