Opinie 19 juli 2017

Goede voornemens

'Red ik het nog om de controles 2016 voor de zomervakantie af te ronden?', is een vraag die veel accountants zich recent zullen hebben gesteld. Want wat zou het fijn zijn om na al het harde werken in de afgelopen maanden echt vrij te hebben. Om een paar weken te ontspannen en bij te tanken. En om na de vakantie met hernieuwde energie aan een glanzend nieuw controleseizoen te beginnen.

Zo zou het eigenlijk moeten gaan, maar het is lang niet voor iedereen in de controlepraktijk de realiteit, is mijn indruk. 'Het volgend jaar gaan we het anders doen, beter doen', dat is ook wat ik hoor. De goede voornemens zijn er wel, maar die zijn moeilijk te realiseren als je steeds achter de feiten aan blijft lopen. Want als in het najaar eerst de controles 2016 nog moeten worden afgerond, dan start je ook te laat met de planningsfase van de controles 2017. En dan lukt het niet meer om de interimcontrole nog in 2017 te doen. Dan schuiven ook de balanscontroles door en gaan die over de vakantie heen. En als er dan ook nog vraagtekens zijn bij de kwaliteit van de controles, dan heb je helemaal een probleem.

Voor je het weet klaagt iedereen dat het 'net zo was als vorig jaar, of nog erger' en ben je in een vicieuze cirkel terechtgekomen, waar het moeilijk weer uit te komen is. Het nieuwe controleseizoen is al weer van start gegaan voordat je er erg in hebt. De waan van de dag  slokt iedereen op, waardoor er geen tijd is voor reflectie. En reflectietijd is nodig om na te denken hoe het beter kan en zou moeten.

In mijn beleving zijn bestuurders en partners soms te optimistisch (of stoppen ze hun kop in het zand?), door te denken dat:

• het wel goed komt zonder actie te nemen
• de medewerkers het wel gaan oplossen
• er minder uren nodig zijn voor de uitvoering van de controle, dan er daadwerkelijk zullen worden gemaakt
• afboekingen beperkt zullen zijn
• lastige klanten zich dit jaar zullen gedragen als modelklanten
• partners en medewerkers meer directe uren beschikbaar hebben dan daadwerkelijk het geval zal zijn
• er voldoende tijd zal zijn voor de uitvoering van indirecte taken
• openstaande vacatures zullen worden ingevuld
• iedereen bereidt is om over te werken als het moet
• iedereen het hele jaar topprestaties zal leveren
• gegeven instructies zonder meer zullen worden gevolgd
• iedereen uit zichzelf op de hoogte blijft van de laatste vaktechnische ontwikkelingen en die ook toepast.

Om het volgende jaar niet net zo te laten gaan als het voorgaande jaar is het zaak om nu actie te nemen. Maak tijd voor een evaluatie van het afgelopen controleseizoen. Inventariseer wat er goed ging en wat zou moeten worden verbeterd. Maak een projectplan. Daarin worden de acties benoemd, wordt aangegeven wat de (SMART) doelstellingen zijn, hoe die worden bereikt, wat daar voor nodig is, wie zich gaan bezighouden met de uitvoering. En ook hoe en wanneer gaat worden geëvalueerd of de doelstellingen worden bereikt, of dat het plan moet worden bijgesteld. Planmatig werken gaat helpen om de benodigde verbeterslagen te maken. En hoe eerder je er mee gaat beginnen, hoe eerder er successen te zien zullen zijn. Doe het nu, want nu kan het. Midden in het controleseizoen aanpassingen doen is veel en veel lastiger. Een rijdende trein is moeilijk bij te sturen Stel desnoods de start van de controles 2017 uit tot de organisatie er klaar voor is. 

Herken je je helemaal niet in dit verhaal?  Heb jij het goed voor elkaar in je kantoor? Heb je tips voor je collega’s hoe een en ander aan te pakken? Deel ze dan hier op de site, schrijf zelf een opinie of geef een reactie. Het is zo jammer als iedereen het wiel zelf moet uitvinden, terwijl er veel te leren is van elkaar.  Ik ben benieuwd naar de tips! 

In deze serie vertelt Marianne van der Zijde, ex-toezichthouder bij de AFM, hoe zij naar de accountancy kijkt, met als doel te helpen jaarrekeningcontroles leuker en beter te maken.