Gerard Bottemanne

In de vorige eeuw was de boekhouding voornamelijk het sluitstuk voor het vastleggen, bewaken en verantwoorden van financiële gegevens. Het onderscheidend vermogen van on premise-boekhoudsoftware was louter gelegen in het aanbod van sub-administraties, zoals vaste activa, btw-administratie, verplichtingen, kostenplaatsen, automatische overschrijvingen en incasso's, meerdere boekingsdimensies, budgettering en in enkele gevallen een liquiditeitsplanning.

'Bij de keuze van het juiste boekhoudpakket moet, naast de geboden functionaliteit, het innovatievermogen van leveranciers het belangrijkste criterium zijn.'

Begin deze eeuw was het aanbieden van online boekhouden verreweg het belangrijkste kenmerk waarop software zich kon onderscheiden. Op dit moment overtreft online boekhouden het aanbod van on premise-software, en inmiddels is elektronische factuurverwerking op basis van UBL gemeengoed en wordt dit ondersteund door belangrijke boekhoudpakketten. Data-analyse is voorzichtig bezig aan een opmars en nieuwe ontwikkelingen zoals RGS (referentiegrootboekschema) in combinatie met de Auditfile 3.2 dienen zich al weer aan.

Innovatievermogen

Bij de keuze van het juiste boekhoudpakket moet, naast de geboden functionaliteit, het innovatievermogen van leveranciers het belangrijkste criterium zijn. Vraag daarom altijd aan de leverancier naar toekomstige ontwikkelingen en hoe daarmee rekening is gehouden in de ontwikkelagenda. Misschien liep uw leverancier een paar jaar geleden nog voorop, maar wordt op dit moment elektronische factuurverwerking op basis van UBL niet ondersteund of ontbreekt de laatste versie van de Auditfile Financieel (3.2). Het innovatievermogen van de softwareleveranciers speelt een belangrijke rol omdat boekhoudsoftware nooit compleet is.

Dat lang niet alle boekhoudsoftware dezelfde functionaliteiten bevat, bewijst een korte analyse van de Gids boekhoudsoftware 2015:

• Meer dan vijftig procent van de boekhoudsoftware voor zzp'ers en kleine ondernemingen biedt niet de mogelijkheid elektronisch btw-aangifte en ICP-opgave te doen; Beide opgaves kunnen weliswaar via de website van de Belastingdienst worden geregeld, maar vooral de ICP-opgave kan nogal arbeidsintensief zijn. Bij boekhoudsoftware voor middelgrote mkb-bedrijven ontbreken genoemde functies bij een kwart van de aangeboden software en bij boekhoudsoftware voor grote bedrijven ontbreken deze functies in veertig procent van de gevallen.
• Twintig procent van de boekhoudsoftware voor zzp'ers en kleine ondernemingen biedt niet de mogelijkheid een betalingsherinnering c.q. aanmaning aan te maken en te versturen.
• 35 procent van de boekhoudsoftware voor zzp'ers en kleine ondernemingen biedt niet de mogelijkheid een recente versie van de Auditfile te vervaardigen. De Auditfile wordt gebruikt als controlemiddel door de Belastingdienst, maar ook door accountants- en administratiekantoren om gegevens uit de financiële administratie te selecteren voor hun samenstel- en controlewerkzaamheden. Een recente versie van de Auditfile ontbreekt ook bij dertig procent van de boekhoudsoftware voor middelgrote mkb-bedrijven.
• Een vaste activa administratie, nodig om verplichte afschrijvingen te berekenen en te boeken, ontbreekt bij ongeveer een kwart van de boekhoudsoftware voor zzp'ers en kleine bedrijven.
• Bij de boekhoudsoftware voor het middelgrote mkb is het opvallend dat bij 35 procent een consolidatiefunctie ontbreekt, bij dertig procent een verplichtingenregistratie ontbreekt en zelfs bij 55 procent het opstellen van een liquiditeitsplanning niet mogelijk is.

Een andere constatering is dat negentig procent van de aangeboden boekhoudsoftware niet is aangesloten bij een keurmerk. Dit percentage ligt bij online boekhoudsoftware op hetzelfde niveau.

'Negentig procent van de aangeboden boekhoudsoftware is niet aangesloten bij een keurmerk.'

Er zijn ook leveranciers van 'on premise'-boekhoudsoftware die innovaties zoals cloud computing, btw-aangiftes via Digipoort, RGS en UBL, geheel aan zich voorbij laten gaan. De toekomst moet leren of er nog een markt blijft voor deze boekhoudsoftware, bijvoorbeeld gebaseerd op Excel. Want (keten)integratie, met steeds minder handmatige boekingen als gevolg, is binnen steeds meer accountants- en administratiekantoren een speerpunt, om diensten zo efficiënt mogelijk te kunnen aanbieden.

Data-analyse

Data-analyse is nog een ondergeschoven kindje in veel boekhoudsoftware. Dat is jammer, omdat 'zelf controlerende boekhoudsoftware' kan zorgen voor betrouwbaardere administraties en minder (accountants-) controles achteraf. Er kan meer op de controles van het boekhoudpakket zelf worden gesteund. Natuurlijk wordt gecontroleerd op de mogelijkheid van bestaan van basisgegevens en het in evenwicht zijn van journaalposten.

'Data-analyse is nog een ondergeschoven kindje in veel boekhoudsoftware.'

Dit soort basale analyse- c.q. controlefuncties is wel het minste dat je mag verwachten van boekhoudsoftware. Maar in eenvoudige analyses als controles op het dubbel voorkomen van boekstuknummers, boekingen boven bepaalde grenswaarden, negatieve kascontrole, boekingen met verschil tussen berekende en geboekte btw, debetboekingen op omzetrekeningen en creditboekingen op kostenrekeningen en de controle van totalen activa-administratie met grootboek, wordt lang niet door elk standaardpakket voorzien. Wel is waar te nemen dat softwareleveranciers steeds meer aandacht hebben voor dergelijke analyses.

Belastingdienst

RGS is een nieuwe loot aan de stam van data-analyses op grootboekniveau.
In een recent bericht stelt de Belastingdienst dat het met de RGS-code mogelijk is "om standaard analyses uit te voeren en de toezichtmedewerker van de belastingdienst bij de voorbereiding en de uitvoering van zijn onderzoek snel inzicht in de administratie te geven". De Belastingdienst wil graag software ontwikkelaars motiveren om RGS in combinatie met de nieuwste versie van de Auditfiles Financieel (3.2) in te bouwen. Dit en volgend jaar zal leren of RGS tot de standaardbagage van boekhoudsoftware gaat behoren en in welke vorm. In de volgende uitgave van de Gids boekhoudsoftware komt RGS dan ook zeker terug.

'RGS is een nieuwe loot aan de stam van data-analyses op grootboekniveau.'

Bankkoppeling

Het ontbreken van functionaliteit is overigens niet alleen te wijten aan softwareleveranciers. Onder de noemer ‘automatische bankkoppeling’ bieden de drie grootbanken de mogelijkheid elektronische rekeningafschriften automatisch in de boekhouding terecht te laten komen. Dit in plaats van het handmatig up- en downloaden van elektronische rekeningafschriften. De banken hebben voor deze 'automatische bankkoppeling' echter geen uniforme oplossing. Ze bepalen daarnaast zelf met welke leveranciers van boekhoudsoftware zij in zee gaan. Voor lang niet alle leveranciers is het even eenvoudig met de juiste contactpersoon of afdeling van de betreffende banken in contact te komen, om de mogelijkheid voor een automatische bankkoppeling te bespreken, laat staan te realiseren.

De houding van de banken leidt ertoe dat een aantal leveranciers op achterstand wordt gezet. Ruim zeventig procent van boekhoudpakketten voor zzp'ers en kleine ondernemingen biedt geen automatische bankkoppeling. In een volgend artikel, specifiek gericht op gegevensuitwisseling tussen boekhoudsoftware en banken, wordt hier uitgebreid aandacht aan besteed.