De opdracht bij een nieuwe audit cliënt begint vaak met veel enthousiasme, gedrevenheid, ambitie en wederzijdse verwachtingen, weet Pieter de Kok. Maar onderweg verandert dat nog wel eens.

Discussie Column Vandaag

De ideale audit cliënt bestaat niet

Gelijk aan de zoektocht naar het schaap met vijf poten dat we graag collega noemen, ben ik al ruimere tijd op zoek naar de ideale audit cliënt. Eentje waarvan je alle 25 kenmerken kan afvinken. 25? Ja, 25. Ik heb een Ideale Audit Client-algoritme ontwikkeld, dat ik gebruik voor mijn virtuele toetsing of ons cliëntportfolio nog uit ideale cliënten bestaat.

Ik toets op 25 criteria die het gehele auditproces afdekken. De uitkomst is bedroevend. Er is ook geen verbetering zichtbaar. De eerste seconden, bij de eerste kennismaking, zijn vaak al de mooiste seconden van de samenwerking. Dat kortstondige gevoel dat er een klik is en een gezamenlijke verbinding in DNA: wij begrijpen jullie, wij begrijpen elkaar.
Die gelukzaligheid heb ik vaak mogen ervaren. Ik ben, schat ik, de afgelopen ruim dertig jaar ergens tussen de 250 en 300 nieuwe audits gestart vanaf moment nul; vertrekpunt wederzijds geluk. Tegenwoordig kom je niet zomaar samen met een nieuwe cliënt uit op dit vertrekpunt. Zonder nog maar een post van de jaarrekening gecontroleerd te hebben, heb ik al menig uur op mijn werklijst staan, heb ik onze externe compliance officer van werk voorzien en heeft de potentieel nieuwe cliënt zijn eerste vragenlijst al zuchtend ingevuld.

Maar dan begint die reis, elke keer weer met een grote dosis enthousiasme, gedrevenheid, ambitie en de wederzijds uitgesproken wens dat deze audit iets heel waardevols wordt. Voorbij die wettelijke verplichting, voorbij die controlewens vastgelegd in statuten of afspraken tussen aandeelhouders.
We gaan op reis en nemen mee een gereedschapskist vol slimme technologie; uiteraard primair gericht op die risico's, processen en posten in scope, maar ook opgelijnd om bottlenecks in de AO/IC te spotten en zwaktes in de interne beheersing, die de gelegenheid tot fraude vergroten, zichtbaar te maken. Uiteraard lezen we straks ook razendsnel datasets in en, zoals tijdens dat gelukzalige moment van 'de klik' afgesproken, gaan we op zoek naar trends en bijzondere transacties en delen we bevindingen online en desnoods ongoing.

Nog voordat we de gereedschapskist openen, gaan we vragen stellen: geef dit, lever dit aan, upload dit hier en daar. De eerste vlekjes die duiden op een afnemend gevoel van gelukzaligheid worden in deze eerste fase van verzamelwoede reeds zichtbaar. De interne voorbereiding is toch iets minder robuust en efficiënt georganiseerd dan verondersteld.
Maar dan toch: daar zijn de auditfiles, de logistieke data om te verbinden met financiële data, daar zijn de ITGC self-assessments, de workflows, de lijncontroles en nog veel meer. We zijn echt onderweg. Al snel blijkt dat de verzamelinspanningen niet het gewenste resultaat hebben opgeleverd. Daar gaan we. Teams-calls, toch maar langs de afdeling IT, nog maar eens uitleggen dat als we elk kwartaal een datascript willen draaien, die API toch echt moet werken.

De eerste ambities om wat mooie visualisaties te maken met betrekking tot de vooraf afgesproken auditrisico's (in hoeverre zien we iets geks in de data) en KPI-performance (welke opvallende transacties zorgen voor afwijkende KPI's), sneuvelen in schoonheid. Het eerste Tableau Audit Dashboard ziet eruit als een verdorde voortuin, het is het net niet. De teleurstelling is vaak voelbaar.
Ondertussen denderen we door, de risicoanalyses zijn gemaakt, opzet en bestaan zijn deels in kaart gebracht en, nooit helemaal zoals gewild, ligt een en ander vast in het dossier. Ondanks het enthousiasme vooraf is niet elke proceseigenaar voortvarend bezig geweest met de afgesproken voorbereidingen. Vaak ook logisch, de dagelijkse hectiek overleeft elke afspraak.

Maar dan toch, altijd later dan afgesproken, ligt daar die jaarrekening, een eerste final draft. Het spel is op de wagen. Daar gaan we, ploeteren, zweten, soms high van vreugde omdat het loopt zoals de controle van een risico, proces of post hoort te lopen, maar evenveel teleurstelling dat we het vooraf toch anders begrepen, dat verkregen data niet volledig zijn, dat onderliggende informatie ontbreekt. Soms is er blinde paniek, soms is er irritatie, soms is er een gevoel van berusting: what can we do?
Iedereen belt met elkaar, lijntjes naar rechterhand en linkerhand van de cfo, rechtstreekse lijnen van de externe accountant met cfo en dga. We zijn allemaal mensen, bijna altijd is iedereen professioneel. We moeten elkaar vinden en begrijpen, dat gaat niet altijd vanzelf. Het geluksgevoel vliegt langzaam de bestuurskamer uit. Leuke jongens en meiden, maar wat vragen ze veel, waarom duurt het zo lang?

Dan gebeurt er wat gebeurt en wat iedereen die in het echte werkveld werkzaam is, herkent. Het magische, ongedefinieerde moment, daar waar kwaliteit, interne normen en wederzijdse verbindingen samenkomen: we gaan afronden!
Zuchtende closing meetings, momenten van opluchting, strenge blikken, maar ook dankbaarheid, een gevoel van trots en wederzijdse waardering: we zijn eruit!
Rapporteren, audit dashboard bespreken, bevestigen, de happy paths van process mining nog eens laten zien, snel de interne reviews, klaar erop en weer door. De volgende cliënt wacht. Nooit ideaal, niet altijd tevreden, maar meestal dankbaar, en daar doen we het voor.

De magic is HI, de magic is ons gogme, de kracht van verbinding en vertrouwen.
Werkt de magic onderling overigens niet? Geen probleem. Het is een vrije markt. Ik heb daar inmiddels geen moeite meer mee.