Woningcorporatie X is een kleine woningcorporatie die op korte termijn zal fuseren met een andere woningcorporatie. In verband met de aanstaande fusie vult woningcorporatie X diverse functies tijdelijk in met de inhuur van externe medewerkers.

Een van de extern ingehuurde medewerkers verricht al voor langere tijd allround administratieve werkzaamheden binnen de onderhouds- en financiële administratie. Onderdeel van deze werkzaamheden is het factureren van onderhoudswerkzaamheden aan huurders indien deze werkzaamheden door woningcorporatie X voor rekening van de huurder zijn uitgevoerd.

Dit komt voor wanneer een huurder de woningcorporatie verzoekt bepaalde onderhoudswerkzaamheden te verrichten, terwijl dergelijke werkzaamheden volgens het huurcontract door de huurder moeten worden betaald. Zodra deze werkzaamheden zijn uitgevoerd door woningcorporatie X wordt in de onderhoudsadministratie vastgelegd dat de kosten voor 'rekening huurder' komen waarbij deze automatisch worden geboekt op de tussenrekening 'door te belasten aan huurder'. Maandelijks factureert de extern ingehuurde medewerker de door te belasten kosten op deze tussenrekening aan de huurders.

Betalingsregeling

De klantenservice van woningcorporatie X is recent gebeld door een huurder die een betalingsregeling wilde treffen voor een factuur inzake doorbelaste onderhoudskosten. De medewerker van de klantenservice trof de betreffende factuur echter niet aan in de administratie van woningcorporatie X. De huurder is vervolgens verzocht de factuur per e-mail te verstrekken aan woningcorporatie X.

De factuur die door de huurder is verstrekt aan woningcorporatie X komt qua opmaak en stijl overeen met de 'standaard' factuur lay-out van woningcorporatie X. Alleen het op de factuur vermelde bankrekeningnummer komt niet overeen met het bankrekeningnummer van woningcorporatie X. Uit nader onderzoek door de controller van woningcorporatie X blijkt dat het bankrekeningnummer overeenkomt met het bankrekeningnummer van de extern ingehuurde medewerker.

Forensisch accountant

Naar aanleiding van deze constatering vraagt de directeur-bestuurder van woningcorporatie X een forensisch accountant onderzoek te doen naar mogelijke onregelmatigheden in de doorbelasting van onderhoudskosten aan huurders. De forensisch accountant verricht administratief onderzoek, houdt interviews met de betrokken medewerkers en verricht e-mailonderzoek.

Uit het onderzoek van de forensisch accountant blijkt dat de externe medewerker handmatig en extracomptabel facturen maakte voor de door te belasten onderhoudskosten. Op deze facturen plaatste hij zijn eigen bankrekeningnummer. Deze facturen werden niet geregistreerd in de administratie van woningcorporatie X. De medewerker hield in een Excel-document bij welke facturen hij had verstuurd. Doordat in de administratie niets werd geboekt bleven op de tussenrekening 'door te belasten aan huurder' posten (langere) tijd open staan. Immers voor deze posten werd geen vordering op een huurder aangemaakt in de administratie. Aangezien de externe medewerker ook belast was met de periodieke analyse van de tussenrekeningen konden deze openstaande posten lange tijd onopgemerkt blijven.

Aanwijzingen

Verder komt uit het onderzoek naar voren dat financiële problemen in de privésfeer de externe medewerker ertoe hebben aangezet te frauderen. Achteraf blijkt dat woningcorporatie X ook aanwijzingen had van deze financiële problemen. Zo verzocht de externe medewerker meerdere keren per jaar om voorschotbetalingen en had hij collega's wel eens verteld over de problemen in de privésfeer.

Deze signalen zijn door woningcorporatie X niet opgepakt als mogelijke signalen van een verhoogd frauderisico. Druk als gevolg van financiële problemen in combinatie met een gelegenheid, door het ontbreken van toerekende maatregelen van interne controle, kon leiden tot deze fraude.

Herstelplan

De bevindingen van de forensisch accountant zijn voor woningcorporatie X aanleiding om het contract met de extern ingehuurde medewerker direct te beëindigen. Woningcorporatie X treft corrigerende maatregelen aan de hand van een herstelplan om herhaling van deze fraude te voorkomen.

Deze maatregelen bevatten onder meer het creëren van toereikende functiescheiding bij de facturatie van onderhoudskosten en het verrichten van een onafhankelijke controle daarop via de tussenrekening 'door te belasten aan huurder'. Ook wordt het aantal administratieve handelingen binnen één functie beperkt en treft woningcorporatie X maatregelen gericht op het vergroten van bewustzijn en aandacht voor het onderwerp fraude en integriteit.

De rubriek wordt verzorgd door:
Remco de Groot (Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services), Michel Grummel (Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux), Bart Graafland (Deloitte Forensic & Dispute Services), Valentijn Kerklaan (KPMG) en Christine Manders (PwC).

Artikelen in deze serie zijn ontleend aan de forensische praktijk van de auteurs. De auteurs beschrijven niet de casus zoals die zich heeft voorgedaan. Zij veranderen belangrijke elementen in de casusbeschrijving of voegen daar elementen aan toe om te voorkomen dat de beschrijving herleidbaar is tot individuele personen of organisaties.