Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een notariskantoor laat zijn financiële administratie verzorgen door 'accountantskantoor 3'. Een accountant-administratieconsulent (die van 1981 tot 1990 stond ingeschreven als registeraccountant) stelt namens een ander accountantskantoor ('accountantskantoor 1') de jaarstukken samen voor het notariskantoor en verstrekt (beoordelings)verklaringen aan het Bureau Financieel Toezicht (BFT).

De AA heeft de notaris gewezen op een negatieve bewaringspositie: een tekort van 75 mille op de derdenrekening. Een registeraccountant van het BFT voert later zelf een onderzoek uit. Daaruit blijkt onder meer dat:

• er geen zakenlijst beschikbaar is met het financiële saldo per zaak;
• er op de definitieve balans per 31 december 2010 een vordering in rekening-courant staat op (de onderneming van) de partner van de notaris ter grootte van 70 mille, waar de notaris niets van zegt te weten;
• het opnemen van deze vordering de negatieve solvabiliteit en liquiditeit in de concept-jaarrekening opheft;
• een depot van 30 mille, dat een cliënt volgens de notaris kwam opeisen, niet in de financiële administratie stond;
• nader onderzoek hiernaar aantoonde dat dit bedrag als honorarium in het resultaat was geboekt;
• de accountant een samenstellingsverklaring bij de jaarrekening 2011 heeft verstrekt, maar die jaarrekening later "ongecorrigeerd" noemt;
• de accountant vervolgens een goedkeurende beoordelingsverklaring bij deze ongecorrigeerde jaarrekening heeft verstrekt;
• de accountant eind april 2012 verklaart dat de administratie van de notaris op 1 januari 2012 (een zondag/feestdag!) in opzet voldoet aan de bepalingen van de notariële Administratieverordening;
• er de nodige opmerkingen te maken zijn bij de privé vermogensstaat 2011 die de notaris heeft ingediend.

Een registeraccountant van het BFT concludeert daarom in oktober 2012 dat de financiële administratie niet voldoet aan de vereisten van de Administratieverordening en die situatie in 2010/2011 lijkt te zijn ontstaan. De BFT-accountant stuurt hierover een e-mail aan de notaris.

De notaris dient een klacht in tegen de AA.

Klacht

De accountant heeft:

• de administratie niet juist ingericht, waardoor die niet voldeed aan de voorschriften van de (notariële) Administratieverordening;
• eind april 2012 aan het BFT verklaard dat de administratie van de notaris op 1 januari 2012 in opzet wel aan die verordening voldeed;
• in de jaarrekening over 2010 op grond van een achtergestelde lening ten onrechte een vordering van 70 mille op het bedrijf van de partner van de notaris opgenomen;
• in de financiële administratie 2011 een depot van 30 mille niet verwerkt;
• in juni 2012 met de notaris afgesproken dat het hele boekjaar 2011 opnieuw zou worden gedaan, maar uitsluitend een herziene verkorte jaarrekening 2011 opgesteld op basis van fiscale grondslagen;
• opmerkelijk genoeg in eerste instantie een samenstellingsverklaring afgegeven bij de jaarrekening over 2010 en vervolgens een beoordelingsverklaring;
• een administratiemededeling inzake het boekjaar 2010 gedaan die niet voldoet aan de eisen;
• gewerkt onder de vlag van verschillende accountantskantoren zonder daarover duidelijk te zijn, terwijl de notaris uitsluitend een overeenkomst had gesloten met 'accountantskantoor 3'.

Oordeel

De klacht is deels gegrond.

Opdrachtbevestiging

In de opdrachtbevestiging staat dat de AA de jaarrekening zal samenstellen in overeenstemming met de "Nederlandse Standaard 4410"  en vervolgens zal beoordelen in overeenstemming met de "Nederlandse Standaard 2400". Op grond van paragraaf 7 van NVCOS 4410 moet de accountant er zeker van zijn dat er tussen hem en de opdrachtgever overeenstemming bestaat over de voorwaarden van de opdracht.

Een opdrachtbevestiging is een nuttig hulpmiddel bij het plannen van een samenstellingsopdracht. De opdrachtvoorwaarden worden vastgelegd in een schriftelijke opdrachtbevestiging of op een andere passende wijze, bijvoorbeeld in een contract. Eén van de onderwerpen die in de opdrachtbevestiging moet staan is de vermelding dat geen accountantscontrole wordt toegepast.

Gezien het verslag van het gesprek dat de AA met de notaris heeft gehad over de opdracht neemt de Accountantskamer aan dat het de notaris voldoende duidelijk was welk accountantskantoor verantwoordelijk zou zijn voor welke werkzaamheden.

In dat gespreksverslag staat dat de opdrachtbevestiging van 'accountantskantoor 1' is doorgenomen met de notaris. Maar de notaris zegt dat zij de opdrachtbevestiging niet kent. Zij  heeft deze ook niet ondertekend. Daarom kun je volgens de Accountantskamer niet zeggen dat er tussen de AA en de notaris overeenstemming bestond over de opdrachtvoorwaarden. De AA heeft daarom paragraaf 10 van NV COS 2400 en het fundamentele beginsel van deskundigheid en zorgvuldigheid niet (voldoende) in acht genomen.

Verklaring en mededeling voor BFT

In artikel 8 van de Administratieverordening staat dat de notaris ervoor moet zorgen dat in de beoordelingsverklaring staat in hoeverre de administratie in opzet voldoet aan de regels. Deze verklaring is bedoeld om "de zekerheid te verkrijgen dat de administratie van een notariskantoor in opzet zodanig is ingericht dat daaruit te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend". Volgens de toelichting op het artikel hoeft de accountant de naleving van de regels niet te onderzoeken.

Uit de e-mail over de bevindingen van het BFT leidt de Accountantskamer af dat de AA in zijn verklaring voor het BFT van eind april 2012 schrijft "dat op 1 januari 2012 is voldaan aan de in de Administratieverordening opgenomen regels". Volgens de notaris schreef de accountant in "de administratiemededeling over 2010" dat hij heeft onderzocht of in opzet was voldaan aan de regels uit de Administratieverordening. De accountant heeft dit niet weersproken.

Daarom is zowel de verklaring van de accountant als de "administratiemededeling over 2010" niet in overeenstemming met wat een verklaring in dit geval moest inhouden. Dat de accountant in zo'n verklaring uiteen moet zetten op welke datum c.q. in welke periode hij heeft onderzocht of een notariskantoor in opzet voldoet aan de regels van de Administratieverordening ligt voor de hand.

Zo mogelijk nog vanzelfsprekender vindt de Accountantskamer het dat zo'n verklaring geen oordeel kan bevatten over een periode waarin de accountant geen zicht kon hebben op de organisatorische maatregelen die binnen een notariskantoor zijn getroffen om te voldoen aan die regels. Op dit onderdeel is de klacht gegrond.

De notaris heeft echter onvoldoende duidelijk gemaakt wat volgens haar nog meer schortte aan de verklaring en de "administratiemededeling over 2010". Voor zover zij doelt op het niet-verwerken van het depot van 30 mille in de financiële administratie is de klacht ongegrond, omdat het niet-verwerken weinig zegt over het naleven van de regels van de Administratieverordening door het notariskantoor.

Financiële administratie

De Accountantskamer gaat niet na of de accountant de financiële administratie van het notariskantoor op "de juiste wijze" heeft ingericht. Het is namelijk niet aannemelijk is dat de accountant hiervoor verantwoordelijk moet worden gehouden in plaats van accountantskantoor 3. Aan de accountant kan daarom ook niet worden verweten dat het depot niet in die administratie was verwerkt.

De notaris heeft niet duidelijk gemaakt waarom de accountant dit in het kader van de verklaringen die hij over die jaren heeft afgegeven ten behoeve van het BFT had moeten opmerken dat het depot niet was verwerkt. Dat de accountant zich niet heeft gehouden aan de afspraak het hele boekjaar 2011 opnieuw te doen, is evenmin aannemelijk.

Jaarrekeningen

Voor het samenstellen van een jaarrekening geldt NVCOS 4410. Op grond van paragraaf 14 moet de accountant overwegen aanvullende werkzaamheden uit te voeren en de leiding van de entiteit aanvullende informatie te vragen als hij constateert dat de gegevens die de leiding heeft verstrekt onjuist, onvolledig of anderszins onbevredigend zijn.

De aanvullende werkzaamheden houden volgens paragraaf 13 onder meer in dat de accountant:

• inlichtingen moet inwinnen om de betrouwbaarheid en volledigheid van de verstrekte informatie vast te stellen;
• de verkregen informatie en ontvangen toelichtingen moet verifiëren.

Als de leiding van de entiteit weigert de gevraagde informatie te verschaffen, moet de accountant zijn opdracht teruggeven en de opdrachtgever vertellen waarom hij dit doet.

Volgens de Accountantskamer heeft de AA zich niet gehouden aan deze regels. Zelfs als het hier gaat om een vordering op grond van een verstrekte lening had de AA die pas mogen opnemen in de jaarrekening over 2010, nadat hij gegevens van de notaris had ontvangen waaruit duidelijk blijkt dat deze vordering bestaat en hoe hoog die is.

Dit verzuim telt des te zwaarder nu de AA deze vordering opnieuw heeft opgenomen in de jaarrekening over 2011. Dat de notaris heeft ingestemd met beide jaarrekeningen bevrijdt de accountant niet van de genoemde verplichting. Het verzuim is niet alleen in strijd met NVCOS 4410, maar ook met de deskundigheid en zorgvuldigheid die je mag verlangen.

De AA heeft bij beide jaarrekeningen ten behoeve van het BFT ook beoordelingsverklaringen (zoals bedoeld in artikel 112 van de Wet op het notarisambt) afgegeven. Gezien de opdrachtbevestiging gaat de Accountantskamer ervan uit dat de AA zich daarbij heeft gehouden aan NVCOS 2400.

Volgens paragraaf 26 van NVCOS 2400 moet de verklaring een paragraaf bevatten waarin staat dat een beoordelingsopdracht hoofdzakelijk beperkt is tot het inwinnen van inlichtingen en het uitvoeren van cijferanalyses. De AA heeft desgevraagd tegen de Accountantskamer gezegd dat zijn werkzaamheden hiertoe beperkt zijn gebleven

Uit de e-mail van de BFT-accountant leidt de Accountantskamer af dat de AA in de twee beoordelingsverklaringen schreef dat hem op basis van zijn werkzaamheden niets is gebleken op grond waarvan hij zou moeten concluderen dat de jaarrekeningen niet in overeenstemming zijn met de van toepassing zijnde grondslagen voor de financiële verslaggeving.

Dit oordeel is misplaatst omdat vaststaat dat er - (ook) toen de AA deze verklaringen afgaf - geen gegevens beschikbaar waren, waaruit de vordering op de onderneming voldoende duidelijk blijkt.

De AA heeft daarom in strijd gehandeld met NVCOS 2400 en ook niet voldaan aan de eisen die voortvloeien uit het fundamentele beginsel van deskundigheid en zorgvuldigheid.

Maatregel

Berisping.