Opinie 27 augustus 2015

Volledig gegevensgerichte controle?

Kun je een bouwbedrijf volledig gegevensgericht controleren? Die vraag hoorde ik pas iemand stellen. De vraag had betrekking op een mkb-bouwbedrijf. Een sterke betrokkenheid van de directeur bij de dagelijkse gang van zaken, een organisatie ingericht op de operationele processen en de interne beheersing vooral informeel. Een bedrijf zoals er zovele zijn, maar allemaal net weer even anders ingericht.

Een vraag waarop het antwoord simpelweg 'nee, dat kan niet' zou kunnen zijn, met een algemeen betoog over de benodigde functiescheidingen et cetera. Maar dan leg je niet de vinger op de zere plek. Een interessante en relevante vraag dus, die ik de moeite waard vond om nog eens goed te overdenken.

Zwart-wit uitgelegd: als je volledig gegevensgericht wilt controleren, steun je blijkbaar niet op enige interne controlemaatregel. De vraag is dan, kan dat? Mijn oude 'Leerboek accountantscontrole' is daar uitgesproken in: nee dat kan niet, tenminste niet als je een stellig oordeel en geen oordeelsonthouding wilt geven.

Het leerboek stelt dat je als accountant geen controlemiddelen (in de zin van een norm) hebt om vast te stellen dat alle activiteiten van een onderneming ook volledig in de administratie verantwoord zijn. Vertaald naar een bouwbedrijf: je hebt geen controlemiddelen om te kunnen vaststellen dat de omzet volledig is. Dat ze niet 'zwart' werken. Dat ze geen opdrachten geheel buiten de administratie houden of dat opdrachten maar deels worden gefactureerd of tegen prijzen gefactureerd die lager zijn dan die daadwerkelijk worden betaald.

Uitgaande van de typologie (serie-) stukproductie van Starreveld vind je een aanknopingspunt voor de volledigheid van de omzet door een verband te leggen met de productiekosten. Maar ook daar loop je tegen grenzen aan van wat je als accountant kunt. In de eerste plaats kan het zo zijn dat er sprake is van een 'winkel in een winkel': ook de kosten voor de 'zwart' uitgevoerde opdrachten worden buiten de administratie gehouden. Dan heeft het niet veel zin om naar de productiekosten te kijken.

Maar ook als de kosten van die 'zwarte' opdrachten wel in de administratie terechtkomen, heb je als accountant nog geen aanknopingspunt en ben je afhankelijk van de onderneming. Je bent zeer waarschijnlijk geen aannemer (in de meeste gevallen dan toch, ik ken er één) en kan dus niet zelf bepalen wat er gebouwd kan worden met een bepaalde hoeveelheid materialen en uren en wat de waarde van het gebouwde zou moeten zijn. Simpelweg: je moet wel steunen op interne beheersingsmaatregelen om tot een goedkeurende verklaring te kunnen komen.

Wat zou je dan willen weten? Relevante vragen lijken mij in ieder geval: Is en hoe is intern gewaarborgd dat:

• alle opdrachten worden geregistreerd;
• voor iedere opdracht een voorcalculatie wordt gemaakt die kan dienen als norm om de juistheid van de daadwerkelijk gemaakte kosten te beoordelen;
• er een projectadministratie is en dat er voor iedere opdracht een project wordt aangemaakt;
• de op het project geboekte kosten daadwerkelijk voor het project zijn gemaakt;
• per project een onafhankelijke nacalculatie wordt gemaakt en dat de gegeven verklaringen aannemelijk en verifieerbaar zijn?

Hoe kom je daar het beste achter? Door het simpelweg te gaan vragen. Aan de directeur, aan de medewerkers die de verschillende taken uitvoeren. En dan ook wel kritisch zijn: gaat het altijd zo als beschreven wordt of is het meer een ideaalplaatje? Hoe wordt omgegaan met uitzonderingen, is er 'echt' sprake van functiescheiding? En daarna de analyse: biedt alles wat ik heb gehoord nu de nodige waarborgen of zitten er gaten in en hoe groot zijn die gaten? Te groot om een stellig oordeel op te kunnen baseren of niet?

To-the-point zijn, de juiste vragen stellen, het analyseren van antwoorden, kunnen beredeneren waarom iets wel of niet voldoende is. Dat is accountant zijn in optima forma: een professional die zijn professionele oordeel geeft en dat onderbouwd vastlegt in zijn dossier. Maatwerk ook, dat kan niet anders.

Standaardpraktijk? Nee, helaas niet, moet ik op grond van mijn ervaringen concluderen. Ik zou zeggen: kom eens los van de checklists, standaardwerkzaamheden en standaardconclusies en durf te denken! Dat is niet alleen veel leuker, maar ook veel effectiever!

Dit is een bijdrage in een serie waarin Marianne van der Zijde, ex-toezichthouder bij de AFM, vertelt hoe zij naar de accountancy kijkt, met als doel te helpen jaarrekeningcontroles leuker en beter te maken.