Tuchtrecht

Declaratieonderzoek verwarrend voor de rechter

Een accountant-administratieconsulent, die een second opinion geeft over de declaraties van een accountantskantoor, schrijft zo’n onduidelijk en verwarrend rapport dat hij de waarheidsvinding in een gerechtelijke procedure belemmert.

Accountantskamer

Zaaknummers:
18/292 Wtra AK
Datum uitspraak:
17 september 2018
Oordeel:
grotendeels gegrond
Maatregel:
berisping
Status:
nog niet definitief
Vindplaats:
ECLI:NL:TACAKN:2018:67

Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Op verzoek van een onderneming onderzoekt een accountant-administratieconsulent de declaraties die een AA RB van een ander kantoor heeft gestuurd aan de onderneming. Die onderneming meent dat de accountant 36 duizend euro te veel heeft gefactureerd. De onderneming vraagt de onderzoeker of de AA RB:

  • heeft gehandeld zoals van een redelijk handelend redelijk bekwaam vakgenoot verwacht mag worden;
  • een gebruikelijk loon heeft gehanteerd;
  • een loon in rekening heeft gebracht dat gebruikelijk is voor de werkzaamheden die hij daarvoor heeft verricht.

In februari 2015 komt de onderzoeker met een eerste concept-‘rapport van bevindingen’. De onderzochte accountant ontvangt deze versie medio maart. Vier dagen later krijgt de onderzochte accountant versie twee van het rapport. In zijn reactie hierop schrijft de accountant onder meer dat:

  • door de opbouw van het oordeel een beeld ontstaat van een accountant die achteraf de nota’s flink verhoogt, zonder de cliënt daar afdoende over in te lichten;
  • dit een volstrekt verdraaide weergave van de werkelijkheid is;
  • de facturering simpelweg was gebaseerd op de uren die nodig waren om de opdrachten uit te voeren;
  • de offerte, die de accountant in 2006 (en in 2007) uitbracht, was gebaseerd op de situatie tot en met boekjaar 2004, zoals de cliënt die schetste;
  • de activiteiten nadien zijn uitgebreid;
  • vanaf boekjaar 2008 niet meer werd gewerkt op offertebasis en dus de daadwerkelijk bestede uren in rekening zijn gebracht;
  • dit destijds met de cliënt is besproken;
  • de cliënt de nota’s tot medio 2014 steeds gewoon betaalde en de cliënt dus akkoord was met deze manier van declareren;
  • de bestede uren en gehanteerde uurtarieven volstrekt redelijk en marktconform zijn.

De onderzoeker komt na deze reactie nog met een derde conceptrapport van bevindingen om in mei 2015 de definitieve versie te sturen aan de opdrachtgever. In het definitieve rapport staat onder meer dat:

  • het accountantskantoor op basis van de algemene voorwaarden kon terugvallen op een declaratiegedrag van uur x tarief door na 2007 geen nieuwe offertes uit te brengen;
  • het accountantskantoor de bevestiging bij de jaarrekening namelijk gebruikt(e) om de algemene voorwaarden van toepassing te verklaren en de opdracht te verlengen;
  • de directeur van de onderneming er steeds vanuit is gegaan dat de afgegeven offerte ook gold voor de jaren na 2007;
  • het voor de directeur niet duidelijk was dat hij er door de bevestiging van de jaarrekening te tekenen mee akkoord ging dat het kantoor de werkzaamheden zou declareren tegen uurtarief (zonder maximum).

Onder het kopje ‘Standpunten’ concludeert de onderzoeker onder andere dat het erop “lijkt” dat het kantoor de geoffreerde bedragen heeft geïndexeerd. Omdat het kantoor laat was met het verwerken van de jaarrekeningen betaalde de klant zonder het te weten al deels voor de gemaakte uren. In 2008 heeft de accountant gesproken over de overschrijding van het offertebedrag, maar dat is niet schriftelijk vastgelegd. Aan wie de late afwerking van de jaarrekening lag – daarover doet de onderzoeker geen uitspraak.

In de samenvatting schrijft de onderzoeker dat hij “niet heeft kunnen vaststellen dat de uurtarieven niet marktconform zijn”. De vraagstelling zou zich daarom moeten beperken tot de redelijkheid van de verantwoorde tijdsbesteding. De onderzoeker vergelijkt daarvoor met name de offertes 2006-2007 en stelt vast dat “de verantwoorde kosten volgens de offerte een redelijke basis vormen voor de genoemde werkzaamheden”.

In oktober 2015 krijgt de AA RB een dagvaarding van de advocaat van de onderneming. De AA RB dient een klacht in tegen onderzoeker.

Klacht

De accountant heeft:

a. tegenover de opdrachtgever en de klager niet duidelijk gemaakt voor welke vennootschap(pen) hij zijn werkzaamheden zou uitvoeren en heeft in strijd met de NV COS 4400 zijn werkzaamheden uitgebreid van twee naar drie vennootschappen;

b. een zwaar onvoldoende eerste versie uitgebracht die op meerdere punten in strijd is met NV COS 4400 en waarbij hij vooringenomen was;

c. een zwaar onvoldoende tweede versie uitgebracht die op meerdere punten in strijd is met NV COS 4400, waarbij hij vooringenomen was en de onderzochte accountant niet zorgvuldig heeft geïnformeerd over de wijzigingen ten opzichte van de eerste versie;

d. de derde en de vierde versie van het rapport pas laten meesturen met de dagvaarding en die versies dus wel meteen gestuurd aan de opdrachtgever en de advocaat;

e. in strijd met NV COS 4400 standpunten ingenomen en conclusies getrokken, terwijl hij zijn eigen oordeel soms presenteert als het standpunt van de onderneming;

f. ten onrechte geschreven dat de AA RB terugvalt op een andere declaratiemethode, namelijk uren maal tarief;

g. geen antwoorden gegeven op de vragen van de opdrachtgever nu hij in de samenvatting schrijft dat hij niet kon vaststellen dat de uurtarieven niet marktconform zijn;

h. ten onrechte het volledige dossier en alle concepten verstrekt aan de opdrachtgever en diens advocaat, terwijl hij zich had moeten beperken tot één definitieve rapportage en deze alleen had moeten aanbieden aan de opdrachtgever, met een kopie aan de AA RB;

i. onvoldoende capaciteiten om een opdracht als deze uit te voeren en heeft de AA RB daardoor schade berokkend.

Oordeel

Klachtonderdeel a is ongegrond, de klachtonderdelen b tot en met h zijn gegrond en klachtonderdeel i wordt bij gebrek aan zelfstandige betekenis niet apart behandeld.

Ad a Betrokken vennootschappen duidelijk

De onderzoeker heeft in het eerste gesprek verteld dat zijn werkzaamheden drie vennootschappen betroffen. De klager heeft ook alle drie vennootschappen betrokken in zijn reactie op concept twee. De reikwijdte van het onderzoek was dus duidelijk genoeg en de werkzaamheden zijn nadien niet uitgebreid.

Ad b, c, d en h Status concepten onduidelijk

De eerste drie versies van het rapport zijn concepten en geen rapportage in de zin van NV COS 4400. Deze discussiestukken waren bestemd voor het hoor en wederhoor. De onderzoeker heeft bij deze versies grote onduidelijkheid laten ontstaan en bestaan over de status van deze stukken. Een stempel of watermerk ‘concept’ had al veel van deze onduidelijkheid weg kunnen nemen.

Zo lang de status van deze versies niet duidelijk was, had de onderzoeker een uitdrukkelijk verspreidingsverbod moeten opnemen. De onvoldragen rapportages waren discussiestukken voor intern gebruik en hadden alleen gedeeld mogen worden met de opdrachtgever. Zij hadden niet zonder nadere toelichting mogen worden gebruikt in een gerechtelijke procedure.

Dit is extra bedenkelijk omdat de AA RB de derde versie pas te zien kreeg toen hij de dagvaarding ontving. Dat hij het definitieve rapport niet eerder heeft ontvangen is volgens de Accountantskamer echter niet klachtwaardig omdat dit rapport moest worden uitgebracht aan de opdrachtgever.

Verder is de onderzoeker niet duidelijk geweest over de meningen en conclusies van de onderneming die in het rapport staan, zonder dat die aan de onderneming worden toegeschreven. Voor klager was dit niet duidelijk. En nu deze stukken zonder nadere toelichting zijn gebruikt in de gerechtelijke procedure is het niet ondenkbaar dat die passages ook daar tot onduidelijkheid hebben geleid.

Ad e, f en g Inhoud rapport

Een accountant mag standpunten opnemen in een rapport. Conclusies zijn vaak zinvol, met name als de opdrachtgever daarom vraagt, zoals in dit geval. In de eerste alinea van het ‘rapport van feitelijke bevindingen’ suggereert de accountant impliciet dat het gaat om een opdracht in de zin van NV COS 4400. Of dit voor deze opdracht de aangewezen standaard is, laat de Accountantskamer in het midden. Volgens vaste jurisprudentie van de kamer moet een accountant er in elk geval voor zorgen dat zijn rapportage de objectieve waarheidsvinding door de rechter niet belemmert als hij weet dat zijn rapportage bedoeld is om publiekelijk een standpunt van zijn opdrachtgever te ondersteunen in een gerechtelijke procedure.

Een accountant belemmert de waarheidsvinding als:

  • de inhoud van de rapportage onjuist of onvolledig is;
  • de bevindingen of conclusies van het rapport een deugdelijke grondslag missen;
  • als het rapport ten onrechte geen duidelijke voorbehouden of beperkingen bevat.

Bij de opsomming van de standpunten heeft de accountant niet duidelijk vermeld van wie welk standpunt is. Zoals in de conclusie dat het erop “lijkt” dat het kantoor de geoffreerde bedragen heeft geïndexeerd. Ook de conclusie dat de onderneming niet had verwacht dat het declaratiegedrag enorm zou afwijken, lijdt aan deze onduidelijkheid. Volgens de Accountantskamer horen zulke verwarring en onduidelijkheid niet thuis in zo’n rapport en is hier sprake van een belemmering van de waarheidsvinding.

De Accountantskamer valt ook over de zin dat het kantoor zonder nieuwe offertes kon terugvallen op de algemene voorwaarden die declareren op uurbasis mogelijk maken etc. De accountant heeft op de zitting verklaard dat hij dit niet heeft bedoeld als conclusie, maar als vaststelling dat het kantoor in 2006 en 2007 heeft gefactureerd conform de offertes en in de jaren daarna hogere bedragen heeft gefactureerd.

De Accountantskamer vindt dat de onderzoeker met het woord “terugvallen” wel degelijk een conclusie heeft getrokken, die gezien het commentaar van de AA RB een deugdelijke grondslag mist. Met het woord suggereert de onderzoeker namelijk dat het accountantskantoor eerst de ene declaratiemethode volgde en daarna de andere. De feiten en omstandigheden die de partijen hebben aangevoerd geven echter geen aanleiding voor deze conclusie. Een conclusie zonder deugdelijke grondslag belemmert de waarheidsvinding.

De onderzoeker heeft de onderzoeksvragen niet opgenomen in zijn rapport, waarin hij wel schreef dat hij niet heeft kunnen vaststellen dat de uurtarieven niet marktconform zijn. Op de zitting zei de accountant desgevraagd dat hij eigen onderzoek naar tarieven van accountants achterwege heeft gelaten en dat hij “mild” heeft willen aangeven dat het tarief van de klager “redelijk was”. Omdat elk referentiekader voor de accountantstarieven ontbreekt, kon de onderzoeker volgens de Accountantskamer geen onderbouwd antwoord geven op de vraag van de opdrachtgever hierover.

Maatregel

Berisping. De accountant-onderzoeker heeft met zijn rapportage en het toesturen van meerdere conceptversies de objectieve waarheidsvinding door de rechter belemmerd. Daardoor heeft hij in strijd gehandeld met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid. Hij ziet in dat hij onjuist heeft gehandeld en dat hij heeft gezegd dat hij zulke opdrachten niet meer zal aannemen.

Annotatie Lex van Almelo

De berispte accountant heeft een rapport uitgebracht over de declaraties van een accountantskantoor. De conclusies van het verwarrende ‘rapport van feitelijke bevindingen’ zijn, zoals zo vaak in tuchtzaken, vooral in het voordeel van de klant die de facturen liet onderzoeken. De onderzoeker heeft met zijn fouten gedanst naar de pijpen van zijn opdrachtgever. Alleen heeft die in de gerechtelijke procedure niets aan de ondoorgrondelijke bevindingen en conclusies, die volgens de tuchtrechter de waarheidsvinding door de rechter belemmeren. Hoe je het rapport ook noemt en welke standaard je ook lijkt te hanteren – je mag de rechter niet op het verkeerde been zetten met ongefundeerde conclusies en verwarrende, onduidelijke en of suggestieve bewoordingen.

Over de toepasselijke standaard zegt de Accountantskamer impliciet dat je voor dit soort onderzoeken bij voorkeur niet NV COS 4400 moet hanteren (‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie’). Je kunt daarbij namelijk geen conclusies trekken, terwijl die vaak – ook in dit geval – zinvol zijn voor de opdrachtgever. De Accountantskamer had er rustig bij mogen zeggen dat ook de rechter vaak behoefte heeft aan duidelijke conclusies. Dat blijkt bijvoorbeeld uit deze uitspraak uit 2016 over merkenfraude en een recent arrest van het Gerechtshof Den Haag over een ander auteursrechtelijk geschil.

Tot slot is de les uit deze uitspraak van de Accountantskamer dat het duidelijk moet zijn wie wat concludeert en op basis van wat. Bovendien moet de accountant op de conceptversies van zijn rapport duidelijk zetten dat het om concepten c.q. discussiestukken gaat en daarbij verbieden het concept te verspreiden buiten de afgesproken kring.

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.