Discussie Opinie Vandaag

De jaarrekening is vastgesteld. Maar is het financiële jaar daarmee ook écht afgerond?

"De jaarrekening is vastgesteld, de accountant heeft zijn controle afgerond en de stukken zijn verzonden. Op naar de zomer."

Erik Koster en Rogier Schumer

Voor veel financiële professionals binnen organisaties voelt de vaststelling van de jaarrekening als de finish van een intensief traject. Begrijpelijk ook. Er is maanden gewerkt aan de juiste cijfers, de juiste toelichtingen en een soepel controleproces. Toch zien wij in de praktijk dat de jaarrekening op dat moment nog niet helemaal klaar is.

Sterker nog: juist in de weken na de vaststelling worden de keuzes gemaakt die bepalend zijn voor de kwaliteit van het nieuwe boekjaar én de volgende accountantscontrole.

De overgang krijgt vaak minder aandacht

De aandacht gaat logischerwijs uit naar het opstellen van de jaarrekening. Daar ligt de deadline, daar ligt de druk en daar ligt de focus van bestuur en accountant. De administratieve afronding daarna krijgt vaak minder prioriteit. Dat is jammer, want juist in deze fase ontstaat de basis voor het nieuwe boekjaar. Belangrijke vragen hierbij zijn:

• Worden de raadsbesluiten volledig verwerkt?
• Sluit de openingsbalans daadwerkelijk aan op de vastgestelde jaarrekening?
• Zijn de budgetoverhevelingen op de juiste taakvelden verwerkt?
• Is de begroting bijgewerkt?
• En zijn de bevindingen uit het accountantsverslag vertaald naar concrete verbeteracties?

Het zijn vragen die relatief eenvoudig lijken, maar waarvan de gevolgen pas maanden later zichtbaar worden.

Kleine verschillen worden grote vragen

Bij gemeenten zien we zelden grote fouten ontstaan door complexe financiële vraagstukken. Veel vaker zijn het kleine administratieve verschillen die ongemerkt blijven bestaan:  

• een reserve die niet volledig is verwerkt;
• een investeringskrediet dat nog openstaat;
• een beginstand die net niet aansluit;
• een budget dat op een verkeerde kostensoort terechtkomt.

Op zichzelf zijn dit vaak beperkte afwijkingen. Maar tijdens de volgende accountantscontrole kosten ze veel tijd. Er moet worden uitgezocht waar een verschil is ontstaan, waarom het niet eerder is opgemerkt en hoe het moet worden hersteld. Terwijl veel van deze situaties eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden.

De jaarrekening als overdrachtsmoment

Wij kijken daarom anders naar de jaarrekening. Niet als het einde van het financiële jaar, maar als het overdrachtsmoment tussen twee boekjaren. Pas wanneer alle bestuurlijke besluiten zijn verwerkt, de administratie definitief is afgesloten, de beginstanden aansluiten en de begroting is bijgewerkt, is het proces daadwerkelijk afgerond. Daarmee ontstaat niet alleen een betrouwbare financiële administratie, maar ook rust voor de organisatie.

Vanuit de jaarrekening- en verbetertrajecten die wij bij gemeenten begeleiden, hebben we de belangrijkste aandachtspunten samengebracht in een praktische checklist. Niet omdat iedere gemeente hetzelfde werkt. En ook niet omdat een checklist alle risico's wegneemt. Maar wel omdat een vaste controle helpt om te voorkomen dat belangrijke stappen tussen de afronding van de jaarrekening en de start van het nieuwe boekjaar tussen wal en schip raken. Juist die laatste controles blijken in de praktijk veel waarde toe te voegen.

Goed afsluiten is ook vooruitkijken

Een zorgvuldig afgerond boekjaar levert meer op dan een juiste jaarrekening. Het zorgt ervoor dat budgethouders beschikken over actuele informatie, dat de financiële administratie betrouwbaar blijft en dat de volgende accountantscontrole niet begint met het oplossen van oude verschillen.

Misschien is dat wel de belangrijkste les: de kwaliteit van de volgende jaarrekening begint niet in december. Die begint op de dag nadat de vorige jaarrekening is vastgesteld.