» Direct naar annotatie

Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een woningcorporatie beheert ongeveer 19.000 woningen. De corporatie beheert ook een complex met zowel huurwoningen van de corporatie zelf als koopwoningen van particuliere eigenaren. Een registeraccountant controleert sinds 2016 de jaarrekening van de corporatie. In juni 2022 geeft hij een goedkeurende controleverklaring af bij de jaarrekening 2021. De materialiteit voor de jaarrekening als geheel was 30 miljoen euro ofwel 1 procent van de totale activa. De materialiteitsgrens voor operationele transactiestromen was 2,6 miljoen euro ofwel 2 procent van het genormaliseerde totaal van de huuropbrengsten en opbrengsten servicecontracten.

Een huurder uit dit complex is het niet eens met de jaarafrekening van de servicekosten over 2021. Hij vraagt de corporatie om inzage in de gegevens die zijn gebruikt om de afrekening op te stellen. Drie maanden later mag de huurder de berekening en de bijbehorende nota’s inzien op het kantoor van de corporatie.

De huurder maakt bij het accountantskantoor melding van een zijns inziens klachtwaardig feit. Een kantoorgenoot van de externe accountant vraagt de huurder per e-mail de melding “iets meer duiding” te geven. Volgens de e-mailhandtekening onderaan het bericht is de accountant ‘Director | Internal Audit & Compliance Office’. Zijn RA-titel staat er niet onder. De huurder stuurt dezelfde dag nog een uitgebreide toelichting op zijn constateringen.

De director mailt terug dat het kantoor:

• de uitleg bestudeert;
• als externe accountant is gebonden aan geheimhoudingsvoorschriften en vertrouwelijke informatie die het binnen de opdracht heeft verkregen niet kan delen met derden zonder de uitdrukkelijke toestemming van de organisatie;
• ·er zo snel mogelijk op terugkomt.

Als de director er later op terugkomt schrijft hij dat:

• hier sprake is van een verschil van inzicht van de huurder met de woningcorporatie;
• de externe accountant van woningcorporatie daarin geen partij is;
• de huurder het verschil van inzicht moet bespreken met de corporatie en daar desgewenst kan klagen als de huurder een benadeelde belanghebbende is;
• het de verantwoordelijkheid van de accountant is een controleverklaring af te geven bij de jaarrekening van de corporatie;
• het kantoor daarbij een oordeel geeft over het getrouwe beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen en het resultaat over het boekjaar;
• de opdrachtvoorwaarden verhinderen dat het kantoor vrijelijk met derden communiceert over vertrouwelijke informatie, die is verkregen tijdens de uitvoering van de controleopdracht;
• het kantoor de strekking van de informatie van de huurder vertrouwelijk heeft besproken met de externe accountant.

De huurder dient een klacht tegen de externe accountant en de director in bij de Accountantskamer.

Klacht

De externe accountant heeft:

a. de controle van de jaarrekening over 2021 wat betreft de post servicekosten niet correct uitgevoerd, dan wel onvoldoende controlewerkzaamheden verricht.

De director heeft:

b. in zijn e-mail niet vermeld dat hij registeraccountant is;

c. het vermoeden van fraude, dat de huurder uitte, niet zorgvuldig onderzocht.

Oordeel

De klacht is ongegrond.

Ad a Controle voldoende 

De huurder meent dat de beheerder alle werkbare uren van al haar medewerkers die betrokken zijn bij het complexbeheer op voorhand heeft doorberekend aan de huurders. Sommige uren zijn dubbel gedeclareerd. De betrokken medewerkers leveren namelijk ook betaalde diensten aan de Vereniging van Eigenaren (VvE) in hetzelfde complex. Volgens de huurder maakt de beheerder ook winst op de servicekosten, terwijl dat wettelijk niet is toegestaan. In totaal heeft de beheerder 278.665,52 euro te veel in rekening gebracht. Omdat voor veel huurders een tientje in de maand al veel is, had de accountant de niet-materiële post servicekosten toch moeten controleren. De accountant heeft voor deze post echter geen controlewerkzaamheden verricht of is alleen maar uitgegaan van deelaannames.

De accountant wijst op de gehanteerde materialiteit van 30 miljoen euro respectievelijk 2,6 miljoen euro en de gehanteerde uitvoeringsmaterialiteit van 1,7 miljoen euro. De post servicekosten bedroeg afgerond 10,9 miljoen euro en de serviceopbrengsten afgerond 10,6 miljoen euro. Gezien deze omvang had hij geen aanleiding om op voorhand te veronderstellen dat deze post tot een materiële fout in de jaarrekening konden leiden. Deze kosten en opbrengsten bestonden uit zeer veel kleine bedragen. Servicekosten zijn verrekenposten en op deze post is een klein verlies geleden van ongeveer 200.000 euro. De corporatie heeft dus geen winst gemaakt op de servicekosten.

Op basis van deze cijferanalyse heeft de accountant in de planningsfase geconcludeerd dat uitgebreide controlewerkzaamheden op de servicekosten niet nodig waren. Het controleprotocol van de Autoriteit Woningcorporaties en de NBA-handreiking 1117 zien de servicekosten niet als een significante transactiestroom of als een frauderisico-indicator. De accountant heeft het kader van Standaard 240 gevolgd en zijn werkzaamheden nader toegelicht op de zitting.

Volgens de Accountantskamer is het doel van de jaarrekening inzicht te geven in de financiële positie en de behaalde resultaten van de rechtspersoon. De jaarrekening kan worden gebruikt om economische beslissingen op te baseren. De doelstelling van de accountant bij de controle is een redelijke mate van zekerheid te krijgen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Die ‘redelijke mate’ en ‘afwijkingen van materieel belang’ geven aan dat de controle geen absolute zekerheid oplevert. De accountant richt zich op mogelijk materiële fouten en fraude, die de economische beslissingen van gebruikers van de jaarrekening kunnen beïnvloeden. Als de accountant de controle uitvoert conform de Standaarden kunnen individuele posten in de jaarrekening afwijkingen bevatten die niet van materieel belang zijn voor de financiële overzichten als geheel.

Huurders van de corporatie moeten erop kunnen vertrouwen dat de afrekening van hun servicekosten correct is. Het management van de corporatie is daarvoor verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid van de accountant gaat niet zo ver dat deze ook controleert of de afrekening van de servicekosten correct is. Specifieke posten kunnen afwijkingen bevatten, maar als die niet materieel zijn, zijn ze niet van belang voor de jaarrekeningcontrole.

De accountant heeft:

• vastgesteld dat de servicekosten en -opbrengsten geen significante transactiestromen of bedrijfsprocessen betreffen;
• inzicht verkregen in de opzet en het bestaan van de – effectieve – internebeheersingsmaatregelen, waaronder functiescheidingen en administratie;
• de opzet en het bestaan van het inkoop- en betaalproces beoordeeld;
• de verantwoorde bedragen aan servicekosten en -opbrengsten aangesloten met de onderliggende financiële administratie;
• de totale personeelskosten aangesloten met de verzamelloonstaat;
• het totaal van de betaalde kosten in het grootboek aangesloten met de betalingen volgens de crediteurenadministratie;
• in een kostensteekproef drie facturen voor servicekosten gecontroleerd;
• een initiële en afsluitende cijferbeoordeling uitgevoerd op de servicekosten en -opbrengsten en het saldo daarvan.

Je kunt dus niet zeggen dat de accountant onvoldoende controlewerkzaamheden heeft uitgevoerd om een deugdelijke grondslag voor de controleverklaring te krijgen. Of er inderdaad sprake was van fraude omdat de corporatie winst maakte op de servicekosten laat de Accountantskamer in het midden. Duidelijk is dat de accountant tijdens de controle niets wist van het fraudesignaal en er bij de uitvoering dus geen rekening mee heeft kunnen houden.

Ad b Titel verzwijgen mag

De huurder vindt het vreemd dat de director zijn RA-titel niet heeft gebruikt in zijn e-mails en op geen enkele wijze kenbaar heeft gemaakt dat hij registeraccountant is. Volgens de Accountantskamer is de accountant niet verplicht om in communicatie met anderen de accountantstitel te voeren. Dat de director zijn titel niet heeft vermeld in de e-mailberichten aan de huurder is tuchtrechtelijk niet relevant.

Ad c Onderzoek fraudevermoeden

De huurder heeft gemeld dat de corporatie wellicht frauduleus heeft gehandeld bij de afrekening van servicekosten en vindt dat de director onzorgvuldig is omgegaan met dat signaal. In zijn verweer voert de director aan dat hij heeft gehandeld conform de Klachten- en klokkenluidersregeling van KPMG.

Omdat de melding gaat over de controle van een oob-jaarrekening heeft de director de melding volgens de Accountantskamer terecht aangemerkt als een klacht en de interne klachtenregeling gevolgd. De director heeft zich laten informeren door de controlerend accountant en daarbij geen gegevens gebruikt die zijn te herleiden tot de melder. Uiteindelijk kon de director concluderen dat:

• de klacht van de huurder hoofdzakelijk gaat over een geschil van de huurder met de corporatie;
• het de externe accountant niet te verwijten valt dat de post servicekosten is gebaseerd op een mogelijk foute berekening.

Op de zitting heeft de director toegelicht dat hij de opvolger van de controlerend accountant heeft geïnformeerd over het fraudesignaal van de huurder. Volgens de Accountantskamer heeft de director het signaal van de huurder serieus onderzocht en voldoende adequaat afgehandeld.

Maatregel

Geen.

Annotatie Lex van Almelo

De combi van servicekosten en accountants komt regelmatig voor in de tuchtrechtspraak. Meestal klaagt een lid van de Vereniging van Eigenaren de accountant dan aan wegens diens of dier rol als penningmeester. In dit geval gaat het om de controle van de jaarrekening van een woningcorporatie. Volgens één van de huurders declareert de beheerder servicekosten dubbel en maakt er – in strijd met de wet – winst op. Volgens de huurder beloopt de ‘fraude’ bijna drie ton. Nadat een accountant van – kennelijk – KPMG een goedkeurende controleverklaring heeft afgegeven, maakt de huurder bij het kantoor melding van de vermeende fraude.

De verantwoordelijke director neemt de melding serieus en legt uit dat de accountant de fraude niet hoefde te ontdekken, omdat het bedrag ruimschoots onder de materialiteitsgrenzen ligt. Voor de zekerheid heeft de director de opvolger van de controlerend accountant – die wegens de verplichte rotatie plaats moest maken – geïnformeerd over de klokkenluidersmelding. De director heeft het signaal dus goed opgepakt. Dat hij zijn RA-titel niet vermeldde in de communicatie met de huurder is tuchtrechtelijk niet verwijtbaar; er is geen regel die accountants verplicht hun titel te vermelden.

De Accountantskamer zegt niet of er inderdaad sprake was van fraude, maar wel dat de controlerend accountant die niet hoefde te ontdekken en voldoende controlewerkzaamheden heeft uitgevoerd inzake de post servicekosten. De huurder heeft het fraudesignaal pas afgegeven, nadat de accountant de controle had afgerond.

Geheimhouding 

Een los eindje in deze zaak is het beroep op geheimhouding door de accountant. De corporatie/beheerder heeft de huurder inzage gegeven in de berekening van de servicekosten en de onderliggende cijfers. Als de huurder vervolgens bij het accountantskantoor melding maakt van vermeende fraude schrijft de afhandelaar van de melding dat de opdrachtvoorwaarden verhinderen dat het kantoor vrijelijk met derden communiceert over vertrouwelijke informatie, die is verkregen tijdens de uitvoering van de controleopdracht. In de tuchtzaak klaagt de huurder niet over dit beroep op vertrouwelijkheid, zodat het verder niet aan de orde komt. Omdat de annotator zich momenteel verdiept in de grenzen van de geheimhoudingsplicht wil deze er toch iets over zeggen nu de gelegenheid zich voordoet.

Op het eerste gezicht is het beroep op de geheimhoudingsplicht zonder meer terecht: accountants hebben bij de controle van een oob een wettelijke geheimhoudingsplicht, die ook vastligt in de VGBA. En als je geheimhouding contractueel vastlegt, moet je je eraan houden, zo zei de Rechtbank Amsterdam begin 2021 in een procedure van Mazars tegen Value8. 

In artikel 6 lid 2 van de algemene voorwaarden van KPMG staat dat de geheimhoudingsverplichting niet van toepassing als de “informatie reeds algemeen bekend is of bekend wordt, anders dan als gevolg van een onrechtmatige bekendmaking door KPMG”. Met andere woorden: wat algemeen bekend is, is niet vertrouwelijk. Dat de gecontroleerde corporatie de huurder al inzage had gegeven in de berekening en de onderliggende cijfers betekent volgens deze bepaling niet dat de informatie algemeen bekend was. Als de informatie niet algemeen bekend was en alleen de huurder die kende, is de informatie contractueel gezien dus vertrouwelijk. Maar waarom zou de huurder aan de accountant vragen wat hij al weet?

In dit geval gaat het om een melding over vermeende fraude. Het kantoor neemt die melding wel serieus, maar zegt er vanwege de vertrouwelijkheid niets over. Ook als het terecht is – het beroep op de geheimhouding komt gezien de bekende feiten ook over als een standaard reflex op het moment dat de accountant wordt aangesproken op de controlewerkzaamheden.

Volgens de VGBA kan de opdrachtgever de vertrouwelijkheid van bepaalde informatie opheffen. Deze ontheffing is niet terug te vinden in de algemene voorwaarden van KPMG en ook niet in de model algemene voorwaarden van de NBA.