Opinie 17 januari 2018

Reviewtijd

"Twee uurtjes, dat is wel oké toch?", vroeg een accountant van een middelgrote bouwonderneming mij. Ik aarzelde even. "Nou nee. Zo snel kan ik dat niet", moest ik tot zijn teleurstelling antwoorden. Het ging om de review van een controle.

Ik was door zijn kantoor gevraagd om te helpen de kwaliteit van de controles te waarborgen. Om dat te kunnen doen wilde ik eerst zelf een beeld krijgen van de kwaliteit van de controles en de oorzaken. Vandaar die reviews. Zijn teleurstelling kwam niet voort uit de extra kostenpost die op zijn budget zou drukken, want mijn uren werden niet op de klant geschreven. Het zat meer in de tijd die het hem en zijn team zou kosten. En de vraag natuurlijk wat mijn bevindingen zouden zijn en zijn eigen onzekerheid daarover. Het is nooit leuk om te horen dat je je werk niet goed hebt gedaan. Dat snapte ik ook wel.

Maar waarom kan een review eigenlijk niet in twee uur?  En hoelang zou een review dan normaliter wel mogen duren? De betrokken accountant vroeg niet door, maar dat zouden wel heel terechte vragen zijn. "Dat ligt eraan", zou een goed, maar onbevredigend antwoord zijn geweest. Want waar ligt het dan aan? Als ik er over nadenk zijn er drie elementen die een doorslaggevende rol spelen bij de tijdsbesteding: de aard van de review, de complexiteit van de controle en de inzichtelijkheid van het controledossier.

De aard van de review bepaalt de mate van diepgang ervan en daarmee de tijdsbesteding. Hoe diepgaander, hoe meer tijd benodigd is. Een beeld krijgen van een controle vergt bijvoorbeeld minder tijd dan een incidentenonderzoek.

De complexiteit van de controle bepaalt hoeveel tijd je nodig hebt als reviewer om te snappen hoe de cliënt in elkaar steekt, wat de risico's zijn, hoe de controle is aangevlogen en uitgevoerd en om te beoordelen of dat al dan niet toereikend is geweest. De controle van een multinational, een bank of een zorginstelling is naar zijn aard complexer dan die van een middelgrote handelsonderneming. Maar ook die controle kan om andere redenen complex zijn. Complexiteit betekent voor de reviewer altijd dat meer lees-, luister- en beoordeeltijd nodig is.

Voor inzichtelijkheid geldt iets vergelijkbaars: hoe onoverzichtelijker het dossier, hoe moeilijker het is om een beeld te krijgen van de controle. Daarbij maakt het niet uit hoe je de review aanpakt: direct samen met de accountant of eerst zelf het dossier bekijken en dan om toelichting vragen. Als het dossier niet voor zich spreekt, komt het controleteam er meestal ook niet uit. Dan kost het veel tijd om door de bomen het bos te gaan zien. Een tijdsbesteding die noodzakelijk is, want als je niet weet wat er precies is gedaan kan je ook niet beoordelen of het goed of fout was. En dan is weer de professioneel-kritische instelling van de toetser belangrijk: je kunt iets niet laten lopen omdat je het niet snapt, te trots bent om dat toe te geven of om hulp te vragen. Mijn ervaring is dat een onoverzichtelijk dossier een belangrijke indicator is voor een onvoldoende controle. Meer dan complexiteit op zich.

En waar brengt dat mij concreet? Wat zou ik die accountant hebben geantwoord, als hij mij had gevraagd hoeveel tijd ik nodig zou hebben voor de review in kwestie van de middelgrote bouwonderneming? Het probleem met reviews is dat het gaat om het vinden van een evenwicht. Het risico van weinig tijd besteden is dat je waarschijnlijk te oppervlakkig bezig bent om een goed beeld te vormen en eventuele problemen boven tafel te krijgen. Het risico van veel tijd besteden is dat je het doel van de review voorbijschiet en zelf te veel verstrikt raakt in de details om nog overzicht te houden.

In dit specifiek geval zou ik de accountant hebben geantwoord dat, gegeven de doelstelling van de review en afhankelijk van de overzichtelijkheid van het dossier en eventuele complexiteit, ik tussen de vier en acht uur nodig zou hebben om een beeld te vormen en bevindingen terug te koppelen. Daarbij zou ik wel een slag om de arm houden: in specifiek aan te geven omstandigheden kan het ook meer tijd kosten. Uiteindelijk is wat passend is situatie-afhankelijk. Maar vooraf een norm stellen helpt mij wel om het evenwicht in doel en diepgang te bewaren.