Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een bedrijfsadviseur heeft samen met zijn vrouw een bv, die eenderde van de aandelen bezit in een organisatieadviesbureau. De andere aandelen van dit bureau zijn in handen van een management consultant en de bv van de bestuurder, die ook nog eens vierduizend preferente aandelen bezit.

Een accountant-administratieconsulent geeft tot en met het boekjaar 2011 samenstellingsverklaringen af bij de jaarrekeningen van de aandeelhouders. In de daarop volgende jaren geeft een kantoorgenoot de samenstellingsverklaringen bij de jaarrekeningen. De accountant-administratieconsulent blijft de vennootschappen en haar aandeelhouders adviseren.

In oktober 2014 schrijven de bedrijfsadviseur en zijn vrouw dat zij ervoor kiezen om afscheid te nemen van het bureau en elders verder te gaan. Zij vragen de accountant om een gesprek om een en ander af te handelen. Begin maart 2015 bespreken de bedrijfsadviseur en de accountant de overname van de aandelen in het EY-kantoor te Naaldwijk, in aanwezigheid van een extern deskundige van EY en vertegenwoordigers van de twee andere aandeelhouders van het bureau.

In mei 2015 wordt er een algemene vergadering van aandeelhouders (ava) van het bureau gehouden over de jaarrekening 2014, waarbij de accountant als notulist wordt aangewezen. Volgens de notulen deelt de accountant in de rondvraag mee dat:

• er in het jaar 2013 en 2014 dividenduitkeringen zijn gedaan over het resultaat van 2012;
• het besluit daartoe niet vastgelegd is in ava-notulen;
• hij alsnog notulen gemaakt.

Toen de accountant de aandeelhouders verzocht de notulen alsnog te ondertekenen, vroeg de bedrijfsadviseur wat er zou gebeuren als die alsnog gemaakte notulen niet ondertekend werden. Volgens de accountant rees dan de vraag of deze uitkeringen dan nog als dividend kunnen worden behandeld of dat zij als vordering op de aandeelhouders moeten worden opgenomen.

Een maand later mailt de adviseur de accountant enkele opmerkingen c.q. correcties op de notulen. Zo vindt de adviseur onder meer dat het niet duidelijk is hoe de accountantskosten worden verdeeld en dat hij net als de andere aandeelhouders recht heeft op een gratificatie.

De accountant stuurt de specificaties van de kosten en de gratificaties en geeft aan dat:

• hij het commentaar op de notulen heeft doorgezonden naar de andere aandeelhouders;
• de andere aandeelhouders het hebben gelezen;
• de vaststelling van deze notulen op de agenda komt van de volgende ava.

De bedrijfsadviseur dient een klacht tegen de accountant in. In de loop van de tuchtprocedure ziet de accountant pas goed de e-mail van december 2012, waarin staat dat de twee andere aandeelhouders eind november 2012 tijdens een ava zonder de bedrijfsadviseur hebben besloten om:

• uiterlijk 31 december 2015 een voorlopig dividend uit te betalen van 15.000 euro aan de beheer-bv’s van de aandeelhouders;
• “vanaf januari 2013 tot en met december” maandelijks 2500 euro per beheer-bv uit te keren.

Klacht

De accountant heeft:

a. aan de klager op de ava van 27 mei 2015 notulen voorgelegd van een zestal ava’s die niet waren gehouden;

b. nagelaten op de ava van mei 2015 te melden dat kosten van werkzaamheden van het kantoor voor (de persoonlijke holdings van) de medeaandeelhouders onjuist waren verwerkt in de administratie van het bureau en in dat kader ten onrechte niet geadviseerd dat dit moest worden gecorrigeerd.

Oordeel

Klachtonderdeel a is gegrond.

Ad a

De accountant heeft alsnog de dividenduitkeringen willen formaliseren. De Accountantskamer kan de intentie onderschrijven, mede omdat de accountant de mail van december 2012 over de uitkeringen pas in maart 2016 (echt goed) heeft gezien, in het kader van deze tuchtprocedure. Toch heeft de accountant op deze manier “een onjuist vervolg gegeven aan zijn (goede) bedoelingen”. De accountant heeft op de zitting zelf ook verklaard dat hij achteraf bezien ongelukkig was met zijn handelwijze en dat hij juridisch advies had moeten inwinnen op dit punt.

De Accountantskamer vindt daarom dat hij ten onrechte de notulen over de dividenduitkeringen in 2013 en 2014 heeft opgesteld. De notulen waren ook onjuist, omdat de betreffende ava’s niet waren gehouden en de accountant dus ook niet kon weten wat er was besloten. Bovendien waren de notulen niet gedateerd. Zodoende heeft de accountant gezondigd tegen het vakbekwaamheids- en zorgvuldigheidsbeginsel.

Ad b

De gestelde vragen en/of opmerkingen slaan op het samenstellen van de jaarrekening 2014. Aangezien de accountant vanaf boekjaar 2012 niet meer de samenstellingsverklaringen gaf bij de jaarrekeningen heeft hij alleen al daarom niet tuchtrechtelijk verwijtbaar gehandeld door op de ava van mei 2015 niet inhoudelijk te reageren op de vragen van de bedrijfsadviseur.

De accountant heeft de vragen en opmerkingen terecht per mail doorgestuurd naar de overige aandeelhouders die op dit punt bevoegd waren.

Maatregel

Geen. Door de gefingeerde notulen is niemand benadeeld en de accountant ziet in dat hij anders had moeten handelen. Omdat hem bovendien niet eerder een tuchtrechtelijke maatregel is opgelegd, vindt de Accountantskamer een maatregel niet nodig.