Björn Remmerswaal

Aldus Grady Hofstra RA, accountant bij Van der Meer Accountants & Adviseurs en lid van de Raad voor Toezicht, en Eefje Nelwan, secretaris van de Raad voor Toezicht. Hofstra en Nelwan zijn nauw betrokken bij de invoering van de nieuwe manier van toetsen. In het 'oude systeem' ondergaat een accountantskantoor eens in de zes jaar een toetsing, die zich richt op het stelsel van kwaliteitsbeheersing bij een kantoor. Sinds kort is de NBA begonnen met 'Toezicht op nieuwe leest'. Het grote verschil met het oude systeem is dat kantoren voortaan een tussentijds ontwikkelingsgesprek krijgen in het derde jaar van de toezichtcyclus. Daarnaast is er een herziene monitoringvragenlijst en de mogelijkheid om alleen een hertoetsing te doen op eventuele onvoldoende onderdelen.

De nieuwe insteek is volgens Hofstra onder meer het gevolg van signalen van de kantoren. "We zien dat veel kantoren zich toch overvallen voelen wanneer slechts eens in de zes jaar de toetser op de stoep staat. Dat laten de kantoren ons ook weten. Veel kantoren zeggen moeite te hebben bij het inschatten of ze genoeg deden om de toetsing door te komen. Zodra ze te horen krijgen dat de toetser binnen enkele weken op de stoep staat, of wanneer blijkt dat er een hertoetsing nodig is, bellen ze in lichte paniek hun serviceorganisatie op voor advies. Maar die kunnen niet altijd binnen enkele weken de juiste hulp bieden."

'We zien dat veel kantoren zich toch overvallen voelen wanneer slechts eens in de zes jaar de toetser op de stoep staat.'

Nelwan legt uit dat het bestuur, onder meer naar aanleiding van deze signalen, een evaluatie van het toezicht uitvoerde, waaruit naar voren kwam dat niet alle kantoren het toetsen als een toegevoegde waarde ervaren. Die evaluatie en de feedback van kantoren waren mede aanleiding om een nieuwe toezichtmethodiek te ontwikkelen. Een van de belangrijkste elementen van deze nieuwe methodiek is dat de NBA halverwege de cyclus bij kantoren langskomt voor het zogenoemde ontwikkelingsgesprek.

Ontwikkelingsgesprek

Accountantskantoren moeten in het huidige toetsingsproces elk jaar een monitoringlijst invullen. Die lijst geeft enigszins richting aan het proces en moet kantoren "bij de les" houden als het gaat om kwaliteitsbeheersing. Maar in de praktijk blijkt dit systeem niet altijd optimaal te werken. Eén op de vier kantoren blijkt de kwaliteit niet op orde te hebben bij de toetsing en moet een hertoetsing doen. Nelwan: "En we zien dat kantoren die een hertoetsing moeten doen vaak ook te laat hulp inschakelen, waardoor de slagingspercentages voor die hertoetsingen laag zijn."

Het ontwikkelingsgesprek moet daarin verandering brengen. Halverwege de toezichtcyclus komt de teamleider van de toetsing langs bij het accountantskantoor, voor wat Hofstra en de NBA een "coachend gesprek" noemen.

'Eén op de vier kantoren blijkt de kwaliteit niet op orde te hebben bij de toetsing en moet een hertoetsing doen.'

Dit gesprek duurt ongeveer tussen twee en vier uur, afhankelijk van de grootte van het kantoor. Uitgangspunt is dat de teamleider van dat gesprek ook de teamleider is die drie jaar later de toetsing doet. Nelwan: "Het gesprek is open van karakter. Kantoren krijgen de gelegenheid om hun vragen te stellen over de wijze waarop zij het kwaliteitssysteem hebben ingericht. We gaan niet in op specifieke dossiers, behalve als dat voor het kantoor nodig is om iets uit te leggen. Maar het ontwikkelingsgesprek is niet bedoeld voor klant-specifieke zaken. Dit gesprek heeft als doel zoveel mogelijk duidelijkheid te verschaffen over waar het kantoor staat als het gaat om de vereiste kwaliteit."

Normen

En dat is nodig, want er heerst volgens Hofstra en Nelwan nogal eens onduidelijkheid over de exacte norm waaraan een kantoor moet voldoen. Dat staat weliswaar in de regelgeving beschreven, maar het vertalen van die regelgeving naar een stelsel van kwaliteitsbeheersing dat goed past bij een specifiek kantoor, gaat niet altijd goed.

Hofstra: "Het is voor veel kantoren een spannend proces. Waar ligt nou die norm? Veel kantoren vinden dat lastig om in te schatten. En je wilt als kantoor niet te veel of te weinig doen. We zien verschillen in hoe kantoren hun kwaliteitsbeheersing invullen. Een flink deel van de grofweg 1.500 accountantskantoren waarop de NBA toezicht houdt heeft dit niet altijd hoog op hun prioriteitenlijst staan, want ze hebben het meestal al druk met veel andere zaken."

'Waar ligt nou die norm? Veel kantoren vinden dat lastig om in te schatten.'

Door eerder langs te komen in de cyclus, hoopt de NBA accountantskantoren beter te kunnen begeleiden in het proces en de kwaliteit constanter te krijgen. "Een belangrijk onderdeel van het ontwikkelingsgesprek is de SWOT-analyse, waarbij we samen met het kantoor inzicht krijgen in waar voor hen mogelijke uitdagingen liggen" stelt Nelwan. "En wij horen ook graag wat er goed gaat. Ook de monitoringvragen worden erbij gepakt. In zes jaar tijd kan er bij een kantoor veel gebeuren. Denk aan het doormaken van een sterke groei, of het oppakken van assurance-opdrachten. Door het gesprek krijgt het kantoor als het goed is een beter beeld van wat er nodig is om te voldoen aan het vereiste kwaliteitsniveau. Kantoren kunnen daardoor ook ruim op tijd bijsturen en met een comfortabeler gevoel de toetsing ingaan."

De kantoren ontvangen een verslag van het ontwikkelingsgesprek, waarin onder meer de onderdelen staan benoemd die nog aandacht behoeven. Maar het verslag benoemt ook welke positieve ontwikkelingen het kantoor heeft doorgemaakt. Nelwan geeft aan dat de ontwikkelingsgesprekken de Raad voor Toezicht ook informeren over actuele ontwikkelingen in de praktijk, wat weer kan worden meegenomen in het toetsingsproces en de trainingen van toetsers.

Vragenlijst

De monitoringvragenlijst is ook herzien. In de nieuwe vorm moet die meer aansluiten bij de verplichte jaarlijkse evaluatie die accountantspraktijken al moeten uitvoeren op grond van de NVKS, zo valt te lezen op de website van de NBA.

'De vragenlijst past zich automatisch aan naar de aard en omvang van de praktijk.'

De herziene lijst is eind 2022 aan alle accountantspraktijken verzonden. De vragenlijst past zich automatisch aan naar de aard en omvang van de praktijk. In de vragenlijst wordt gekeken naar eerdere evaluaties, kwaliteitsbevorderende maatregelen (zoals OKB, IKO, interne dossierreview en wat er met de uitkomsten is gedaan) en de mate van betrokkenheid van de tekenend accountant bij de uitvoering van de NVKS-opdrachten. De informatie die wordt verkregen met de herziene vragenlijst, moet de raad in staat stellen beter aan te sluiten op het lerend vermogen van de praktijk.

Partiële toetsing

Mocht het ondanks het ontwikkelingsgesprek en de nieuwe vragenlijst toch niet lukken om goed door de toetsing te komen, dan is het in het nieuwe systeem mogelijk om alleen een hertoetsing te doen op de onvoldoende onderdelen. Dat scheelt in de kosten, want een volledige toetsing is duurder, en het vergt ook een minder grote inspanning. De raad kan overigens nog wel besluiten dat een volledige hertoetsing nodig is.

'In het DNA van accountants zit een hang naar duidelijkheid.'

De NBA ziet dat de toetsing meeweegt bij kantoren in het besluit om wel of niet assurance te doen en hoopt dat toezicht op nieuwe leest ervoor zorgt dat er meer kantoren weer voor assurance-opdrachten kiezen. Hofstra: "Als je weinig vrijwillige controles of andere assurance-opdrachten doet, dan vinden kantoren het momenteel nog vaak een te grote opgave om aan alle eisen te voldoen. Dat komt onder meer omdat je in het oude systeem bij een onvoldoende altijd een integrale hertoetsing moest doen. Dat hoeft niet meer. Hopelijk geeft dat iets meer lucht, zodat kantoren vaker de assurance-handschoen weer oppakken."

Duidelijkheid

De NBA is al een tijd bezig met de werving van toetsers. Toezicht op nieuwe leest wordt midden in de cyclus gestart, dus de kantoren die in het derde jaar zitten van de cyclus worden nu geselecteerd voor een ontwikkelingsgesprek in 2024. Ook startende kantoren worden geselecteerd.

Hofstra benadrukt dat in het nieuwe systeem de verzamelde data gebruikt gaat worden voor data-analyse, om straks te kunnen werken met benchmarks, best practices en om trends te signaleren. "In het DNA van accountants zit een hang naar duidelijkheid. Deze nieuwe methode speelt daarop in; het ontwikkelingsgesprek zorgt voor minder verrassingen en meer mogelijkheden om je goed voor te bereiden. Ook de data-analyse draagt daar straks aan bij."

• NBA-pagina 'Toezicht op nieuwe leest'
• NBA-pagina 'Toetsingen'