Discussie Opinie 02 augustus 2023

Onderzoeksplicht in de keten: afvinken of in control zijn?

De komende jaren worden er nieuwe regels van kracht die organisaties dwingen om onderzoek te doen naar misstanden in de toeleveringsketen. Interne auditors en accountants moeten organisaties ervoor behoeden dat zij deze regels niet gemakszuchtig invoeren.

Bram Ketting en Jelle Groenendaal

Een paar weken geleden stemde het EU-parlement in met nieuwe wetgeving die Europese bedrijven verplicht om productie- en waardeketens - ook buiten de EU - te onderzoeken (due diligence) op misstanden op het gebied van mensenrechten, klimaat en milieu, en die zo nodig ook aan te pakken. Door eerder aangenomen wetgeving moet een groot aantal organisaties ook kunnen aantonen dat leveranciers voldoen aan de minimale eisen op het gebied van cybersecurity en geen gebruik maken van illegaal gekapt hout. Organisaties die hun onderzoekszorgplicht niet of onvoldoende nakomen, kunnen flinke sancties en boetes krijgen. Zelfs celstraffen zijn niet uitgesloten.

Organisaties die in control willen zijn van hun toeleveringsketen, omarmen deze regels en gaan vroegtijdig aan de slag met de voorbereiding. Een gedegen onderzoek naar misstanden in de keten betekent namelijk het opstellen en uitsturen van vragenlijsten, het raadplegen van externe bronnen en het monitoren van actuele ontwikkelen. Om dit te kunnen doen, moeten organisaties investeren in mensen (voldoende capaciteit), processen (verschillende teams zullen met elkaar moeten samenwerken om de druk op leveranciers te beperken) en technologie (automatisering maakt veel handmatige handelingen overbodig en bespaart kosten).

Bovendien, door vroegtijdig te starten, kunnen organisaties de samenwerking zoeken met andere organisaties (en mogelijk ook ngo's) en daardoor ervaringen uitwisselen en gezamenlijk optrekken; bijvoorbeeld door samen vragenlijsten te ontwikkelen of gezamenlijk onderzoekscapaciteit in te kopen. Daarnaast zouden de grotere organisaties binnen de keten hun expertise en middelen beschikbaar kunnen stellen aan ketenpartners die minder volwassen zijn op het gebied van bijvoorbeeld ESG of cybersecurity. 

Daarentegen zullen organisaties die de regels gemakzuchtig invoeren, wachten tot het laatste moment en hun onderzoek beperken tot het gebruik van simpele afvinklijsten en eendimensionale indicatoren. Daarmee ontlopen deze organisaties niet alleen hun morele en maatschappelijke verantwoordelijkheid, ze versterken ook de vinkjescultuur. Deze vinkjescultuur leidt tot een hoop administratieve rompslomp en hoge kosten voor alle partijen in de keten, zonder dat het daadwerkelijk resulteert in veiligere, schonere of humanere ketens.

Interne auditors en accountants kunnen en moeten volgens ons het verschil maken. Ten eerste kunnen zij zorgen dat het onderwerp op de agenda van het management komt en de aandacht krijgt die het verdient; onder meer door te wijzen op mogelijke risico's en de vele voordelen van het in control zijn over de toeleveringsketen. Ten tweede kunnen zij als onafhankelijk adviseur van het management kritisch zijn op de manier waarop invulling gaat worden gegeven aan de onderzoeksplicht. Ten derde kunnen zij het management inspireren door good practices binnen en buiten de sector aan te dragen.