Tuchtrecht

Aangifte achter rug firmante om

Een accountant-administratieconsulent heeft vóór en bij het samenstellen van de jaarrekeningen geen persoonlijk contact gehad met een firmante van de cliënt, twee facturen voor een ander bedrijf verwerkt in de administratie van de firma en ib-aangiften ingediend zonder toestemming van de firmante.

Accountantskamer

Zaaknummers:
17/2701, 17/2702 en 17/2703 Wtra AK
Datum uitspraak:
28 september 2018
Oordeel:
deels gegrond
Maatregel:
waarschuwing voor één AA
Status:
nog niet definitief
Vindplaats:
ECLI:NL:TACAKN:2018:69

Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een boerin heeft sinds 1969 een rundveeteeltbedrijf met haar man. Als die in 2008 overlijdt, zet zij het bedrijf alleen voort. In 2010 gaat zij met haar zoon een vennootschap onder firma aan. De zoon houdt er ook nog een eigen pluimveebedrijf op na. De verhoudingen tussen de twee firmanten zijn goed, totdat er in 2016 onderhandeld moet worden over de overname van de firma.

Een accountantskantoor verzorgt de jaarrekeningen en de belastingaangiften van de firma over 2011 tot en met 2014. Een accountant-administratieconsulent stelt de jaarrekeningen samen en verzorgt ook de privé-aangiften; een tweede AA geeft de samenstellingsverklaringen af.

Als de weduwe bij de onderhandelingen ruzie krijgt met haar zoon, begint zij te twijfelen aan de gang van zaken tijdens de voorgaande jaren en aan de kwaliteit van het accountantswerk. De weduwe dient een klacht in tegen de samenstellend AA, tegen de AA die de jaarrekening mede ondertekende als directielid en tegen de registeraccountant die directeur is van het kantoor.

Klacht

De accountants hebben:

a. haar bewust niet laten mee overleggen over de jaarrekeningen 2011 tot en met 2014 en de belastingaangiftes;

b. haar niet gewezen op onterechte en buitenproportionele betalingen door de firma en haar niet betrokken bij belangrijke aankopen, contractuele verplichtingen en de verwerking van de herinvesteringsreserve;

c. bij het opstellen van de jaarrekeningen 2011 tot en met 2014 geen rekening gehouden met wat er in de oprichtingsakte van de firma staat;

d. belastingaangiftes gedaan voordat de weduwe de jaarrekeningen 2012, 2013 en 2014 had getekend;

e. een samenstellingsverklaring afgegeven bij de jaarrekening 2011 zonder dat de weduwe deze had getekend voor akkoord.

Oordeel

De klacht over de jaarrekeningen 2011 en 2012 en de facturen over deze boekjaren is niet-ontvankelijk, want te laat ingediend. De klacht tegen de directeur en het medeondertekende directielid is ongegrond. De klacht tegen de samenstellend AA is gegrond op de onderdelen a, b en d.

Geen rechtsverwerking

De Accountantskamer verwerpt het verweer dat de weduwe haar recht heeft verwerkt om te klagen over de jaarrekeningen 2013 en 2014, omdat ze hierover pas in 2016 begon te piepen. De accountants beroepen zich hierbij op artikel 6:89 van het Burgerlijk Wetboek, maar dat gaat over civiele aanspraken van een schuldeiser op grond van een tekortkoming of een onrechtmatige daad. Je kunt er iemand niet het recht mee ontzeggen om een tuchtklacht in te dienen.

Ad a Persoonlijk contact

In de opdrachtbevestiging staat dat de samenstellingswerkzaamheden zullen worden uitgevoerd in overeenstemming met NV COS 4410 (oud). Volgens paragraaf 7 van deze standaard moet een accountant zich er dan van overtuigen dat er tussen de opdrachtgever en hem overeenstemming bestaat over de opdrachtvoorwaarden. Volgens paragraaf 11 moet de accountant een globaal beeld hebben van de bedrijfsactiviteiten van de entiteit. Hij of zij kan die kennis ontlenen aan zijn of haar ervaring met de entiteit of door het inwinnen van inlichtingen (paragraaf 12).

Volgens zowel Standaard 4410 als de fundamentele beginselen van deskundigheid en zorgvuldigheid en van professioneel gedrag van de VGC respectievelijk vakbekwaamheid en zorgvuldigheid van de VGBA moet een accountant vóór de uitvoering van de opdracht persoonlijk contact hebben met een vertegenwoordiger van de cliënt, zodat hij zich op basis van eigen waarneming een oordeel kan vormen over de bedrijfsactiviteiten en over de persoon of personen die de cliënt vertegenwoordigen. Persoonlijk contact biedt de opdrachtgever bovendien de mogelijkheid om in vrijheid te beslissen aan welke accountant hij een opdracht verstrekt.

Bij een vennootschap onder firma die bestaat uit twee vennoten moet de accountant persoonlijk contact hebben met beide vennoten om er zeker van te zijn met wie hij moet overleggen en dat de andere vennoot daarmee heeft ingestemd. Wat de vennoten onderling hebben afgesproken over de vertegenwoordigingsbevoegdheid maakt voor deze verplichting niet uit. De accountant wordt aanbevolen schriftelijk vast te leggen dat hij zich hiervan heeft vergewist en dat de andere vennoot ermee heeft ingestemd. Als de accountant dit eenmaal heeft gedaan, hoeft hij daarna niet meer spontaan na te gaan of de vennoten wellicht een andere taakverdeling hebben afgesproken.

Van 2011 tot en met 2014 heeft de accountant geen persoonlijk contact gehad met de weduwe, zelf niet telefonisch. Het overleg over de jaarrekeningen van de vof werd telkens gevoerd met de zoon. De accountants hebben daarmee Standaard 4410 niet nageleefd en bovengenoemde fundamentele beginselen geschonden.

Die beginselen zijn ook geschonden door niet met de weduwe te overleggen over haar aangiften inkomstenbelasting. Dat zij de conceptjaarrekeningen jaarlijks vooraf per post kreeg toegezonden en telkens (achteraf) akkoord is gegaan met de jaarrekeningen en de aangiften inkomstenbelasting, maakt – als dit al gebeurd is – niet uit. De weduwe heeft overigens niet aannemelijk gemaakt dat zij steeds bewust buiten het overleg is gehouden.

Ad b Melkrobot voor pluimvee

In Standaard 4410 staat dat de accountant bij zijn werkzaamheden de vastleggingen, documenten, uitleg en andere informatie gebruikt die hij van het management krijgt. Wanneer de accountant merkt dat die informatie niet compleet, niet nauwkeurig of anderszins onbevredigend is, moet hij dat onder de aandacht brengen van het management en vragen om aanvullende of gecorrigeerde informatie.

In de relevante boekjaren is een groot deel van de ingezonden nota’s naar het adres van de weduwe gestuurd. De accountants mochten er dus van uitgaan dat zij deze nota’s had gezien. De facturen die naar het adres van de zoon waren gestuurd, hoorden volgens de accountants thuis in de administratie van de vof. Zij riepen volgens hen geen vragen op en vergden geen nader onderzoek. De Accountantskamer vindt die houding niet terecht ten aanzien van twee facturen uit 2014 die zijn gericht aan het pluimveebedrijf:

  • een nota van 1.335,21 euro voor een servicecontract voor een melkrobot;
  • een nota van 1.752,76 euro ten behoeve van de opstart van een melkrobot.

De samenstellend AA, onder wiens verantwoordelijkheid de facturen van de firma werden geboekt, wist dat:

  • de zoon op zijn perceel een melkveestal aan het bouwen was;
  • in de firma (nog) geen rundveebedrijf geëxploiteerd werd.

Gezien de tenaamstelling van de facturen had de accountant daarom moeten nagaan of deze kosten terecht voor rekening werden gebracht van de firma. Deze twee facturen hoorden trouwens hoe dan ook niet thuis in de administratie van de firma. De accountant had dus moeten vragen om nieuwe facturen met de juiste tenaamstelling of de facturen moeten boeken in de administratie van het pluimveebedrijf en de kosten moeten debiteren bij de firma. De AA heeft echter niets gedaan en daarmee in strijd gehandeld met Standaard 4410 en het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Ad c Onbevoegde transacties

Een accountant hoeft niet altijd na te gaan of vennoten handelen binnen de kaders van de vennootschappelijke bevoegdheden en afspraken. Bij een samenstellingsopdracht hoeft de accountant niet zonder meer alle informatie te verifiëren die het management verstrekt. In tegenstelling tot een assurance-opdracht.

Tussen moeder en zoon waren er nooit problemen. Er is pas onenigheid ontstaan tijdens de onderhandelingen over de overname van de onderneming in 2016. De weduwe is toen pas vragen gaan stellen over de gang van zaken binnen de firma in de jaren daarvóór. De accountants hoefden er daarom niet op bedacht te zijn dat de zoon transacties aanging waarmee de weduwe niet akkoord was. De weduwe ging wel steeds akkoord met de winstverdeling volgens de bepalingen uit de vof-akte.

Ad d Niet of te laat toesturen aangiften

De aangifte inkomstenbelasting 2014 is ingediend zonder voorafgaande instemming van de weduwe. De accountants bestrijden dit niet, maar voeren ter verdediging aan dat:

  • de weduwe uiteindelijk akkoord is gegaan met de cijfers en met de aangifte door de jaarrekening te accorderen;
  • er forse verzuimboetes staan op het niet tijdig indienen van belastingaangiftes;
  • de belastingplichtige het risico loopt van een ambtshalve aanslag met omkering van de bewijslast als de aangiftes niet tijdig wordt ingediend;
  • de gang van zaken dus ook voordelig was voor de weduwe;
  • het accountantskantoor de aangifte altijd nog had kunnen wijzigen als de weduwe dat had gevraagd.

Volgens de Accountantskamer vloeit uit het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid voort dat een accountant stukken als de aangifte inkomstenbelasting alleen met instemming van zijn of haar cliënt indient.

Maatregel

Waarschuwing.

Annotatie Lex van Almelo

Het is onzorgvuldig en niet vakbekwaam wanneer je als een accountant zonder instemming van de cliënt communiceert met de Belastingdienst. Dat is geen nieuws. In dit geval gaat het om een ib-aangifte. Eerder dit jaar ging het om een verzoek om uitstel respectievelijk een voorstel om een jaaropgave te corrigeren.

Dat je voordat je begint aan de opdracht persoonlijk contact moet hebben gehad met de cliënt heeft de tuchtrechter dit jaar ook al twee keer gezegd: zie hier en hier. Bij een firma met twee vennoten, zoals hier, is persoonlijk contact met beide vennoten nodig om er zeker van te zijn dat je overlegt met de juiste vennoot. Als je dit eenmaal hebt gedaan, hoeft je daarna niet meer spontaan na te gaan of de vennoten wellicht een andere taakverdeling hebben afgesproken.   

De vennoten kregen pas later problemen. De accountants hoefden er daarom geen rekening mee te houden dat de ene vennoot geld uitgaf zonder toestemming van de andere.

Evenmin nieuw is dat je bij een samenstellingsopdracht mag blind varen op de informatie die je krijgt van de cliënt, totdat je daarbij vraagtekens moet plaatsen. Bijvoorbeeld als de facturen op naam staan van een ander bedrijf, zoals in dit geval. Dan moet je die facturen niet opnemen in de financiële administratie van het verkeerde bedrijf, maar:

  • vragen om nieuwe facturen met de juiste tenaamstelling;
  • of de facturen boeken in de administratie van het juiste bedrijf en de kosten debiteren bij de verkeerde onderneming.

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.