Nieuws 02 november 2020

Rekenkamer: Risico's door digitaal thuiswerken bij rijksoverheid

Een deel van de ambtenaren bij de rijksoverheid heeft behoefte aan duidelijkere communicatie over het veilig gebruik van 'samenwerkings-ICT', zoals berichtenapps en online vergaderdiensten.

Dat blijkt uit onderzoek van de Algemene Rekenkamer naar het gebruik van ICT-middelen tijdens de coronacrisis bij ministeries en de Hoge Colleges van Staat. Sommige ambtenaren gebruiken WhatsApp en privé-e-mail voor het uitwisselen van vertrouwelijke informatie en houden zich daarmee niet aan de veiligheidsrichtlijnen van hun organisaties.

De coronacrisis bracht digitaal werken ook bij de rijksoverheid in een stroomversnelling. Vrijwel alle circa 175.000 ambtenaren van ministeries en Hoge Colleges van Staat werken sinds maart van dit jaar zoveel mogelijk vanuit huis. Dat vergde een enorm aanpassingsvermogen van ICT-medewerkers en ondersteunende diensten, aldus de Rekenkamer, die een compliment geeft voor de manier waarop ministeries, CIO-Rijk, individuele ambtenaren en dienstverleners als SSC-ICT hebben gereageerd op de coronacrisis.

Duidelijker communiceren over gebruik ICT

Uit een enquête die de Rekenkamer hield onder rijksambtenaren en medewerkers van Hoge Colleges van Staat blijkt dat er behoefte is aan meer eenduidige en begrijpelijke communicatie over welke samenwerkings-ICT zij kunnen gebruiken. De meeste onduidelijkheid is er over het gebruik van berichtenapps zoals WhatsApp en online samenwerkingsplatforms zoals MS-Teams, Sharepoint of Dropbox.

Zeven procent van de respondenten gebruikt WhatsApp en 16 procent privé-e-mail voor vertrouwelijke communicatie, terwijl dit niet is toegestaan. Een oorzaak daarvan is dat ambtenaren soms niet weten welke applicaties ze wel of niet mogen gebruiken. Onvrede over de mogelijkheden van aangeboden IT-applicaties is een belangrijke reden om tegen de afspraken in toch van niet-aanbevolen applicaties gebruik te maken.

Voorbeeldfunctie

Ook bewindspersonen en hogere ambtenaren gebruiken niet altijd de voorgeschreven en beschikbare veilige IT-middelen, hoewel hun voorbeeldfunctie van belang is voor het gebruik van veilige IT-applicaties in de rest van de organisatie, aldus de Rekenkamer.

Het onderzoek van de Algemene Rekenkamer toont aan dat binnen de rijksoverheid nog stappen gezet kunnen worden naar veiliger gebruik van berichtenapps en mobiele telefoons. Het gebruik daarvan wordt gezien als het grootste risico voor informatiebeveiliging en privacy. Door verkeerd of geen gebruik van aanbevolen ICT-voorzieningen kan informatie in handen van onbevoegden komen.