Ronald Bruins

De stap naar interne audit bracht hem dichter bij de dagelijkse praktijk van de gemeente. Waar een externe accountant vooral rond de jaarrekening kijkt, kan zijn team het hele jaar processen onderzoeken en met collega's afstemmen. Die nabijheid maakt het volgens Van Dam mogelijk om fouten te signaleren, maar ook duidelijkheid te geven over regels en risico's. "Daar zie ik de maatschappelijke betekenis terug die ik in het begin van mijn loopbaan zocht."

Waarom koos je voor accountancy?

"Ik was goed in economie en vond het belangrijk om ook maatschappelijk bezig te zijn. Dat komt vanuit mijn opvoeding: je neemt niet alleen, je geeft ook iets terug. Mijn moeder was actief in maatschappelijke organisaties en deed vrijwilligerswerk. Zelf was ik vanaf jonge leeftijd betrokken bij het verenigingsleven, in verschillende functies. Toen ik mij in beroepen verdiepte, sprak de omschrijving van de accountant mij aan. Die werkte volgens de theorie voor het maatschappelijk verkeer. Ik zag daarin een manier om economie en maatschappelijke betrokkenheid te verbinden."

Je begon als extern accountant. Vond je daar die maatschappelijke betekenis?

"Minder dan ik had verwacht. Ik begon bij Deloitte met de controle van multinationals. De verbinding met het maatschappelijk verkeer voelde in het dagelijkse werk vrij indirect. Daarom schoof ik steeds meer op richting de publieke sector en ging ik stichtingen en maatschappelijke instellingen controleren. Uiteindelijk heb ik zeven jaar bij Deloitte en zeven jaar bij BDO gewerkt, de laatste jaren als senior manager. Daar controleerde ik vooral gemeenten."

Wat sprak je daarin aan?

'Bij gemeenten zie je in het fysiek en sociaal domein direct waarvoor geld wordt gebruikt.'

"Bij gemeenten zie je in het fysiek en sociaal domein direct waarvoor geld wordt gebruikt. Het gaat over voorzieningen en dienstverlening die inwoners raken. Bij de transitie van Wmo en jeugdtaken in 2015 van het Rijk en de provincies naar gemeenten moesten gemeenten nieuwe processen organiseren, contracten afsluiten en grote financiële stromen beheersen. Voor accountants was dat eerst bijna pionierswerk, omdat gemeenten die taken verschillend organiseerden. Mijn ervaring met gemeenten én zorginstellingen hielp. Ik kende beide kanten van de informatiestroom."

Waarom stapte je over naar de interne auditfunctie van Amsterdam?

"Ik had drie jonge kinderen en zocht een betere balans tussen werk en privé. Tegelijkertijd wilde ik directer bijdragen aan de publieke zaak. Amsterdam had een nieuwe interne auditfunctie opgericht en zocht iemand om die verder op te bouwen. Vanuit mijn RA-achtergrond vond ik een goed kwaliteitsbeheersingsstelsel belangrijk. Uiteindelijk hebben we de interne auditfunctie weten te certificeren bij de beroepsvereniging IIA, het Instituut van Internal Auditors. Toen dat traject was afgerond, voelde het alsof mijn doel was bereikt."

Gerben van Dam

Wat trok je vervolgens naar Haarlem en Zandvoort?

"Haarlem en Zandvoort werken met één ambtelijke organisatie, maar het zijn twee zelfstandige gemeenten. Ons team controleert dus twee gemeenten en twee jaarrekeningen. De processen kunnen hetzelfde zijn, terwijl de context verschilt. Ook hier bouwen we verder aan de interne auditfunctie. Op basis van een risicoanalyse kijken we breder dan uitsluitend naar dezelfde jaarlijkse controles."

Waar richt het auditteam zich vooral op?

"Op interne beheersing en de rechtmatigheidsverantwoording. We zijn een klein team met een IT-auditor en vier financial auditors. We moeten dus keuzes maken. We kijken naar veranderingen in processen en systemen. Afdelingen zijn gericht op het behalen van hun doelen. Wij bewaken ook of dat beheerst gebeurt. In ons auditcharter staat het zo: wij willen dat de gemeenten hun doelen op beheerste wijze realiseren. We willen de organisatie zeker niet tegenwerken, integendeel. Maar rechtmatigheid en interne beheersing zijn wel belangrijke randvoorwaarden."

Waarom zou je willen dat collega's de auditfunctie eerder weten te vinden?

"Traditioneel werkt een auditfunctie veel achteraf. Je constateert dat iets niet goed is gegaan en dan moet het worden hersteld. Inmiddels kennen meer mensen ons en worden we vaker vooraf betrokken. Een afdeling legt bijvoorbeeld een ingewikkelde casus of de interpretatie van een subsidieregeling voor. Wij geven vanuit onze controlerende rol aan of we die aanpak acceptabel vinden. Zo kun je voorkomen dat iets later wordt afgekeurd."

Botst dat advies niet met jullie onafhankelijkheid?

"Wij nemen de verantwoordelijkheid van een afdeling niet over en werken geen besluit voor haar uit. De afdeling blijft zelf verantwoordelijk. Onze waarde is juist dat we onafhankelijk zijn en nee durven zeggen. Denk aan een afdeling die meent te kunnen afwijken van een aanbestedingsprocedure. Wij kunnen vaststellen dat de casus wel op een uitzondering lijkt, maar er niet onder valt. Achteraf ontdekken dat iets had moeten worden aanbesteed, is voor niemand aantrekkelijk."

Hoe zorg je dat zo'n boodschap wordt geaccepteerd?

'Onafhankelijkheid betekent niet dat je afstand houdt.'

"Ik ben hard op de inhoud en zacht op de relatie. Onafhankelijkheid betekent niet dat je afstand houdt. Collega's moeten weten wie je bent en waarvoor ze bij je terechtkunnen. Tegelijk moet je je rug recht houden. Ik zie ons niet als poortwachter, maar als hoeder van de rechtmatigheid. De overheid verwacht dat burgers zich aan regels houden en heeft dus zelf een voorbeeldfunctie."

Welke betekenis heeft je RA-titel daarbij?

"Ik heb er hard voor gewerkt en wil de titel behouden. Permanente educatie houdt mij scherp en de titel geeft gewicht aan mijn professionele oordeel. Maar je moet de waarde ervan in de praktijk waarmaken. Niet alleen door achteraf te controleren, maar ook door zichtbaar en benaderbaar te zijn. De auditfunctie is het effectiefst als collega's ons op tijd vinden."

Hoe wil je de auditfunctie verder ontwikkelen?

'Bij AI vraag ik mij eerst af welke taken een agent binnen gemeentelijke processen kan uitvoeren.'

"Ook in Haarlem werken we aan certificering. Met een klein team zijn review en functiescheiding anders te organiseren dan bij een afdeling van dertig mensen. Voor certificering moeten we kunnen aantonen dat reviews en waarborgen goed zijn geregeld. Daarnaast willen we meer doen met data-analyse. In plaats van enkele posten te toetsen, kun je een hele populatie onderzoeken op opvallende transacties. Bij AI vraag ik mij eerst af welke taken een agent binnen gemeentelijke processen kan uitvoeren. Daarna volgt voor ons de vraag hoe we zo'n toepassing controleren. Ook voeren we een interne audit uit naar de duurzaamheidsverantwoording. We zijn geen duurzaamheidsspecialisten, maar we zijn wel specialisten in begroten, verantwoorden en bijsturen. Die kennis is ook bruikbaar als cijfers niet over euro's, maar bijvoorbeeld over CO2-uitstoot gaan."

Is de maatschappelijke drijfveer waarmee je begon daarmee teruggekomen?

"Zeker. Ik doe nog veel werkzaamheden die ik als externe accountant ook deed, maar ik ga nu veel meer de diepte in. We controleren het hele jaar en zijn dichtbij genoeg om tijdig betrokken te raken. Die maatschappelijke betrokkenheid zit niet alleen in mijn werk. Ik ben ook actief in de medezeggenschapsraad van de basisschool van mijn kinderen. Kortom, als ik ergens deel van uitmaak, wil ik niet alleen iets ontvangen, maar ook iets terugdoen. Dat uitgangspunt loopt als een rode draad door mijn leven en mijn loopbaan."