Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

De exploitant van enkele franchiseondernemingen en een horecacomplex wisselt in 2007 na gedoe over declaraties van accountantskantoor. Het nieuwe kantoor meldt in de opdrachtbevestigingen dat het voor de holding, drie bv's en een exploitatiemaatschappij de jaarrekeningen zal controleren, de publicatiestukken zal opstellen en werkzaamheden zal uitvoeren voor de aangiften vennootschapsbelasting. Het kantoor begroot de kosten voor boekjaar 2006 op 16.200 euro. Voor de exploitatiemaatschappij worden de kosten geschat op plusminus 4.500 euro.

Het kantoor schrijft ook in de opdrachtbevestiging: "Wanneer op basis van de bestede uren de in rekening te brengen kosten over enig jaar minder blijken te zijn, dan zal uiteraard het lagere bedrag gefactureerd worden. De door ons geoffreerde bedragen zijn voor het boekjaar 2006 de maximaal te factureren bedragen. Na afronding van de werkzaamheden zal een evaluatie plaatsvinden hetgeen kan leiden tot bijstelling van de begrote bedragen voor de komende jaren."

Het kantoor zet de werkzaamheden voor de boekjaren 2007 en 2008 voort, zonder aparte opdrachtbevestigingen en zonder aangepaste fee quote.

In april 2010 voert de exploitant een gesprek over de berekende accountantskosten ad 8.813,43 euro met een belastingadviseur van het kantoor. De belastingadviseur meldt dat de fee quote voor elk boekjaar is overschreden en dat er nog voor 28 mille aan onderhanden werk open staat. De exploitant geeft aan dat hij niet akkoord is met de hoogte van de facturen en dat hij zo snel mogelijk moet beschikken over gecontroleerde jaarstukken over 2009 in verband met zijn verplichtingen tegenover de franchisegever. De belastingadviseur geeft aan dat de cliënt dan eerst moet betalen.

Op de dag dat de exploitant de 8.813,43 euro betaalt, laat de belastingadviseur weten dat de cliënt nog 7.389,90 euro moet betalen voor de boekjaren 2007, 2008 en 2009. De exploitant betaalt weer meteen.

Dit patroon herhaalt zich. Het kantoor komt steeds met nieuwe rekeningen, die de exploitant betaalt om de benodigde stukken te krijgen. Steeds blijken er extra werkzaamheden nodig. De exploitant voelt zich gechanteerd. Ondanks afspraken heeft de accountant het budget toch fors overschreden. Maar ja, de exploitant heeft dringend de jaarrekening nodig.

Van 1 februari 2010 tot en met 17 augustus 2010 declareert het kantoor in totaal 67.533,68 euro (inclusief btw). De exploitant spant dan een kort geding aan om de gecontroleerde jaarstukken te krijgen. Het leidt tot een schikking die inhoudt dat het kantoor de jaarrekening 2009 op een zo kort mogelijke termijn zal opleveren, terwijl de exploitant daarvoor een voorschotbedrag van 5.000 euro exclusief btw zou betalen. Van de openstaande facturen betaalt de exploitant 8.728,24 euro; de rest stort zij in depot bij haar advocaat.

Begin 2012 ontvangt de exploitant de jaarstukken over 2009. Het accountantskantoor brengt een nader bedrag van 8.083,08 euro in rekening. Als de klant die nota niet betaalt, begint het kantoor een civiele procedure. Daarin wordt de cliënt veroordeeld tot betaling van 54.405,32 euro. Volgens de rechtbank heeft de exploitant niet tijdig geprotesteerd tegen de facturen en daarmee haar rechten verspeeld. Het hoger beroep tegen dit vonnis loopt nog.

Op 31 augustus verstuurt de registeraccountant een factuur voor de controle van de jaarrekening 2009 ad 8.083,08 euro exclusief btw. De exploitant protesteert onmiddellijk en zegt dat de accountant geen reden heeft om dat bedrag te berekenen. De accountant crediteert de facturen.

De exploitant dient een klacht in tegen de accountant.

Klacht

De accountant:

a. is afspraken en overeengekomen regelingen niet nagekomen, in het bijzonder de financiële prijsafspraken;

b. heeft zeer ondoorzichtig en onzorgvuldig gefactureerd;

c. heeft niet verduidelijkt welke werkzaamheden als ‘meerwerk' zouden moeten worden aangemerkt;

d. heeft buitenproportioneel gefactureerd, zonder aan te geven waarom aanvullende werkzaamheden nodig waren en de berekende werkzaamheden niet onder de overeengekomen ‘fee quote' konden vallen;

e. heeft de jaarstukken 2009 (meerdere malen) ten onterechte onder zich gehouden en op oneigenlijke gronden een beroep heeft gedaan op een retentierecht.

Oordeel

De klacht is gegrond.

Declaraties

De klacht over de declaraties is in beginsel aan het verkeerde adres. De Accountantskamer doet er alleen een uitspraak over voor zover een accountant bewust en te kwader trouw onjuiste of misleidende declaraties heeft ingediend. Een accountant kan tuchtrechtelijk verwijtbaar handelen als hij een prijsafspraak maakt en die niet nakomt ofwel verantwoordelijkheid neemt voor een prijsafspraak die niet wordt nagekomen.

In mei 2010 hebben het kantoor en de cliënten nieuwe afspraken gemaakt, omdat de exploitant bezwaar had tegen de omvang van de rekeningen over de voorbije jaren. Tegen deze achtergrond mocht "bij uitstek worden gevergd" van de registeraccountant dat de declaraties zouden beantwoorden aan wat het kantoor had herbevestigd aan de exploitant en dat de accountant hierover helder en inzichtelijk zou communiceren. De accountant heeft echter niet inzichtelijk gemaakt in hoeverre er sprake was van extra werkzaamheden en waarom de exploitant in juni 9.409,62 euro moest betalen, terwijl er in februari en mei al 10.884,03 euro was gedeclareerd en er voor boekjaar 2009 expliciet een maximumbedrag overeen was gekomen. De Accountantskamer vindt het gebrek aan geboden inzicht en communicatie onzorgvuldig en onprofessioneel.

Het kantoor heeft op 2 juli 2010 een rekening ad 3.494,44 euro gestuurd wegens extra werkzaamheden voor de jaarrekening 2009 "niet inbegrepen in de prijsafspraak". Uit de bijgevoegde specificatie blijkt niet om wat voor soort werkzaamheden het gaat. Dezelfde dag stuurt het kantoor nog een factuur ad 16.552,90 euro wegens "extra werkzaamheden niet begrepen in prijsafspraak". Volgens de specificatie gaat het hier om werkzaamheden betreffende de boekjaren 2006, 2007, 2008 en 2009. De gespecificeerde werkzaamheden stemmen volgens de Accountantskamer niet overeen met eerdere opdrachtbevestigingen. De accountant heeft tegenover de Accountantskamer toegegeven dat de omschrijving en de specificatie onjuist zijn. Volgens de Accountantskamer staat de laatste factuur ook op gespannen voet met de toezegging het onderhanden werk voor de boekjaren 2006 tot en met 2008 voorlopig niet te factureren en "als betwist te parkeren". De accountant heeft niet duidelijk kunnen maken waarom hij niet meer gebonden zou zijn aan die toezegging. Verder is duidelijk geworden dat hij de factuur zonder aankondiging, zonder nader overleg en zonder uitleg heeft verzonden. De Accountantskamer vindt die handelwijze onzorgvuldig en onprofessioneel.

Het kantoor heeft in beide opdrachtbevestigingen vastgelegd dat ‘overige accountants- en (fiscale) advieswerkzaamheden' worden berekend op basis van een uurtarief en dat op verzoek van de cliënt vooraf "een zo nauwkeurig mogelijke raming zal worden opgesteld'. Nu de exploitant bezwaar had gemaakt tegen de hoge nota's mocht van de accountant dan wel het kantoor worden verwacht dat de cliënt duidelijk te horen kreeg dat er extra werkzaamheden van significante omvang noodzakelijk waren en wat de geraamde kosten daarvan waren. Dat de accountant dit niet heeft gedaan vindt de Accountantskamer onzorgvuldig en niet professioneel.

Dat het kantoor van 1 februari 2010 tot en met 17 augustus 2010 in totaal 75.616,76 euro incl. btw heeft gedeclareerd vindt de Accountantskamer "excessief" en "onbehoorlijk". Er was namelijk een maximum overeengekomen van 27.750,80 euro incl. btw en het kantoor heeft niet duidelijk gemaakt waarom de extra werkzaamheden noodzakelijk waren. Wel is duidelijk geworden dat tenminste een factuur onjuist was.

In de opdrachtbevestigingen van 10 januari 2007 en 26 mei 2010 heeft het kantoor steeds aangegeven dat het zijn werkzaamheden "maandelijks naar voortgang van de werkzaamheden" zou declareren. Het kantoor heeft echter niet per maand gedeclareerd, ook niet na 26 mei 2010. Op de zitting heeft de accountant desgevraagd gezegd dat hij die afspraak "niet belangrijk" vond en de opmerkingen van de exploitant daarover "onzin". De Accountantskamer vindt dergelijk gedrag en zo'n houding tegenover een (her)bevestigde afspraak "bepaald onzorgvuldig en onprofessioneel".

De accountant heeft de exploitant zonder enig voorbehoud medegedeeld dat de jaarrekeningen 2009 eind juni of begin juli 2010 klaar zouden zijn. Omdat de exploitant eerder had aangedrongen op spoedige afgifte van de jaarstukken 2009 mocht zij concluderen dat de controlewerkzaamheden al waren afgerond. Na deze mededeling is er echter een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling uitgevoerd, zodat de accountant de definitieve jaarrekening 2009 en de accountantsverklaring nog niet kon afgeven. Dat de accountant dit pas op de valreep per brief heeft duidelijk gemaakt vindt de  Accountantskamer "niet voldoende zorgvuldig".

Retentierecht

Naar vaste jurisprudentie van de Accountantskamer mag een accountant in beginsel het retentierecht uitoefenen op stukken en bewerkingen van zijn hand. Wel moet hij daarbij een zorgvuldige afweging maken tussen het eigen belang bij het achterhouden van stukken of bescheiden en het duidelijke belang dat de cliënt heeft bij de afgifte daarvan. De accountant heeft die afweging niet gemaakt. Op de zitting bij de Accountantskamer heeft hij alleen gezegd dat zijns inziens het betalingsgedrag van de exploitant na 4 mei 2010 "honderdtachtig graden" gedraaid was en dat hij dan wel het kantoor volgens een bestuursbesluit van de NBA te allen tijde een retentierecht had. De Accountantskamer vindt dat de accountant niet voldoende zorgvuldig heeft gehandeld.

Het kantoor heeft zonder enig voorbehoud gezegd dat de openstaande facturen eerst betaald moesten worden voordat de door het kantoor vervaardigde jaarstukken zouden worden vrijgegeven. De exploitant heeft vervolgens per omgaande de facturen voldaan. Het is onzorgvuldig en niet professioneel om later opnieuw dezelfde voorwaarde te stellen bij één of meer andere facturen. Dit "klemt te meer" nu het kantoor had toegezegd de discussie over een eventuele vergoeding van het onderhanden werk vooralsnog te zullen "parkeren".

De Accountantskamer vindt een beroep op een retentierecht niet gerechtvaardigd. De exploitant heeft tot begin 2010 de facturen steeds meteen betaald, terwijl zij goede redenen had om bezwaren te hebben tegen de facturen. Er bestond dus geen reden om klaagster te kwalificeren als een wanbetaler. Het enkele feit dat zij bezwaren had tegen de omvang van de facturen en het ontbreken van inzicht wil niet zeggen dat het kantoor moest vrezen dat zij voortaan niet meer wilde betalen. De accountant heeft al met al onaanvaardbaar en daardoor tuchtrechtelijk verwijtbaar gehandeld door het retentierecht toe te passen.

Maatregel

Op de zitting heeft de accountant niet laten blijken dat hij beseft dat hij anders had moeten handelen. De Accountantskamer rekent hem in het bijzonder aan dat zijn handelwijze schadelijk is voor de goede naam van het accountantsberoep. Omdat de accountant niet eerder met de tuchtrechter in aanraking is geweest vindt de Accountantskamer een berisping voldoende.

Annotatie Herbert Reimers

Klachten over declaraties horen in beginsel thuis bij de Raad voor de Geschillen of bij de civiele rechter. Alleen bij een gedragsrechtelijk verwijt over het declareren, kun je klagen bij de Accountantskamer. Dat laatste is hier aan de orde.

Over de declaraties is al geprocedeerd bij de civiele rechter, die de eisen van de accountant in eerste aanleg heeft toegewezen. Desondanks kan er volgens de Accountantskamer sprake zijn van een tuchtrechtelijk verwijt.

In deze casus heeft de klaagster de accountant meegedeeld dat zij niet akkoord was met de hoogte van de facturen en met spoed moest kunnen beschikken over de jaarstukken. De accountant wilde echter eerst betaald worden alvorens de jaarstukken af te geven. De accountant mag in beginsel het retentierecht uitoefenen op de stukken die hij/zij heeft vervaardigd en bewerkingen die hij/zij heeft uitgevoerd.

Voorwaarde is wel dat hij/zij daarbij een zorgvuldige afweging maakt tussen haar/zijn eigen belang bij het achterhouden van stukken of bescheiden en het (voor de accountant kenbare) belang dat de cliënt heeft bij de afgifte daarvan. Zo'n belangenafweging heeft de accountant in deze casus niet gemaakt.

De cliënt betaalde de facturen steeds per omgaande, zodat niet duidelijk is welk belang de accountant had om het retentierecht op de jaarstukken uit te oefenen. Daarentegen had de cliënt er duidelijk belang bij om de jaarstukken zo snel mogelijk aan de bank te kunnen presenteren. Dat belang had hier voorrang moeten krijgen.