Tuchtrecht

Dubbel declareren en misbruik gegevens

Een accountant-administratieconsulent factureert bepaalde werkzaamheden tweemaal en gebruikt voor een verzoek om beslaglegging vertrouwelijke gegevens van de voormalige klant.

Accountantskamer

Zaaknummers:
20/209 Wtra AK
Datum uitspraak:
18 september 2020
Oordeel:
gegrond
Maatregel:
berisping
Status:
nog niet definitief
Vindplaats:
ECLI:NL:TACAKN:2020:57

Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een accountant-administratieconsulent RB verzorgt met zijn kantoor de (salaris)administratie van een klant met behulp van een online boekhoudpakket en stelt voor de klant de jaarrekeningen samen, tegen een vast tarief. Voor de overige diensten en bijzondere werkzaamheden hanteert het kantoor een variabel tarief.

In 2012 valt de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst binnen bij de klant in verband met een onderzoek naar uitkeringsfraude door een werknemer. De Belastingdienst stelt vervolgens een boekenonderzoek in, dat leidt tot extra werkzaamheden van de accountant. Het accountantskantoor stuurt in totaal 35 facturen voor werkzaamheden die zijn uitgevoerd tussen eind februari 2010 en eind maart 2017.

De klant zet in maart 2017 de opdracht per e-mail stop. Hij weigert twee meerwerkfacturen ad 18.755 en 24.455,30 euro inclusief btw te betalen. Het kantoor neemt de dag daarna telefonisch contact op met de klant, die toezegt te zullen reageren, maar dat niet doet. De accountant benadert de klant daarna per e-mail om de lopende zaken af te ronden.

Omdat het niet komt tot een gesprek laat de accountant de klant schriftelijk weten hoe hij de lopende zaken denkt af te handelen. Hij zal:

  • de abonnementen Basecone en Twinfield onmiddellijk beëindigen, waardoor de klant geen inzicht meer zal hebben in de financiële administratie die is bijgehouden in Twinfield;
  • een ingebrekestelling sturen voor de onbetaalde facturen;
  • een eindafrekening sturen voor de abonnementen.

Omdat de klant de twee meerwerkfacturen niet betaalt, begint het accountantskantoor een incassoprocedure. Daarin laat de Rechtbank Noord-Nederland een deskundige onderzoeken of:

  • het kantoor sommige werkzaamheden meer dan eens heeft gefactureerd;
  • sommige facturen moeten worden verlaagd.

Het kantoor vraagt de Rechtbank Noord-Nederland in juni 2019 om conservatoir derdenbeslag te mogen leggen op twee bankrekeningen van de klant. Het kantoor heeft namelijk begrepen dat de klant ongeveer 47.000 euro heeft ontvangen of gaat ontvangen. Het kantoor weet nog dat de klant bij deze bank twee rekeningen aanhoudt en vermoedt dat het geld daarop zal worden gestort.

Nadat de deskundige begin 2020 zijn conceptverslag aan het kantoor en de klant heeft gestuurd, zendt het kantoor de klant twee creditnota’s voor in totaal 6.553,06 euro. Op aanvullende vragen van de deskundige antwoordt de accountant onder meer dat:

  • er fouten zijn gemaakt;
  • abusievelijk enkele regels die wel zijn gefactureerd niet uit het overzicht zijn verwijderd;
  • ook de werkzaamheden uit 2012 in het overzicht zijn opgenomen, terwijl deze al in rekening waren gebracht;
  • een aantal jaren verzuimd is om de overschrijding te beoordelen voor de reguliere werkzaamheden, waarvoor een vaste prijs gold;
  • per saldo sprake was van overschrijdingen en deze overschrijdingen in het onderhanden werk zijn blijven staan;
  • de werkzaamheden die al eerder in rekening zijn gebracht onmiddellijk zijn gecrediteerd.

De klant dient een klacht tegen de accountant in bij de Accountantskamer.

Klacht

De accountant heeft:

a. met twee meerwerkfacturen dubbel gefactureerd en voor die facturen geen verantwoording afgelegd;

b. vertrouwelijke gegevens voor eigen gewin gebruikt die hij via een boekhoudkoppeling van Twinfield en de bank kon inzien.

Oordeel

De klacht is gegrond.

Ad a Dubbel factureren

De accountant meent dat de Accountantskamer hier niets over te zeggen heeft, omdat:

  • de Raad van Geschillen van de NBA dat zou moeten doen;
  • er in dit geval een civiele procedure over de declaraties loopt;
  • het deskundigenonderzoek in die procedure nog moet worden afgerond;
  • de rechtbank nog geen einduitspraak heeft gedaan.

Volgens de Accountantskamer is dit geen geschil waarover alleen de Raad voor Geschillen kan oordelen en snijden de andere argumenten ook geen hout. Volgens vaste rechtspraak kun je (alleen) met succes een tuchtklacht indienen over declaraties als een accountant zo onzorgvuldig, niet-integer of onprofessioneel heeft gehandeld dat hij/zij daardoor de beroepsregels overtreedt.

Het verwijt dat de accountant onzorgvuldig (want: dubbel) heeft gefactureerd en daarover geen rekening en verantwoording heeft afgelegd heeft de klant onderbouwd met een vergelijking tussen de specificaties van de meerwerkfacturen en de specificaties bij eerdere facturen.

De accountant erkent onder meer dat er systeemfouten zijn gemaakt en fouten bij de specificatie van werkzaamheden. Verder blijkt volgens de Accountantskamer uit een e-mail en twee creditnota’s genoegzaam dat de accountant:

  • onzorgvuldig en deels dubbel heeft gefactureerd;
  • de klant twee facturen heeft gestuurd die onjuist waren.

Ook dit heeft de accountant erkend en deze handelwijze is in strijd met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid. Klanten mogen erop vertrouwen dat de accountant een juist declaratiesysteem hanteert. Na het gemotiveerde protest tegen de facturen heeft de accountant die niet tijdig rechtgezet, maar is hij in plaats daarvan een incassoprocedure begonnen. De accountant heeft deze kwestie dus niet onverwijld afgehandeld en ook daarom niet zorgvuldig gehandeld. Hij stuurde pas creditnota’s, nadat de deskundige met zijn conceptrapport was gekomen.

Ad b Geheimhoudingsplicht geschonden

Dankzij de koppeling van de bankrekening van de klant met het boekhoudprogramma Twinfield kreeg de accountant rechtstreeks toegang tot de bankgegevens en -mutaties van de klant. De klant zegt niets te weten van deze koppeling, die is blijven bestaan na de beëindiging van de cliëntrelatie. Met de bankgegevens, waarover hij beschikte dankzij de koppeling, heeft de accountant beslag gelegd, terwijl de klantrelatie al twee jaar was beëindigd.

De gegevens die in het beslagrekest zijn gebruikt, zijn vertrouwelijk. Op grond van artikel 18 VGBA mag de accountant vertrouwelijke gegevens van de klant niet gebruiken voor eigen gewin of het gewin van een derde. Door dit toch te doen, heeft hij in strijd gehandeld met het fundamentele beginsel van vertrouwelijkheid. Sinds het beëindigen van de cliëntrelatie waren die gegevens niet meer bestemd voor de accountant. Door er desondanks gebruik van te maken, heeft de accountant een onjuiste afweging gemaakt en niet eerlijk en oprecht gehandeld.

De accountant rechtvaardigt dit met het argument dat de klant zelf heeft verzuimd de koppeling ongedaan te maken. Maar volgens de Accountantskamer slaat dit nergens op en druist het in tegen het doel en de strekking van de VGBA-bepalingen over vertrouwelijkheid.

Bovendien heeft de accountant de klant eerder geschreven dat:

  • het abonnement op Twinfield beëindigd werd;
  • er dus geen inzicht meer te krijgen was in de financiële administratie voor zover die was bijgehouden in Twinfield.

Als de klant al wist van de koppeling mocht die er na deze brief op vertrouwen dat de koppeling was verwijderd. De handelwijze van de accountant is daarom ook in strijd met het fundamentele beginsel van integriteit.

Op de zitting heeft de accountant nog aangevoerd dat hij op grond van de algemene voorwaarden gerechtigd was de bankinformatie te gebruiken en hij daarom niet tuchtrechtelijk verwijtbaar heeft gehandeld. Maar in de VGBA staat onder welke voorwaarden de accountant vertrouwelijke gegevens waarover hij/zij beschikt mag gebruiken. Van deze bepalingen kun je niet bij overeenkomst afwijken. Overigens is het de vraag of de algemene voorwaarde wel zo moet worden uitgelegd als de accountant beweert. Want in die bepaling staat dat de accountant in een gerechtelijke- of klachtprocedure gegevens of inlichtingen mag gebruiken die in die procedure van belang zijn. Dat is een andere situatie dan dit betalingsgeschil.

Maatregel

Berisping. De accountant heeft twee fundamentele beginselen geschonden en lijkt het laakbare van zijn handelen niet in te zien.

Annotatie Lex van Almelo

Een accountant stuurt meerdere facturen voor meerwerk. Twee daarvan wil de klant niet betalen, omdat de accountant die werkzaamheden dubbel factureerde. De accountant neemt die klacht niet serieus en begint een incassoprocedure. Daarin laat hij beslag leggen onder twee bankrekeningen van de klant. Dankzij het abonnement op Twinfield – dat is opgezegd toen de klant de relatie twee jaar eerder beëindigde – beschikte de accountant (nog) over een koppeling met een bankrekening. Daardoor kon hij de financiële gegevens inzien waarmee hij beslag liet leggen. Aan de klant schreef hij destijds echter dat het abonnement zou stoppen als hij niet zou betalen. Daardoor zou de klant zijn administratie niet meer kunnen inzien. De Accountantskamer vindt die aanzegging niet integer en vindt het dubbel declareren vakonbekwaam en onzorgvuldig. Het misbruik van de vertrouwelijke gegevens is uiteraard in strijd met het vertrouwelijkheidsbeginsel.

Volgens de uitspraak had de accountant in zijn algemene voorwaarden staan dat hij ‘in een gerechtelijke- of klachtprocedure gegevens of inlichtingen mag gebruiken die in die procedure van belang zijn’. De Accountantskamer zegt hierover dat je de vertrouwelijkheidsvoorschriften uit de VGBA niet opzij kunt zetten met algemene voorwaarden. Dat is duidelijk. Vervolgens zegt de tuchtrechter echter dat de bepaling uit de algemene voorwaarden niet van toepassing is omdat dit betalingsgeschil een andere situatie is. Die toevoeging schept in mijn ogen verwarring. Waarom is dit betalingsgeschil, waarin een procedure bij de rechtbank loopt, iets anders dan de gerechtelijke of klachtprocedure waarvan de algemene voorwaarde rept?

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.