Opinie

Controle = dossier

'Het is toch niet normaal wat er tegenwoordig allemaal moet worden vastgelegd! We zijn alleen nog maar bezig met het dichtvinken van het dossier! We nemen alleen maar het hoogstnoodzakelijke op in het dossier, want anders zijn we de sigaar!'

Het zijn zomaar wat uitspraken die ik de laatste tijd heb gehoord. Er wordt heel wat gemopperd als het gaat om dossiervorming en daar word ik dan ook nogal eens, zei het wat besmuikt, op aangesproken. Want het is wel de schuld van de AFM.

Nou ga ik niet voor de AFM spreken, maar ik heb wel een persoonlijke mening over het onderwerp dossiervorming. Wat is dossiervorming eigenlijk? Laten we starten met een fundamentele vraag: is een controle mogelijk zonder dossiervorming? Zou het hele controleproces, van het verkrijgen van kennis van de organisatie tot de oordeelsvorming, zich geheel in de hoofden van de accountant en zijn team kunnen voltrekken zonder daar ook maar iets van vast te leggen? Dat lijkt me praktisch gezien onmogelijk. Het zou een onvoorstelbaar goed geheugen van alle teamleden vragen en heel veel mondelinge communicatie om de informatie uit de verschillende hoofden bij elkaar te brengen en conclusies te trekken. Ook als je een controle helemaal in je eentje zou doen, kan je niet zonder vastleggingen. Tenzij de controle helemaal niets voorstelt of je een supermens bent.

Een controledossier is er dus voor de accountant zelf: om hem of haar te helpen bij het plannen van de opdracht en om zicht te houden op de goede uitvoering ervan. Het gaat niet primair om verantwoording; ook zonder AFM of ander toezicht heeft een accountant een controledossier nodig.

Is daarmee dan ook gelijk de vraag beantwoord hoe uitgebreid en gedetailleerd die vastleggingen zouden moeten zijn? Ik denk het wel. The devil is in the detail: dat blijkt ook weer uit het laatste rapport van de AFM van 28 juni 2017. De AFM stelt daarin dat de aard van de geconstateerde tekortkomingen in de getoetste controledosssiers vergelijkbaar is met die in het voorgaande reguliere onderzoek. Het gaat dan onder meer om zaken als het onvoldoende testen van de interne beheersingsmaatregelen en het niet of te beperkt uitvoeren van detailcontroles.

Het is dus zaak voor de accountant om ook zelf vast te kunnen stellen dat deze werkzaamheden goed zijn uitgevoerd en niet zonder meer te vertrouwen op de reviewwerkzaamheden van een teamlid. Om die verantwoordelijkheid te kunnen nemen is detailinformatie nodig. Dus ja: zicht houden op de goede uitvoering betekent dat die goede uitvoering ook in detail toetsbaar moet zijn in het dossier. En daarvoor zijn uitgebreide en gedetailleerde vastleggingen nodig.

Tot slot: is het acceptabel om vastleggingen die gebruikt of gemaakt zijn tijdens de uitvoering en review van de controlewerkzaamheden niet in het controledossier op te nemen, of te verwijderen voordat het dossier wordt gesloten? Om alleen, zoals dan wordt gezegd, het hoogst noodzakelijke op te nemen? Ik weet dat dit wordt gedaan en dat het motief daarvoor risicomijding is. Je weet immers maar nooit of uit de informatie die in het controledossier zit, blijkt dat je materiële zaken over het hoofd hebt gezien of verkeerd geïnterpreteerd en daar later op kan worden aangesproken.

Maar als accountants zo denken, wat zegt dat dan over hen? Ik zie dan angsthazen voor me, in plaats van zelfverzekerde, trotse professionals. En dan zakt de moed me in de schoenen, want met angsthazen gaan we het vertrouwen in het beroep nooit terugwinnen.

Ik kan maar één conclusie trekken: er bestaat geen controle zonder een controledossier en geen controledossier zonder controle. Er schijnt geen licht tussen beide: controle = dossier. Mopperen op dossiervorming is mopperen op het wezen van de controle zelf. Hoog tijd dat iedereen zich dat realiseert!

Wat vindt u van deze opinie?

Reacties 78 133 Spelregels debat

Gerelateerd

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.