Het regelen van waarneming is geen luxe, maar een noodzaak, aldus John Weerdenburg. Toch zien veel accountants het vooral als een administratieve verplichting.

Discussie Column 02 juli 2025

Waarneming: van verplicht nummer naar noodzaak met impact

De tijd lijkt soms voorbij te vliegen; je knippert één keer met je ogen en er is alweer een half jaar voorbij. Ondertussen zijn alle goede voornemens en plannen al wel verdrongen of onderuit geschoffeld door de dagelijkse praktijk. Toch beloven we onszelf vaak om "het dit jaar toch echt beter te regelen": waarneming. Maar komt dat er dan ook van?

Sta er eens bij stil, wat er bij jou op kantoor gebeurt als jij morgen totaal onverwacht uitvalt. En nee, het is totaal niet relevant of je net uit de startblokken komt in de accountancy, of dat je de finish van je loopbaan ziet naderen. Ziekte, een ongeval, arbeidsongeschiktheid of overlijden kan hard en onverwacht toeslaan en heel veel lamleggen.

Het regelen van waarneming is daarom geen luxe, maar noodzaak. Toch zien veel accountants dit vreemd genoeg nog steeds hoofdzakelijk als een administratieve verplichting. Gewoon even iets op papier zetten, waarmee je de waarneming voor eens en altijd regelt. Dat stop je daarna diep in je la, in de verwachting of hoop dat het daar de komende tientallen jaren onaangeroerd blijft liggen. Je personeel is je tenslotte altijd trouw, wie eenmaal klant is, blijft dat tot in lengte van dagen en je werkzaamheden veranderen in de kern toch niet?

Maar als de praktijk ons iets leert, dan is het wel dat een (te) simpele overeenkomst, die zelden of nooit een update krijgt, volledig tekortschiet. Wanneer de waarneming daadwerkelijk in werking moet treden, blijken essentiële zaken vaak onduidelijk – of zelfs helemaal niet – geregeld te zijn. Maar dan is het te laat.

De NBA onderkent dit risico en heeft terecht extra voorwaarden gesteld aan waarneming. Zo is jaarlijks overleg met de waarnemer verplicht, maar dat gesprek moet verder gaan dan een beleefd gesprek over de kinderen of hobby's. Het gaat erom dat je waarnemer écht begrijpt hoe jouw kantoor functioneert: welke opdrachten je uitvoert, hoe het staat met de automatisering, waar belangrijke gegevens en wachtwoorden te vinden zijn, en welke klanten prioriteit hebben of een specifieke aanpak vergen. Dit soort informatie moet je vastleggen in een helder noodplan, op een afgesproken plek.

Zo'n noodplan is ook méér dan een praktische checklist. Dit strategische document bepaalt namelijk of het na jouw uitval chaos wordt op kantoor, of continuïteit. Het noodplan bevat onder meer machtigingen, een levenstestament, afspraken over de overdracht van dossiers, contactpersonen en zelfs een eventueel verkooptraject. Want stel dat je morgen grotendeels of zelfs totaal of definitief niet meer inzetbaar bent — wie pakt de draad dan op, en hoe (snel)? Of valt er helemaal geen draad op te pakken, omdat het een grote, ondoorzichtige kluwen is?

In veel gevallen moet de waarnemer improviseren, zonder duidelijke instructies of toegang tot systemen. Dat leidt tot stress, fouten en onrust — bij klanten én collega's. En dát is dus precies wat je wilt voorkomen. Zorg daarom voor een robuuste oplossing, waarmee je de continuïteit van je kantoor écht borgt.

Zie waarneming daarom niet langer als een formaliteit, maar als een serieuze verplichting aan jezelf, je klanten en je collega’s. Regel het. Vóórdat je het nodig hebt.