Tuchtrecht

Spookaccountant vindt contact met lastige klant niet nodig

Een RA/AA neemt de samenstelwerkzaamheden over van collega's van een ander filiaal. Hij overlegt wel met degene die de werkzaamheden feitelijk uitvoerde, maar schuwt het contact met de klant. Gezien de moeizame relatie met zijn voorgangers was persoonlijk contact nodig.

Accountantskamer

Zaaknummers:
19/502 Wtra AK
Datum uitspraak:
24 januari 2020
Oordeel:
deels gegrond
Maatregel:
waarschuwing
Status:
nog niet definitief
Vindplaats:
ECLI:NL:TACAKN:2020:3

Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een reparatiebedrijf voor mobiele telefoons laat de jaarrekening samenstellen door een accountantskantoor. Nadat de vennootschap onder firma op advies van het kantoor is omgezet in een bv-structuur verzorgt het kantoor ook de vpb-, ob- en ib-aangiften en verwerkt de administratie. Aanvankelijk doen een registeraccountant en twee medewerkers het werk voor de klant. Omdat de samenwerking met de ondernemer soms moeizaam verloopt, wil na hun vertrek niemand de werkzaamheden overnemen. Een registeraccountant/accountant-administratieconsulent van een ander filiaal doet dat wel.

De RA/AA reviewt de werkzaamheden van zijn voorgangers, spreekt met één van vorige samenstellers en rondt de samenstelwerkzaamheden voor de jaarrekeningen 2016 af. Nadat de ondernemer de laatste stukken heeft aangeleverd, geeft de accountant in april 2018 een samenstellingsverklaring af bij de jaarrekeningen 2016. Een maand later zegt de klant de opdracht op. Hij is niet tevreden over de dienstverlening van het kantoor, want:

  • het advies om de vof om te zetten naar vier bv’s had hem alleen maar geld gekost en niets opgeleverd;
  • het advies om over te stappen naar een ander boekhoudpakket ook;
  • de gefactureerde bedragen zijn te hoog.

Na het afscheid staat nog voor 25.587 euro aan facturen open. Als de klant die weigert te betalen, begint het kantoor een incassoprocedure. De klant dient een klacht tegen de accountant in bij de Accountantskamer.

Klacht

a. Het kantoor probeert op een zeer agressieve manier de openstaande rekeningen betaald te krijgen.

b. De accountant heeft de samenstellingsverklaring bij de jaarrekening 2016 afgegeven, terwijl hij nooit contact heeft gehad met de klant.

c. In de jaarrekening 2016 staat een materiële fout, omdat het banksaldo niet 93.788 maar 78.051,11 euro bedroeg.

d. De klant is er nooit op gewezen dat jaarrekeningen tijdig gedeponeerd moesten worden en het kantoor heeft dit ook nooit geregeld.

e. De facturen zijn veel hoger dan vooraf is afgesproken.

Oordeel

De klachtonderdelen b en c zijn gegrond, de rest van de klacht is ongegrond.

Ad a Agressieve incasso

Dat een advocaat namens het kantoor het faillissement van de klant dreigde aan te vragen toen de facturen niet direct werden voldaan, vindt de klant verwijtbaar. Maar het kantoor heeft eerder overlegd met de klant en aangeboden een deel te crediteren. Dat wilde de klant echter niet. Daarna heeft het kantoor de zaak uitbesteed aan een advocaat. Deze heeft nog geprobeerd tot een akkoord te komen, maar dat is niet gelukt. Vervolgens heeft de advocaat een standaardincassobrief verstuurd. De klant heeft niet duidelijk gemaakt welke rol de accountant speelde in het incassotraject. Alleen al hierom is dit klachtonderdeel ongegrond.

Ten overvloede zegt de Accountantskamer dat het kantoor en de advocaat hebben geprobeerd het met elkaar eens te worden, voordat de brief met de passage over het aanvragen van het faillissement werd verstuurd. Uiteindelijk heeft het kantoor het faillissement niet aangevraagd en heeft het (vooralsnog) ook geen andere incassomaatregelen getroffen. Het kantoor heeft dus niet onzorgvuldig gehandeld.

Ad b Geen contact

Volgens de accountant is een samenstellend accountant op grond van NV COS 4410 niet verplicht zelf persoonlijk de contacten met de klant te onderhouden. De standaard schrijft wel voor dat hij inzicht verwerft in de bedrijfsactiviteiten en van de persoon of personen die de entiteit vertegenwoordigen. De accountant zegt dat hij na overleg met de vorige samensteller voldoende inzicht had. De accountant was wel van plan een afspraak te maken met de klant, maar zo ver kwam het niet omdat die de opdracht opzegde. Bovendien waren de samenstelwerkzaamheden niet complex, omdat het bedrijf een overzichtelijke structuur had, ging het om een doorlopende opdracht en waren er geen relevante wijzigingen.

De Accountantskamer wijst erop dat in paragraaf 28 van Standaard 4410 staat dat de accountant voldoende inzicht moet verwerven in de activiteiten van de klant, in het administratieve systeem en in de administratieve vastleggingen. In paragraaf 27 staat dat de accountant tijdig moet communiceren met management of bestuur over relevante en met name significante aangelegenheden.

De Accountantskamer heeft eerder al gezegd dat Standaard 4410 en het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid van een accountant eisen dat hij persoonlijk contact heeft met een vertegenwoordiger van de klant, voordat hij/zij de opdracht gaat uitvoeren. De accountant moet zich op basis van eigen waarneming een oordeel vormen over de bedrijfsactiviteiten van de klant en over de personen of personen die de klant vertegenwoordigen. De verantwoordelijk accountant kan de werkzaamheden echter wel feitelijk laten uitvoeren door medewerkers.

De relatie tussen de klant en het kantoor was niet probleemloos. De ondernemer leverde stukken te laat aan en de boekhouding was niet op orde. Op aanraden van het kantoor heeft de klant een ander boekhoudpakket geïnstalleerd, dat in eerste instantie echter niet helemaal zo functioneerde als zou moeten. Verder waren er regelmatig discussies over facturen. Mede door deze problemen wilde niemand van de oorspronkelijke vestiging de opdracht overnemen. Onder deze omstandigheden had de accountant persoonlijk contact moeten zoeken met het management om een goed inzicht te krijgen in de activiteiten, de administratie en overige zaken die van belang konden zijn voor de opdracht.

Ad c Materiële fout

De accountant heeft erkend dat bij het samenstellen van de jaarrekening is uitgegaan van het digitale dossier met de administratie. Hij heeft niet gekeken of het saldo daarin aansloot op de bankafschriften. Volgens paragraaf 38 (aanhef en onder b) van Standaard 4410 moet de accountant bij het samenstellen het laatste bankafschrift raadplegen, want de opdrachtdocumentatie moet een aansluiting bevatten van de samengestelde historische financiële informatie op de onderliggende vastleggingen, documenten, uitleg en overige informatie die het management heeft verschaft. De accountant heeft dit niet gedaan.

De Accountantskamer velt geen oordeel over de materialiteit(sgrens) en laat ook het verwijt onbesproken dat de onjuiste verwerking van facturen heeft geleid tot onjuiste btw- en vpb-aangiften.

Ad d Deponeren jaarrekening

Het eerste boekjaar waarover een jaarrekening is samengesteld is 2015. De RA/AA is pas in februari 2018 gaan werken voor de klant. De termijn om de jaarrekening 2015 te deponeren was toen al verstreken. Als het kantoor op dit punt al tekort is geschoten, valt dit de accountant niet aan te rekenen. De jaarrekening over 2016 is wel tijdig gedeponeerd.

Ad e Facturen

In een tuchtrechtelijke procedure kun je alleen met succes klagen over declaraties als de declarerende accountant zo onzorgvuldig, niet integer of onprofessioneel heeft gehandeld, dat deze de Wab en/of de VGBA heeft geschonden, bijvoorbeeld door bewust en te kwader trouw onjuiste of misleidende declaraties in te dienen. De RA/AA is niet tuchtrechtelijk verantwoordelijk voor facturen die vóór zijn tijd zijn verstuurd. De klant heeft niet aangetoond dat de accountant de beroepsregels heeft overtreden bij het factureren van zijn werkzaamheden.

Maatregel

Waarschuwing. Gezien de moeizame relatie van het kantoor met de klant had de accountant het management van de klant persoonlijk moeten spreken en ontmoeten. Bij het samenstellen van de jaarrekening heeft hij niet gecontroleerd of het banksaldo aansloot op het laatste bankafschrift. Daardoor heeft betrokkene gehandeld in strijd met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Annotatie Lex van Almelo

Het is niet de eerste keer dat de tuchtrechter zich uitlaat over een ‘spookaccountant’. In 2017 zei de Accountantskamer al dat Standaard 4410 en de VGBA persoonlijk contact met een vertegenwoordiger van de klant voorschrijven. De accountant moet zich op basis van eigen waarneming een oordeel vormen over de bedrijfsactiviteiten en over de persoon of personen die de klant vertegenwoordigen. Wel kan hij de feitelijke samenstelwerkzaamheden laten uitvoeren door een medewerker. De Accountantskamer herhaalt dit in deze uitspraak, maar voegt er wel iets aan toe: de omstandigheden van de moeizame relatie tussen kantoor en klant – die stukken te laat aanleverde en de boekhouding niet op orde had – zijn een significante aangelegenheid die voor de accountant aanleiding had moeten zijn om met de (directie van de) klant te gaan praten. De toevoeging over de omstandigheden roept de vraag op of de accountant dan onder andere omstandigheden níet verplicht was de klant op te zoeken? En of je – als de relatie gesmeerd loopt - kunt volstaan met het consulteren van een collega? Ik zou denken van niet, want eigen waarneming is eigen waarneming. Dus laten we het erop houden dat persoonlijk contact altijd nodig is, voordat je aan een samenstelopdracht begint.

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.