Heb je weer zo'n dossier
Deze uitroep hoor ik vaak binnen het mkb-accountantskantoor. De eerlijkheid gebied me te zeggen dat ik het zelf ook wel eens gebruik. Maar hier wil ik het eens belichten vanuit de kant van de vennoot van het kleine(re) accountantskantoor.
Deze accountants gebeurt het nog regelmatig dat ze vlak voor de bespreking van de jaarrekening een dossier op hun bureau (of scherm) krijgen waar nog allerlei openstaande punten inzitten. Bijvoorbeeld het dossier van een bv van een dga dat best aardig dichtzit maar waarin geen enkele aandacht is besteed aan de pensioenvoorziening eigen beheer, die een materieel deel van de balans uitmaakt. Of een handelsbedrijf waarin het dossier bij de post 'voorraad' staat 'onderbouwing van de klant is nog onderhanden'.
Ik zou er ook moedeloos van worden, me zelfs afvragen of mijn assistenten wel weten waar ze mee bezig zijn. Wat belangrijk is en wat niet. Toch zitten er wel degelijk twee kanten aan dit verhaal. De eerste is dat de uitkomst van je review afhankelijk is van de kwaliteit van je instructie vooraf. De andere kant is dat als gevolg van de toenemende checklistcultuur, een assistent die z'n gezond boerenverstand (gbv) gebruikt uitermate schaars is geworden.
Om met het eerste te beginnen: Niet zelden verwacht een vennoot van zijn medewerkers dezelfde vaardigheid in het onderscheiden van hoofd- en bijzaken. Als ik vervolgens doorvraag of hij de moeite heeft genomen zijn medewerkers bij dit onderscheid (een soort risicoanalyse) te betrekken is het antwoord vaak 'nee'. Een gemiste kans om kennis over te dragen en betrokkenheid te vergroten.
Ik zou daarom iedere accountant die medewerkers aanstuurt willen aansporen om vooral zelf vóórop in de 'strijd' te lopen. Zorg ervoor dat je medewerkers vanaf het eerste moment in de opdracht weten wat belangrijk is en waar ze de nadruk in hun werkzaamheden op moeten leggen (efficiënt en risicogericht samenstellen). Dit voorkomt als het goed is een hoop gezucht en herstel achteraf.
Dat het niet zo gemakkelijk ligt, blijkt ook wel uit de praktijk. Ik krijg namelijk ook wel eens het antwoord terug dat de vennoot wel degelijk zijn assistent heeft geïnstrueerd in de belangrijke zaken, maar dat deze desondanks toch door de assistent worden 'gemist'. Dit is natuurlijk dubbel zuur, maar helemaal onlogisch is het niet.
Vanuit de regelgeving en ook door toetsers wordt er bij kantoren op aangedrongen om toch vooral een 'standaard werkprogramma' in het kwaliteitsstelsel op te nemen. Deze standaard dient vervolgens per opdracht specifiek te worden gemaakt. Maar de kunst van het weglaten wordt nog niet door iedereen beheerst. Al gauw blijkt de gehele standaard ineens van toepassing te zijn voor alle (samenstel)klanten van kantoor, en dan schiet het z'n doel voorbij. Het gevolg is dat er veel onnodige zaken worden gedaan en dat de kans dat belangrijke zaken blijven liggen groter wordt. Menig assistent begint nog steeds 'linksboven' en eindigt 'rechtsonder'.
Ook hiervoor geldt dat de vennoot voorop in de strijd moet gaan en de assistent aan de hand moet nemen bij het specifiek maken van het werkprogramma, na eerst een goede bedrijfsbeschrijving te hebben gemaakt. Wederom efficiënt en risicogericht. Maar ook het lef hebben om beargumenteerd zaken achterwege te laten. Tussentijds ook eens vragen hoe het gaat.
Maar vooral gezond boerenverstand gebruiken en je realiseren dat je als accountant iets moet toevoegen.