Controleaanpak

Controle op een overvalsmoment en gajes naar de bajes

Een overval op een juwelier laat Niels van Nieuw Amerongen mijmeren over het element van onvoorspelbaarheid in de controleaanpak.

Niels van Nieuw Amerongen

De beelden staan in mijn geheugen gegrift. Het is een vrijdagmiddag. Plaats van actie: het lokale winkelcentrum. Twee donker geklede mannen, mondkapje voor, snorren langzaam op hun scooter door het winkelcentrum. Op het eerste gezicht niets bijzonders. In de winkelstraat is sprake van een normale vrijdagmiddagdrukte. Je ziet een man lopen met een normale pas. Plotseling blijft hij verstijfd staan. Je hoort paniekerig geschreeuw, mensen die zich in een vlaag van helderheid realiseren dat ze getuige zijn van iets ernstigs, op een plek waar je maar liever niet had willen zijn op dat moment. Ze vluchten angstig en onder de nodige verzuchtingen de dichtstbijzijnde steeg of winkel in. Het volgende fragment vormt een onheilspellend ogenblik: het geboefte stapt af van de scooter, ze laten de motor draaien en stormen op de zware, dichte deur van de juwelier af, trappen de deur open met veel bombarie en dringen - getooid met vuurwapen en klophamer - de zaak binnen. Wat zich binnen in korte tijd heeft afgespeeld wordt niet getoond.

Voor een ogenblik ben ik diep verzonken in mijn eigen overpeinzingen. Totdat… je opeens weer terug bent in de realiteit. Het gaat hier over een overvalsmoment*. Waar ken ik dat toch van? Precies ja, dat 'element van onvoorspelbaarheid', dat accountants als onderdeel van hun fraudewerkzaamheden moeten inregelen in hun algehele controleaanpak (voor de liefhebbers: COS 240.30c). Laatst nog deed ik uitvraag in een digitale training: wat accountants zoal doen als ze een element van onvoorspelbaarheid inbouwen. Ik kreeg behoorlijk wat reacties. Naast de wat afstandelijke controle van het uitvoeren van steekproeven, kwamen zowaar ook wat voorbeelden voorbij. Zoals een leegstandscontrole bij een hotel op een onverwacht moment, of het tellen van de kas op een overvalsmoment. Het komt dus nog steeds voor.

Laten we nog eens kijken naar de real life overval: die vond plaats op klaarlichte dag, op een moment dat de winkel geopend was, het was een zeer onverwacht gebeuren (hoewel juweliers zich natuurlijk in het algemeen wel bewust zijn van het risico dat ze overvallen worden). Dat is, denk ik, iets om mee te nemen voor accountants: als je een controle op een overvalsmoment doet, zorg dan dat je het doet op een moment dat de bedrijfsactiviteiten in volle gang zijn. Zorg dus voor zorgvuldige timing. Net zoals de juwelier zich bewust is van het risico van een overval, is het verstandig om jaarlijks voorafgaand aan de controle bij de opdrachtgever te benadrukken dat een controle op een overvalsmoment tot de mogelijkheden behoort. Dan is de opdrachtgever zich er van bewust, maar weet hij niet of het plaatsvindt en wanneer. Het is natuurlijk ook van belang om af te wegen door wie je een dergelijke controle laat uitvoeren (dat zou een teamlid met voldoende ervaring moeten zijn, gelet op het fraude-element in de aard van de werkzaamheden). En dat je je niet laat afschepen met het gelegenheidsargument dat je komst niet gelegen komt…

'Als je een controle op een overvalsmoment doet, zorg dan dat je het doet op een moment dat de bedrijfsactiviteiten in volle gang zijn.'

Opvallend is ook dat de overvallers de overval hebben voorbereid door hun tools mee te nemen (vuurwapen en hamer). Het is van belang dat je bij een controle op een overvalsmoment ook goede voorbereidingen treft voor wat je mee moet nemen. Als je bijvoorbeeld door het jaar heen digitaal toegang hebt tot de administratie, is het zinvol om vooraf alvast een kijkje te nemen in wat je daar aantreft. Je kunt ook gewoon eens langsgaan op de locatie om fysiek een kijkje te nemen zonder dat je de geplande controle op een overvalsmoment doet. Zorg dat je een verwachting hebt over wat je mogelijk aantreft.

Nog meer beelden en mediaberichten komen steeds weer terug in mijn gedachten. De overvallers zijn maar kort binnen geweest (hoewel het vast een spreekwoordelijke eeuwigheid geduurd heeft voor de betrokken ondernemer, bleken ze twee minuten binnen te zijn geweest). Ze springen op hun scootertje, zwaaien nog wat met een vuurwapen en maken dat ze weg komen. In no time arriveren ambulance en politie. Bij de ingang ziet het rood van de bloedspatten. De lokale en regionale media berichten al snel dat de ondernemer zwaar gewond naar het ziekenhuis is afgevoerd. De overval is het gesprek van de dag. Daarna bericht de politie dat ze kledingstukken hebben gevonden, dat de scooter is gevonden, die gestolen bleek te zijn. Daarna even geen info. Maar later op de middag volgt dan toch het bericht dat twee mannen zijn aangehouden. De berichtgeving is zelfs heel precies: 23 minuten na de incidentmelding vond de aanhouding plaats. Het gajes naar de bajes. De overval vond precies op het moment van overdracht naar een opvolgend politieteam plaats. Een kwetsbaar moment? Voor de politie niet, er was juist veel capaciteit beschikbaar. Maar ook ging de politie zeer systematisch te werk. Zo werden alle vluchtwegen vanuit het dorp hermetisch afgesloten. Een succesverhaal voor de politie dus. Petje af.

'Wat zou het fijn zijn als we meer succesverhalen van accountants zouden horen in de media.'

Ik mijmer nog even verder. Wat zou het fijn zijn als we meer succesverhalen van accountants zouden horen in de media. Niet om op de borst te kloppen, maar ook ter illustratie dat er heel veel goed gaat. Dat fouten en boeven (fraudeurs) wel degelijk worden opgespoord. Nu zijn accountants geen politie, zelfs geen forensische experts. Maar het zou wel eens goed zijn als accountants wat meer zouden nadenken over vervolgmaatregelen. In dit concrete geval kreeg de politie een incidentmelding en die was zo concreet dat ze wel tot actie moest overgaan. Voor accountants is dat vaak anders. Maar soms geldt daarbij ook dat er zoveel frauderisicofactoren waren dat het haast onmogelijk was om ze te missen. De boodschap is daarom: wees altijd alert. Zeker als je werkzaamheden plant die verband houden met een frauderisico, kijk dan goed of het nodig is om door te pakken. Zorg dat je een plan klaar hebt liggen voor vervolgmaatregelen. Want dit is wel vergelijkbaar met de politie: zodra je een vermoeden hebt van fraude, moet al het andere geplande werk daarvoor wijken**.

Nu ben je misschien ook wel benieuwd naar hoe het met de ondernemer is afgelopen. Op zaterdagochtend begeef ik me naar het centrum. Daar lijkt het 'normaal rustig' te zijn, maar je hoeft maar ergens je oor te luisteren te leggen, of je begrijpt al snel dat het nog steeds het gespreksonderwerp van de dag is. Men is er nog ondersteboven van. Niet lang daarna komt er meer beeld en geluid over hoe het met de zwaar gewonde ondernemer gaat. We zien een beeld van een gebutst - met de hamer bewerkt - hoofd, de plakkers van de vele hechtingen goed zichtbaar, opgezwollen plekken die van kleur verschieten en via blauw en rood naar paars neigen.

Dan verwacht je dat de beste man boos is, geschrokken, getraumatiseerd, of welk psychisch label van instabiliteit je er ook op wilt plakken. Niets van dat al. Hij blijkt christen te zijn, dankbaar dat hij het heeft overleefd, en - net als de gestenigde Stefanus*** - bereid om de mannen te vergeven als ze bij hem langs zouden komen. Omdat ik mijn petje gisteravond al weer had opgezet, kon ik hem nog een keer afzetten. Diep respect.

Een vertaalslag naar de accountancy maken van dit laatste deel van het verhaal is wat lastig. Ik zou er echter toch nog een paar opmerkingen over willen maken. Als de accountant fraude-gerelateerd werk doet, dan moet de accountant er rekening mee houden dat hij of zij een fraude op het spoor komt. Het is de vraag of dit hetzelfde is als de basisgrondhouding dat achter elke administrateur of directeur een fraudeur schuil gaat (in vaktermen wordt deze basishouding geduid met presumptive doubt). Wat mij betreft niet, dat zou de relatie met de opdrachtgever ook onwerkbaar maken. Maar ermee rekening houden dat er iets loos is, lijkt me niet meer dan passend (en geboden).

'Ermee rekening houden dat er iets loos is, lijkt me niet meer dan passend.'

Als de accountant al bij cliëntacceptatie een hoog integriteitsrisico heeft ingeschat is dat natuurlijk een specifieke situatie die om een specifieke aanpak vraagt, maar dat geldt doorgaans niet voor het gros van de cliëntsituaties. Ondertussen is het wel van belang om rekening te houden met emoties aan cliëntzijde (directeur, medewerker) die verband houden met de werkzaamheden van de accountant c.q. de bevindingen die voortvloeien uit die werkzaamheden. Als je een vermoeden van fraude op het spoor komt, dan gaat het er om spannen. De relatie met betrokkene (de medewerker of directeur heeft dan ook een mogelijke verdenking, vandaar deze term) verandert soms waar je bij staat. Je leert zo iemand opeens van de andere kant kennen, of je vangt er een glimp van op. Wees dus bijzonder alert op de emotie die aan de andere kant van de lijn ontstaat en speel daarop waar nodig direct in.

Het zal je inmiddels wel duidelijk zijn dat je het element van onvoorspelbaarheid niet maar even zo inregelt en het om het even laat door wie die taak wordt uitgevoerd****. Denk er goed over na. En deel ook vooral je ervaringen met collega’s. Fraude blijft immers voor vele accountants een zeldzame gebeurtenis, waarvan je er gedurende je hele carrière waarschijnlijk hooguit een handvol 'in het echie' ziet.

* Wellicht ten overvloede: het gaat me in dezen om het timing-aspect, niet om een vergelijk tussen criminelen en accountants te maken.
** Het is in deze situatie nog niet duidelijk of de overvallers als duo hebben gewerkt of – zoals al is gesuggereerd – onderdeel uit maken van een bende. Als dit laatste het geval is, zou een aanhouding van twee mensen weleens een bredere impact kunnen hebben. Zo kan ook de ontdekking van een relatief kleine fraude leiden tot een breder spoor van fraudegevallen.
*** Handelingen 7:60.
**** In deze bijdrage heb ik afgezien van de coronabeperkingen voor een fysieke controle op een overvalsmoment. Het is goed als daarop binnen de beroepsgroep verder wordt gereflecteerd.

Dr. Niels van Nieuw Amerongen RA is eigenaar van advies- en trainingsbureau V&A en is als associate professor Auditing & Assurance verbonden aan Nyenrode Business Universiteit.

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.