Tuchtrecht

Wet en regels genegeerd als penningmeester VvE

Een RA verzuimt als bestuurslid aparte jaarrekeningen en begrotingen op te stellen voor drie VvE’s en bevoordeelt een medebestuurslid door anderen te veel servicekosten in rekening te brengen.

Accountantskamer

Zaaknummers:
21/2138 Wtra AK
Datum uitspraak:
20 mei 2022
Oordeel:
gegrond
Maatregel:
tijdelijke doorhaling voor een maand
Status:
beroep aangetekend
Vindplaats:
ECLI:NL:TACKN:2022:19

» Direct naar annotatie

Belangrijkste feiten

In augustus 2003 passeert een notaris de splitsingsakte van een appartementengebouw. Hierbij worden drie Verenigingen van Eigenaren (VvE’s) opgericht: eentje voor het gebouw (de ‘hoofdsplitsing’), eentje voor de commerciële ruimten (‘ondersplitsing I’) en eentje voor de woningen/appartementen in het gebouw (‘onderplitsing II’). De gebouw-VvE staat ingeschreven in het handelsregister, de andere VvE’s - die geen besturen hebben - niet. In het bestuur van de gebouw-VvE is een registeraccountant sinds 2004 penningmeester/secretaris.

In 2018 kopen twee personen het appartementsrecht van een appartement in het gebouw en worden zo lid van de woning-VvE. Voordat de eigendom wordt overgedragen stuurt de accountant (in verband met artikel 5:122 lid 3 BW) aan de notaris van de kopers informatie over:

  • de verschuldigde servicekosten;
  • reserveringen per 31 december 2017 die in de jaarrekening 2017 van de gebouw-VvE staan.

De twee kopers betalen bij de levering 8156 euro voor hun aandeel in het reservefonds van de woningen-VvE. Van juli 2018 tot en met januari 2020 betalen zij maandelijks 234 euro aan servicekosten. Als zij eind 2019 ontdekken dat alleen de gebouw-VvE is ingeschreven in het handelsregister nemen zij contact op met de penningmeester/secretaris en vragen hem informatie over “de stemverhouding met breukdelen”. De accountant stuurt hun “de percentages stemrecht en deelbezit” toe.

De kopers willen echter “een overzicht waaruit blijkt hoe deze stemverhouding tot stand is gekomen vanuit de breukdelen”. Als zij vragen om inzage in de administratie van de gebouw-VVE schrijft de accountant: “Wil je per direct stoppen met mijn zakelijke mail adres te gebruiken? Dit is zeer ongewenst om berichten van jullie zijde op dat mail adres te krijgen. Overige vragen heb ik voorlopig geen tijd voor.”

Volgens de kopers hebben zij ondanks aandringen de gevraagde informatie ook nadien niet ontvangen. Zij staken de betaling van de maandelijkse servicekosten en stellen het bestuur van de gebouw-VvE aansprakelijk voor de schade die zij hebben geleden: hun aandeel in het reservefonds en onterecht geïnde servicekosten. Het bestuur wijst de aansprakelijkheid van de hand.

In december 2020 stellen de twee kopers de accountant aansprakelijk voor de geleden schade en dagvaarden zij hem. Als de kantonrechter in Leiden de vordering afwijst, hebben de twee al een klacht tegen de accountant ingediend bij de Accountantskamer.

Klacht

De accountant heeft:

a. ten onrechte één gezamenlijke administratie gevoerd voor de drie verschillende VvE’s en jaarlijks één gezamenlijke jaarrekening en één gezamenlijke begroting voor deze zelfstandige rechtspersonen opgesteld;

b. de kopers en hun notaris een misleidende voorstelling gegeven van de toestand van het reservefonds van de woningen-VvE;

c. als penningmeester van de gebouw-VvE ten onrechte servicekosten geïnd van individuele eigenaren van de andere VvE’s;

d. een onjuiste berekening gemaakt van de servicekosten voor de woningen-VvE en ten onrechte te lage servicekosten berekend voor de commerciële-ruimten-VvE waar een medebestuurder grooteigenaar is;

e. individuele eigenaren van de woningen- en commerciële-ruimte-VvE’s in strijd met wet- en regelgeving stem- en spreekrecht gegeven in de vergadering van de eigenaren van de gebouw-VvE en de toegekende breukdelen ten behoeve van het stemmen onjuist berekend;

f. ten onrechte geweigerd de twee kopers inzage in de administratie te geven;

g. ten onrechte ingestemd met uitgaven boven het mandaat van het bestuur;

h. ten onrechte verzuimd binnen zes maanden na afloop van het boekjaar 2020 een jaarrekening op te stellen;

i. in strijd met artikel 5:126 lid 3 van het BW geen aparte bankrekening geopend voor het reservefonds;

j. nadat hij heeft geconstateerd dat hij en de gebouw-VvE in strijd handelen en hebben gehandeld met wet- en regelgeving, geen toereikende maatregel getroffen op de voet van artikel 22 VGBA.

Oordeel

De klacht is volledig gegrond.

Behandeling zonder accountant

De Accountantskamer heeft de tuchtklacht op 14 februari 2022 mondeling behandeld zonder dat de beklaagde accountant erbij was. De accountant heeft zich ongeveer 24 uur voor de zitting afgemeld “wegens de geldende quarantaineregels”. Als de Accountantskamer op de dag van de zitting om 8:56 uur per e-mail vraagt of de accountant “per ommegaande, maar in ieder geval tijdig voor de zitting” wil aangeven of hij corona heeft dan wel in verplichte quarantaine zit, blijft het stil. De kamer heeft hem verschillende keren gebeld, maar hij nam de telefoon niet op. Uit een telefoontje naar het kantoor van de accountant bleek niet dat hij ziek was of niet kon reageren.

Omdat de accountant niet heeft gevraagd de behandeling van de zaak uit te stellen en niet heeft gereageerd op de pogingen om met hem in contact te komen, baseert de Accountantskamer zich bij de behandeling van deze zaak alleen op het schriftelijke verweer van de accountant.

Professionele dienst

In zijn verweerschrift schrijft de accountant dat de klacht niet-ontvankelijk is, omdat zijn functioneren als penningmeester van de gebouw-VvE een privé-aangelegenheid betreft en hij in dat kader geen professionele dienst verleent. Dat ziet hij verkeerd.

Artikel 1 van de VGBA verstaat onder een professionele dienst werkzaamheden waarvoor vakbekwaamheid als accountant wordt of kan worden aangewend. Bij de penningmeester van een VvE is dit het geval. Zo houdt de accountant de administratie van de gebouw-VvE bij en stelt hij de jaarrekeningen van deze VvE op.

Ad a, b, c en e Eén administratie, misleidende info, inning servicekosten, stem- en spreekrecht

Deze klachtonderdelen gaan over:

  • het ontbreken van aparte administraties, jaarrekeningen en een aparte begroting voor de drie verschillende zelfstandige VvE’s;
  • misleidende informatie over de toestand van het reservefonds van de woningen-VvE;
  • de onterechte incasso van servicekosten bij individuele eigenaren van de woningen- en commerciële-ruimtes-VvE;
  • het geven van stem- en spreekrecht aan individuele eigenaren van deze VvE’s in de vergadering van de gebouw-VvE;
  • de onjuiste berekening van het gewicht van de stemmen.

Uit de splitsingsakte van het gebouw volgt dat er drie VvE’s zijn opgericht. Volgens de Accountantskamer had de accountant voor ieder hiervan een afzonderlijke administratie moeten voeren en een aparte jaarrekening en begroting moeten opstellen. In zijn verweerschrift erkent de accountant dat dit sinds zijn aantreden als penningmeester/secretaris niet is gebeurd en dat hij de administraties van de drie VvE’s heeft samengevoegd: “De administratie is vanaf 2004 tot op heden perfect bijgehouden alleen naar later blijkt had dit verdeeld moeten zijn over meerdere VvE’s.” De Accountantskamer vindt dat de accountant hierdoor in strijd heeft gehandeld met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Toen de notaris van de twee kopers in 2018 navraag deed naar de verschuldigde servicekosten heeft de accountant:

  • niet duidelijk gemaakt dat de twee kopers feitelijk te veel betaalden aan servicekosten;
  • bij de kopers ten onrechte servicekosten geïnd ten behoeve van de gebouw-VvE, waarvan de twee kopers geen lid zijn;
  • de notaris niet duidelijk gemaakt dat het bedrag aan reserveringen, dat in de toegestuurde jaarrekening 2017 stond, niet sloeg op de woningen-VvE.

De accountant heeft niet bestreden dat hij - in strijd met de splitsingsakte - individuele leden van de woningen- en commerciële-ruimtes-VvE stem- en spreekrecht heeft gegeven in de vergadering van de eigenaren van de gebouw-VvE, terwijl zij van laatstgenoemde VvE geen lid zijn. De accountant bestrijdt evenmin dat hij de toegekende breukdelen voor het stemmen onjuist heeft berekend.

Op grond van artikel 13 lid 1 van de VGBA had hij erop moeten toezien dat de regelgeving voor appartementsrechten werd nageleefd die staat in boek 5 van het BW, het modelreglement en de akte van splitsing (zie ook klachtonderdeel j). De accountant heeft in strijd gehandeld met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Ad d Onjuiste berekening servicekosten

De accountant heeft de servicekosten voor de woningen-VvE onjuist berekend en aan die van de commerciële ruimtes ten onrechte te lage servicekosten berekend. Een medebestuurder, die grooteigenaar is van die commerciële ruimtes, profiteert hiervan.

De twee klagende kopers hebben uitgelegd dat de servicekosten per appartementsgerechtigde c.q. lid van de woningen-VvE onjuist zijn berekend. De accountant heeft onjuiste breukdelen gehanteerd door alleen rekening te houden met de appartementen, maar niet met de bijbehorende bergingen en (eventuele) parkeerplaatsen. De accountant heeft dit niet tegengesproken.

De VvE voor de commerciële ruimten moet volgens de klagers op grond van de splitsingsakte voor 20,23% (472/2333) bijdragen in de schulden en kosten van de gebouw-VvE en de VvE woningen voor 79,77% (1861/2333). In de jaarrekening 2019, die de accountant heeft opgesteld, is het percentage echter 6,88% voor de commerciële-ruimten-VvE en 93,12% voor de woningen-VvE. Het medebestuurslid dat veel commerciële ruimten bezit, profiteert hier inderdaad van.

Door niet de breukdelen uit de splitsingsakte te volgen, heeft de accountant het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid geschonden.

Ad f Inzage weigeren

In artikel 41 lid 6 van het modelreglement staat dat het bestuur verplicht is iedere eigenaar desgewenst:

  • alle inlichtingen te verstrekken over de administratie van het gebouw en het beheer van de fondsen;
  • inzage te verstrekken in alle boeken, registers en bescheiden die betrekking hebben op dat beheer;
  • eigenaren op de hoogte te houden van het adres en telefoonnummer van het bestuur.

Als eigenaren van een appartement hebben de twee kopers dus recht op inlichtingen en inzage in de administratie van de woning-VvE (die hier ontbreekt). Door hun geen inlichtingen te verstrekken en inzage te verschaffen heeft de accountant het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid geschonden.

Ad g Uitgaven boven mandaat

Volgens de klagende kopers heeft de accountant ten onrechte ingestemd met uitgaven die het mandaat van het bestuur te boven gaan. Volgens het mandaat liggen de grenzen op:

  • 500 euro als het gaat om onderhoud aan gemeenschappelijke gedeelten en onderhoudswerkzaamheden in het algemeen;
  • 700 euro voor conservatoire maatregelen;
  • 1200 euro voor spoedeisende maatregelen;
  • nul euro voor uitgaven die vallen buiten het onderhoud.

In 2019 heeft het bestuur zonder toestemming van de ledenvergadering opdracht gegeven om de rookgaskanalen te inspecteren voor een bedrag van 1796,85 euro. Door hiermee akkoord te gaan en dit besluit als penningmeester uit te voeren, heeft de accountant in strijd gehandeld met de splitsingsakte. Hij had moeten weten dat het bestuur hiertoe niet bevoegd was. De accountant heeft in strijd gehandeld met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Ad h Geen jaarrekening 2020

Op 24 december 2019 schrijft de accountant aan de eigenaren/bewoners van het gebouw dat hij heeft besloten per 31 december 2019 zijn functie als secretaris en als penningmeester neer te leggen. Op de ledenvergadering van 17 februari 2020 zal hij het boekjaar 2019 netjes afronden voor zijn opvolger. Op 8 juli 2020 dringt hij er echter in een e-mail bij de twee klagende kopers op aan dat zij alsnog de servicekosten voor februari tot en met juli 2020 betalen. En op 27 november 2021 staat de accountant nog steeds bij de Kamer van Koophandel ingeschreven als bestuurder van de gebouw-VvE. Hij is dus ook na 31 december 2019 als bestuurslid actief gebleven.

De accountant heeft niet vóór 1 juli 2021, dus niet tijdig, de jaarrekening 2020 opgesteld. Daarmee heeft hij in strijd gehandeld met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Ad i Geen aparte bankrekening reservefonds

Volgens artikel 5:126 lid 3 van het BW moeten de bijdragen ten behoeve van het reservefonds van een VvE op een afzonderlijke betaal- of spaarrekening worden gedeponeerd, tenzij:

  • tenminste vier van de vijf leden op de ledenvergadering dat niet nodig vinden;
  • er een bankgarantie is verstrekt.

Er is slechts één bankrekening. Daarop staat het geld van de drie VvE’s; een afzonderlijke bankrekening voor het reservefonds ontbreekt. Er is geen besluit van een vier vijfde meerderheid die dit goedkeurt en er is geen bankgarantie. De situatie is dus in strijd met artikel 5:126 lid 3 van het BW. De accountant heeft daardoor in strijd gehandeld met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Ad j Geen maatregelen

Volgens de kopers hebben zij de accountant geïnformeerd over de geconstateerde tekortkomingen en de schending van de wet- en regelgeving. Volgens de accountant heeft het bestuur van de VvE meteen geprobeerd met de klagers te kijken hoe dit kon worden opgelost. De klagers hebben deze poging resoluut van de hand gewezen. Ook pogingen met een mediator en een externe voorzitter zijn mislukt.

Volgens artikel 22 van de VGBA moet een accountant zo spoedig mogelijk een toereikende maatregel treffen als er in strijd is gehandeld of dreigt te worden gehandeld met een bepaling van de VGBA. Door dit na te laten heeft de accountant in strijd gehandeld met de wet- en regelgeving die van toepassing is op een professionele dienst. De accountant heeft daarom in strijd gehandeld met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Maatregel

Tijdelijke doorhaling voor één maand. De accountant heeft als bestuurslid van een VvE in meerdere opzichten in strijd gehandeld met de fundamentele beginselen van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid en van professionaliteit. In zijn verweerschrift schrijft hij onder meer dat:

  • er geen sprake is van persoonlijk opzet en bewust onbevoegd handelen;
  • de kantonrechter heeft gezegd dat de verweten gedragingen niet onrechtmatig zijn;
  • wij verder onnodige tijdsverspilling moeten tegengaan.

Hoewel hem al eerder een waarschuwing is opgelegd vertoont de accountant dus geen inzicht in de verwijtbaarheid van zijn handelen en is hij zich er nog altijd onvoldoende van bewust dat:

  • voor hem als accountant gedrags- en beroepsregels gelden;
  • hij zich toetsbaar moet opstellen als hij die regels volgens klagers schendt.

De Accountantskamer rekent het de accountant verder aan dat hij zich voorafgaand aan de zitting onbereikbaar heeft gehouden.

Annotatie Lex van Almelo

Een registeraccountant is al jaren zowel penningmeester als secretaris van een vereniging van eigenaren van een appartementengebouw. Er zijn ook nog een VvE voor de commerciële ruimten van het gebouw en een VvE voor de appartementen/woningen. Deze twee VvE’s hebben geen bestuur. De accountant houdt geen aparte administratie bij, stelt geen aparte jaarrekening op en maakt ook geen afzonderlijke begroting voor de bestuurloze VvE’s. Het reglement schrijft dat wel voor, terwijl het Burgerlijk Wetboek afzonderlijke jaarrekeningen eist. In strijd met het BW is er ook geen aparte bankrekening voor het (onderhouds)reservefonds.

De accountant doet nog meer vreemde dingen. Zo laat hij de eigenaren van de appartementen te veel servicekosten betalen en de eigenaar van de meeste commerciële ruimten van het gebouw te weinig. Toevallig is de eigenaar van die ruimten medebestuurslid van de VvE van het gebouw. De accountant bevoordeelt dus een medebestuurslid ten koste van andere eigenaren. De Accountantskamer vindt zijn gedrag in strijd met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid respectievelijk professionaliteit. Over een gebrek aan integriteit is niet geklaagd en zegt de tuchtrechter ook niets.

De accountant krijgt een forse douw – een tijdelijke doorhaling voor een maand – mede omdat hij al eerder een waarschuwing heeft gekregen en zich nog steeds weinig gelegen lijkt te laten liggen aan de regels, ook die voor accountants. Zo meldt hij zich een dag voor de behandeling van de klacht af ‘wegens de quarantaineregels’. Als de Accountantskamer hem probeert te vragen wat er aan de hand is, houdt hij zich onbereikbaar. Navraag bij kantoorgenoten leert dat hij niet ziek is. De Accountantskamer tilt hier zwaar aan, omdat een accountant bij een klacht bereid moet zijn voor het hekje te gaan staan.

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.